Hvordan fylle ut USCIS-skjema I-9

Før du fullfører å ansette nye ansatte, må du få dem til å fullføre en liste over papirarbeid. Ett dokument i denne listen er skjema I-9-ansettelsesberettigbarhetsverifisering. For å fylle ut skjemaet, må den ansatte vise deg dokumenter som bekrefter at de er kvalifisert til å jobbe i U.S.

Lær hvordan form I-9 fungerer, inkludert hvordan du og dine nye ansettelser kan fylle ut dette viktige skjemaet.

Key Takeaways

• Skjema I-9 må fullføres for hver ny leie hos din lille bedrift, for å bekrefte personens kvalifisering til å jobbe i U.S.
• Den ansatte må presentere dokumenter som viser både identitet og arbeidsberettigelse, og arbeidsgiveren må gjennomgå og bekrefte dokumentene.
• Du trenger ikke å sende inn skjema I-9 til U.S. Toll- og innvandringstjeneste, men du bør oppbevare signerte kopier i tilfelle en revisjon eller etterforskning.

Hva er form I-9? 

Form I-9, eller skjema for verifisering av ansettelsesberettigelse, er pålagt av U.S. Toll- og innvandringstjeneste (USCIS) for å gi dokumentasjon som en nyansatt ansatt er autorisert til å jobbe i U.S. Den nye ansatte må fylle ut dette skjemaet og gi passende dokumentasjon av (a) identitet og (b) ansettelsesberettigelse, og arbeidsgiveren må gjennomgå og bekrefte dokumentene.

Skjema I-9 oppdateres periodisk. For å være sikker på at du har den siste formen, se på utløpsdatoen i øverste høyre hjørne. For mer informasjon om skjema I-9 revisjonsdatoer, kan du registrere deg for å motta e-postoppdateringer fra USCIS.

Som trenger å fullføre skjema I-9? 

Skjema I-9 må fullføres av hver nye ansatt og deres arbeidsgiver på ansettelsestidspunktet-dette er før eller den første ansettelsesdagen. Men du kan ikke kreve at noen fyller ut skjemaet før de godtar en jobb med selskapet ditt.

Du trenger ikke å bruke en I-9 for å bekrefte arbeidsberettigelsen til uavhengige entreprenører (ikke-ansatte, tilfeldige husarbeidere eller ansatte som ikke jobber i U.S.). Selvstendig næringsdrivende eierere trenger ikke å fylle ut dette skjemaet fordi de ikke er ansatte. Ett unntak: Eiere av et selskap jobber noen ganger som ansatte. I dette tilfellet fullstendig skjema I-9 og ha det på fil for hver eier/ansatt.

Du har rett til ikke å ansette en søker eller å avslutte en ansatt som ikke klarer å produsere de nødvendige ansettelsesbekreftelsesdokumentene eller som du vet ikke er autorisert til å jobbe i USA.

Hvordan fylle ut et I-9-skjema

Å fullføre skjema I-9 er en totrinns prosess. For det første fullfører den ansatte sin del, med personlig informasjon og informasjon om deres kvalifisering til å jobbe i U.S. Deretter presenterer den ansatte dokumenter som støtter uttalelsene sine, og arbeidsgiveren gjennomgår dokumentene og verifiserer dem.

Den ansatte må presentere dokumenter som viser både identitet og arbeidsberettigelse. De kan gjøre dette på en av to måter:

• Presentere en liste et dokument (som et pass) som viser både identitet og arbeidsberettigelse
• Presentere et liste B -dokument som viser identitet og et type C -dokument som viser arbeidskvalifisering.

Du kan finne listene med dokumenter online på I-9 Central (med prøver av hver dokumenttype) eller i instruksjonene for skjema I-9. For mer informasjon, se USCIS -håndboken for arbeidsgivere.

