Hvordan øke produktiviteten på jobben

Se for deg å lukke hver arbeidsdag med et fornøyd sukk, vel vitende om at du hadde vært så produktiv at du oppnådde alt på listen din. Og å vite også at du var på toppen av det kreative spillene dine å få oppgavene dine gjort både effektivt og bra. Se deg selv plystrende når du går bort fra jobb?

Du kan være stjernen i denne filmen om produktivitet, snarere enn den alternative versjonen der du avslutter dagen trøtt og smeltet bak et skrivebord stablet med uferdige prosjekter. Hvis du ikke liker måten den vanlige arbeidsdagen din går, er det en måte å endre den på.

De fleste av oss er ikke så produktive som vi ønsker av to grunner: Vi har dårlige vaner som forstyrrer arbeidsplassens produktivitet, og vi er reaktive snarere enn proaktive, og setter ut branner i stedet for å gjøre fremskritt mot målene våre.

Løsningen er enkel, men ikke alltid lett. Vi kan erstatte våre dårlige vaner og reaktive mønstre med gode vaner som vil gjøre oss proaktive, og ta ansvar for våre egne arbeidsdager. Følg disse tipsene om hvordan du kan øke produktiviteten og bli ditt beste, mest produktive selv på jobben.

01 av 11

Gjør det tunge løftet når du er på ditt beste

Bilde (c) John Lund/ Getty Images

Det er uendelige råd der ute for folk å ikke gjøre mentale slamoppgaver som å svare på e-post eller rutinemessige gjøremål om morgenen, men å begynne i stedet for å gjøre hva oppgaver er mest kreativt krevende-noe som er bra hvis du er en morgenperson. Hvis du er mer en natt ugle, som meg, vil dette tydeligvis ikke fungere bra for deg.

Produktivitetsekspert Tony Wong råder: "Bruk morgenen din til å fokusere på deg selv ... start dagen din ut ved å ignorere e -postene dine om morgenen og komme i en god frokost, lese nyhetene, meditere eller trene. Dette vil sikre at du har det nødvendige drivstoffet for en produktiv dag.”Poenget er, gjør dine mest krevende oppgaver i din personlige topp produktivitetstid, når det er.

02 av 11

Stopp multitasking

Bilde (c) Jay P. Morgan/ Getty Images

Det er en produktivitetsmorder. Forskning viser at produktiviteten kan reduseres med så mye som 40% av de mentale blokker som er opprettet når folk bytter oppgaver. Enda mer oppsiktsvekkende, i en studie fra University of London, droppet IQ 15 poeng for noen multitasking menn.

Trenger mer bevis? En studie fra University of Sussex i Storbritannia indikerer at multitasking faktisk kan skade hjernen din fysisk. Studien fant at deltakerne som var avhengige av å bruke flere enheter samtidig hadde en lavere grå-mattertetthet i et hjerneområde kalt den fremre cingulate cortex, som er knyttet til emosjonell kontroll og beslutningstaking, empati og hjernens respons på belønning.

Så slutt å prøve å gjøre alt på en gang. I stedet øker du produktiviteten dramatisk ved å gi full oppmerksomhet til en oppgave om gangen. Når øynene og hendene dine begynner å drive mot noe annet, kan du tenke på hvor viktig det er å beholde alle de små grå cellene dine.

03 av 11

Forbered en oppgaveliste hver natt

Bilde (c) Ezra Bailey/ Getty Images

Oppgave-lister er uvurderlige produktivitetshjelpemidler. De får deg organisert, gi deg fokus og belønne deg med følelser av tilfredshet når du kan sjekke av ting du har oppnådd.

Å lage (eller oppdatere) en oppgaveliste hver natt betyr at du ikke vil kaste bort tid i starten av arbeidsdagen på jakt etter oppgaven din. Du kan til og med prøve å snakke gjennom listen din med noen. Leo Wildrich, medgründer av Buffer, forklarer kraften i denne teknikken i "What Multitasking gjør med hjernen vår":

Oppgavelisten jeg noterte, endret seg ikke, men det føltes som om jeg allerede hadde gjort halve arbeidet med det hele i hodet mitt. Dagen etter, alt jeg måtte gjøre er å se på oppgaven og få det til.

