Hvordan ansette den perfekte private catering for arrangementet ditt

Mens mange gode arrangementer har en utøvende kokk eller en bankettavdeling på staben, tilbyr mange av verdens vakreste og unike arenaer ikke cateringtjenester. Mens tilleggsarbeidet med å ansette en privat catering eller cateringfirma kan være en avskrekkende for noen, er gode arrangementplanleggere alltid klare til å bestille det perfekte stedet, selv det hvis det betyr å ringe sitt profesjonelle nettverk for å få det til. Før du ansetter en catering eller cateringfirma for å jobbe arrangementet, er det nyttig å ha noen innledende ideer om catering -menyen og å ha disse tipsene i baklommen.

Ekspertråd om menyplanlegging fra en cateringekspert

"Etabler en god balanse med menyen din," foreslår Stacy Ziegler, CPCE, CMP, første visepresident for National Association of Catering Executives (NACE) og salgsdirektør ved Bold American Events & Catering. Bold American tilbyr cateringtjenester for fullservice til arenaer i hele byen Atlanta, Georgia og organiserer mer enn 500 bedrifts- og sosiale arrangementer hvert år.

“Du kan gå mer risikere med de passerte hors-d'oeuvres, sideretter og dessert, men for hovedretten, må du huske at du mater en mangfoldig gruppe mennesker. De fleste liker å gjenkjenne hva de spiser. Dette betyr ikke at alle må serveres vanlig kylling, men være forsiktig med noe veldig eksotisk.”

Sesongen til arrangementet betyr også noe. Og hendelsesplanleggere holder ofte diskusjoner om fremtidige hendelser i løpet av en helt annen sesong. Selv om du kanskje diskuterer menyen din om vinteren, kan selve hendelsen være i juni. Korte ribbeina og potetmos i januar høres fantastisk ut, men når din juni -arrangement ruller rundt, vil du ha noe mye lettere, sier Ziegler. I tilfelle er det å planlegge en hendelsesmeny om mye mer enn matvalgene selv. Men neste trinn er å ansette catering for å hjelpe deg med å trekke den av.

Ekspertråd om å ansette et privat cateringfirma

Kanskje du allerede har ideer til catering -menyen i tankene, neste trinn er å ansette et cateringfirma for arrangementet ditt. "Snakk med din catering om hva de gjør best," råder Ziegler. “De har mye erfaring med publikumsfavoritter, og vet hva de kan utføre best.”

I tillegg til å bruke din catering som mat- og drikkevarekonsulent, så vel som leverandøren av cateringtjenester for arrangementet ditt, tilbyr Ziegler også følgende tips for å ansette en catering- eller cateringfirma for arrangementene:

Prøv cateringens mat

Ved å ta prøver av cateringens mat, vil det gi deg en sjanse til å smake på catering og også å oppleve hvordan den vil bli presentert. Dette er også et flott tidspunkt å møte kokken og bestemme hvor fleksibel han eller hun er. Alle elementene kan justeres etter din egen smak, så sørg for at tilbakemeldingene dine blir tatt på alvor. Spør hvordan maten tilberedes.

Catering pro tips: Spør om catering er ferdig på stedet eller tilberedt på forhånd og igjen i en varm boks for å holde deg varm. Disse forskjellige praksisene vil ha stor innvirkning på kvaliteten på maten når den serveres til gjestene dine.

Sjekk referanser

Selv om du mest sannsynlig vil få en liste over veldig fornøyde kunder, er det fortsatt gode nuggets med informasjon du kan lære hvis du faktisk tar deg tid til å sjekke en cateringens referanser. Det er en utmerket måte å få innsikt om hva cateringen gjør best. Gode ​​spørsmål for referanser inkluderer: hvor mange ganger de har brukt catering? Hva likte du best med cateringtjenestene deres for arrangementer? Hva er en ting du vil endre for deres neste arrangement?

Be om tidligere hendelser bilder

Catering Pictures vil gi deg en god følelse av cateringens estetikk. Bilder av tidligere hendelser kan gi deg innsikt i hvordan hendelsene deres vanligvis er satt opp. Still deg selv følgende spørsmål: Liker du deres servicevare, bruk av avstand og finpuss? Er det stilen du ønsker for arrangementet ditt? Til slutt er det å se bilder av en cateringens tidligere arbeid også en fin måte å forklare catering hva du liker med referanser. Hva vil du se gjentatt på arrangementet ditt?