Seksjon 1

Den ansatte fyller ut denne delen av skjemaet ved å oppgi navn og annen personlig informasjon. De må også bevitne arbeidsstatusen sin, med passende dokumentnumre:

• Citizen of the U.S.
• Non Citizen National
• Lovlig fastboende
• Alien autorisert til å jobbe til en utløpsdato

Hvis noen oversetter for den ansatte, må de inkludere oversetterens informasjon.

Avsnitt 2

I denne delen inneholder arbeidsgiveren informasjon om dokumentet eller dokumentene den ansatte gir dem. Skriv inn ett dokument fra liste A eller ett dokument fra hver av liste B og liste C:

• Dokument tittel
• Utstedende myndighet
• Dokumentnummer
• Utløpsdato (eller "n/a" hvis ingen)

Du må også inkludere den ansattes første ansettelsesdato og gi informasjon om skjemaet og arbeidsgiveren eller en autorisert representant.

Du må se på dokumentene levert av hver ansatt, og du må godta dem hvis de ser ut til å være ekte. Du kan ikke godta kopier, bortsett fra fødselsattester. USCIS vil ikke bekrefte spesifikke dokumenter med mindre de blir sendt inn gjennom E-Verify System.

Avsnitt 3

Denne delen er for ny verifisering og rehires. Du kan bruke denne delen av skjemaet til å verifisere en ansatt for et dokument som er utløpt.

Hvor arkiverer du skjema I-9?

Du trenger ikke å sende en kopi av hvert skjema I-9 til USCIS.Forsikre deg om at du har et utfylt skjema (både arbeidsgiver og ansattes seksjoner) for hver ansatt og oppbevar skjemaene der du kan hente dem i tilfelle en revisjon eller inspeksjon.

Ofte stilte spørsmål (vanlige spørsmål)

Hva er en I-9-form brukt til?

U.S. Toll- og innvandringstjeneste (USCIS) krever at arbeidsgivere bruker skjema I-9 for å bekrefte identiteten til nye ansatte og den ansattes kvalifisering til å jobbe i U.S. Ansatte må presentere dokumenter for arbeidsgiveren som viser både identitet og valgbarhet, og arbeidsgiveren må gjennomgå og bekrefte dokumentene ved å merke dokumenttitler.

Både arbeidsgiver og arbeidstaker vitner om dokumentene, med straffer hvis de begår perjury ved å gi falsk informasjon. En arbeidsgiver kan ikke ansette eller må skyte en ny leie eller ansatt som ikke har riktig dokumentasjon eller som er kjent for ikke å være autorisert til å jobbe i U.S.

Er det en elektronisk versjon av I-9-skjemaet?

Skjema I-9 er tilgjengelig i en fyllbar PDF-versjon som du kan bruke til å fylle ut informasjonen i emnene og lagre den på en datamaskin. Du kan også laste den ned på en mobil enhet. Nedlastingsversjonen kan ikke signeres elektronisk, så selv om du skriver inn informasjonen på PDF -skjemaet, må du skrive den ut for å bli signert av både bedriftens representant og den nye ansatte.

Du kan også få en spansk versjon av I-9-skjemaet, men den kan bare brukes i Puerto Rico. Den engelske versjonen av skjemaet må brukes i alle andre u.S. Stater og territorier.

Hva er straffen for ikke å fylle ut skjema I-9?

Arbeidsgivere kan bli straffet for perjury (gi falske uttalelser) for å bevisst ansette en uautorisert ansatt, har også arbeidsgivere forbudt å ansette noen, inkludert u.S. Innbyggere, uten å bekrefte deres identitet og sysselsettingsgodkjenning på skjema I-9.

Arbeidsgivere kan bli bøtelagt hvis skjemaet ikke er utfylt, og enkeltpersoner kan bli tiltalt for å bevisst og med vilje legge inn falsk informasjon. Straffer og bøter for disse bruddene kan pålegges for hver enkelt (ansatt) som var uautorisert eller ubekreftet. Du må lagre alle I-9-skjemaer og ha dem tilgjengelige hvis USCIS inspiserer virksomheten din.