04 av 11

Kutt ned oppgavelisten din

Bilde (c) Rick Smolan / Getty Images News

Hvor mange elementer er på den typiske oppgavelisten din? Åtte? Tjue åtte? Uansett hvor mange, vil du føle deg bra når du er ferdig med hver av dem og krysser dem av. Men du vil aldri bli med i produktivitetens superstjerner med mindre du krysser av noen av dem før du selv gidder å gjøre dem-fordi høyere produktivitetskrav.

I "The Real Leadership Lessons of Steve Jobs", Walter Isaacson, forfatter av Steve Jobs, Forholder hvordan Jobs 'insistering på at Apple produserer bare fire datamaskiner reddet selskapet. Han forteller også hvordan Jobs brukte oppgavelister for å skape fokus:

Etter at han rettet selskapet, begynte Jobs å ta sine 'topp 100' mennesker på et tilfluktssted hvert år. Den siste dagen ville han stå foran en tavle ... og spørre: 'Hva er de 10 tingene vi burde gjøre videre?'Folk ville kjempe for å få forslagene sine på listen. Jobber ville skrive dem ned-og deretter krysse av de han bestemte stumme. Etter mye jockeying, ville gruppen komme med en liste på 10. Da ville Jobs kutte de syv nederste og kunngjøre: 'Vi kan bare gjøre tre.'

Å bli fokusert betyr å begrense alternativene. Så hver natt når du vurderer oppgavelisten din, kan du stille deg to spørsmål;

1. Hva er de viktige oppgavene på denne listen?
2. Hvor mange av disse viktige oppgavene kan jeg realistisk utføre eller gjøre betydelige fremskritt i morgen?

05 av 11

Delegat ordentlig

Bilde (c) Aagamia / Getty Images

Delegasjon er til produktivitet som neglepistol er å kjøre negler. Når du har begynt å bruke den, vil du bli overrasket over hvor mye raskere og lettere jobben din er. Hvis du gjør det riktig, er det. For mange ledere og forretningsfolk er delegering som en isbjørn svømmetur; De stuper inn entusiastisk, men hopper ut like fort.

Hvorfor? Den vanligste klagen er at delegering av arbeid gir lederen eller lederen enda mer å gjøre; Nå må de føre tilsyn med andres arbeid på toppen av å gjøre sine egne. Men hvis du tildeler en oppgave til noen og deretter overvåker dem nøye mens de gjør det, er du mikromanaging, ikke delegerer.

Når du delegerer ordentlig, har du mer tid til å bruke på ditt eget arbeid. Nøkkelen er å tilordne riktig oppgave til riktig person-en person du kjenner har ferdighetene til å gjøre jobben, og at du kan stole på for å få den gjort-og deretter overlate dem til det. Det tar litt å bli vant til, men du vil bli overrasket over hvor produktiv du kan være når du virkelig slipper taket.

06 av 11

Fjern distraksjoner

Bilde (c) David Tipling / Getty Images

Nilofer Merchant, HBR -forfatter og grunnlegger av Rubicon Consulting, deler noen verdifulle råd som sjefen hennes ga henne tidlig i karrieren:

Mate Eagles. Det er bare noen få ting som betyr noe. Vet hva de er. Og plasser energien din i dem. De er ikke alltid rett foran deg, så du må slå opp og ut mer. Sulte kalkunene av ting er rett foran deg ... Pecking rundt, gjør støy og krevende oppmerksomhet. Fordi de er rett foran deg, er det lett å ta hensyn til dem mest og først. Ignorer dem. De vil faktisk gjøre det bra uten deg.”

Vi har allerede sett på viktigheten av fokus. Men baksiden er at du må identifisere og ignorere disse kalkunene også. Og for mange av oss er de kalkunene som krever oppmerksomhet sosiale medier og e -post.

For å være produktiv, må du slå av støyen deres og shoo dem bort. Slå av e -post- og telefonvarsler hvis du trenger full konsentrasjon. Er du en Facebook- eller Twitter -rusavhengig? Bruk sosiale medier som gulrot. Tillat deg selv x antall minutter å surfe etter at du har utført en stor oppgave. Slå den deretter av og komme tilbake på jobb.