Diskuter tilgjengelige tjenester

Noen catering er mer fullservice enn andre, med muligheten til å skaffe sengetøy, bord, stoler, blomster og evendécor. Du kan gi dem en ide om hva du liker, og de kan trekke alt sammen for deg og organisere alle leverandørene. På den annen side tilbyr noen catering bare mat og matservering, og du vil være ansvarlig for å koordinere alle andre varer og leverandører. Uansett er det bra, så lenge cateringens tjenester samsvarer med dine behov.

Gjennomgå alt personlig

Personlige møter er ikke bare en fin måte å sikre at det ikke er noen feilkommunikasjon når det gjelder viktige saker som den planlagte catering-menyen og cateringforslaget, men de er også en flott måte å få en bedre følelse av din valgte catering catering. For eksempel kan møter med personlige gi deg en sjanse til å se cateringoperasjonen. Er kontoret rent? Blir du møtt i tide? Hvis du nøler under denne prosessen, må du huske å fikse den nå, og det kan overføres til hendelsesdagen.

Forsikre deg om at de er organisert

Hvis forslaget ditt er betimelig og salgssjefen din er profesjonell og fleksibel, er det sannsynligvis et tegn på god selskapskultur. Dette er spesielt viktig ettersom disse egenskapene mest sannsynlig vil overføre inn i teamet som håndterer arrangementet ditt. Men pass på: det motsatte kan også være sant. Hvis forslaget ditt blir sendt til deg etter datoen som er lovet, eller det er en generell følelse av uorganisering under salgs- og planprosessen, kan det være et tegn på at aktualitet og organisering ikke er en viktig verdi for cateringspilleren.

Les det fine print

Når det gjelder avmelding på cateringforslaget ditt, er det viktig å gjennomgå og forstå alle detaljer. Er forslaget ditt alt inkludert alt du ba om? Er skatt inkludert? Vil prisen varierer per person hvis gjesten din teller opp eller ned? Hvordan betaler service for arbeidsarbeid? Vil du være ansvarlig for å tippe personalet den kvelden? Når du sammenligner forslag fra en catering til en annen, er det viktig at du sammenligner epler med epler og forstår alle kostnadene dine forbundet med den foreslåtte hendelsen.

Ta kontakt med arrangementet

Mange arenaer har en foretrukket leverandørliste, som sannsynligvis vil omfatte catering for de arenaene som ikke tilbyr cateringtjenester. Du kan bli pålagt å jobbe med en av de listede cateringene, men selv om du ikke er det, kan det være til din fordel. Hvis du bruker noen på den listen, vil de bli kjent med arrangementets arenaer, og alt som følger med det fra reglene til romoppsett. Det kan hende du sannsynligvis vil ha færre uhell på dagen for arrangementet ditt. Foretrukne leverandører kan også ha andre privilegier som de kan gi deg videre til deg. Catering som ikke er kjent med et sted kan være billigere ved første øyekast, men du kan ha avgifter etter hendelsen fra arenaen din fordi catering ikke fjernet søpla etter behov eller annen straff for ikke å forstå stedets retningslinjer.

Spør om spesielle krav

Gode ​​catering vil samarbeide med deg på spesielle krav. Flotte catering forventer dem. Uansett, husk å spørre catering hvordan de håndterer spesielle krav som kostholdsrestriksjoner, endringer på stedet og sene tillegg. Selv de beste planleggerne blir vanligvis møtt med minst en overraskelse på stedet. Vil cateringen din kunne samle et glutenfritt måltid? Hvis velkomsttalen går 15 minutter for sent, vil kjøkkenet kunne rulle med en ny tidslinje? Fleksibilitet og en kan-gjør-holdning fra alle som er involvert i en hendelse er avgjørende.

Vet hvem som har ansvaret

De fleste ganger vil personen du jobber med under salgs- og planprosessene ikke være din primære kontakt dagen for arrangementet. Hvis du vil gjøre endringer eller ha spørsmål den dagen, er det viktig å kjenne kontakten din. Dybde i teamet vil gi deg en viss forsikring om at hvis en person mangler under arrangementet ditt på grunn av sykdom eller en konflikt, er det fortsatt et helt team bak dem.