07 av 11

Planlegg telefonsamtaler

Bilde (c) Bland bilder - Terry Vine/ Getty Images

Ville det ikke være fint å ha din egen personlige sekretær, slik at du kan si: “Hold samtalene mine!”Mens du jobbet med noe? Gjett hva? Du kan administrere telefonsamtalene dine selv, og utbetalingen vil være enorme gevinster i produktiviteten.

Først, med mindre du forventer en kritisk samtale, slå av telefonen når du skal jobbe med et prosjekt som trenger din fulle oppmerksomhet. Sett deretter en strukturert tid til å ringe alle utgående samtaler slik at du bruker mindre tid på å prøve å nå mennesker og mer tid i produktive samtaler.

Hvis du jobber med noe som ikke trenger full oppmerksomhet, kan du gjerne la telefonen være på og svare på samtaler; Det sparer deg fra å ha en gruppe telefonsamtaler for å komme tilbake på et tidspunkt i løpet av dagen din. Men vet når telefonen vil være en distraksjon, og få den ut av veien.

08 av 11

Bryt opp arbeidsperioder med trening

Bilde (c) Adam Gault/ Getty Images

Studier har vist at fysisk aktivitet forbedrer hjernefunksjonen. Og selv om du kanskje antar (med rette) at den forbedrede hjernekraften vil gi deg forbedret konsentrasjon, mer kreativitet og raskere læring, kan du kanskje ikke innse at trening øker hjernens affektive ferdigheter, noe som betyr at du vil synes det er lettere å komme sammen med andre.

Hvis du vil ha mest mulig smell for pengene, kan du trene i arbeidstiden. En Leeds Metropolitan University -studie fant at 65% av arbeiderne som brukte selskapets treningsstudio ved lunsjtid var mer produktive og hadde bedre personlige interaksjoner med kollegene enn de som ikke brukte treningsstudioet til lunsj.

I sum er det på tide å ta disse ordene fra Ron Freidman til hjertet og komme inn i en vanlig treningsrutine:

I stedet for å se på trening som noe vi gjør for oss selv-en personlig overbærenhet som tar oss bort fra vårt arbeid-det er tid vi begynte å vurdere fysisk aktivitet som en del av selve arbeidet. Alternativet, som innebærer å behandle informasjon saktere, glemme oftere og bli lett frustrert, gjør oss mindre effektive på jobbene våre og vanskeligere å komme sammen med for kollegene våre.

09 av 11

Vær optimistisk

Bilde (c) Thomas Barwick/ Getty Images

Glade mennesker er mer produktive.

I en Maastricht University -studie av optimisme og ytelse i kundesentre, viste resultatene at optimister i den testede gruppen gjorde mer salg og oppnådde flere bonuser. Mer spesifikt var det bare disposisjonelle optimister som viste større suksess. Studieforfatterne definerer disposisjonsoptimisme som generelt forventer gode resultater over dårlige i livet.

Hvis du ikke er en naturlig optimistisk person, er dette disposisjonen du vil dyrke-og den gode nyheten er at du kan. I sine studier ba lykkeforsker og forfatter Shawn Achor skatteledere ved KMPG om å utføre en av fem aktiviteter om dagen i tre uker. Han fant ut at den eksperimentelle gruppen med høyeste score i optimisme og livstilfredshet-både rett etter at eksperimentet ble avsluttet og fire måneder senere ble den som hadde til oppgave å engasjere seg positivt med mennesker i sitt sosiale støttenettverk.

Den mest direkte ruten til lykke, Achor som ble funnet i sin forskning, var å gi sosial støtte til andre:

Sosiale støtteleverandører som hentet Slack for andre, inviterte kolleger til lunsj og organiserte kontoraktiviteter-ikke bare 10 ganger mer sannsynlig å være engasjert på jobb enn de som holdt for seg selv; De var 40% større sannsynlighet for å få en kampanje.

10 av 11

Få nok søvn

Bilde (c) John Lund/ Drew Kelly/ Getty Images

Sytti prosent av amerikanerne innrømmet å ha sovet på jobben i en undersøkelse gjort av William A. Anthony, PhD, klinisk psykolog og direktør for Boston University's Center for Psychological Rehabilitation. Hvorfor? Fordi de trenger, sier Anthony. Tidlig morgenpendler, lang arbeidstid og for mange ansvarsområder betyr at stadig flere mennesker ikke får shuteye de trenger.

Vi vet alle at søvnmangel har negative effekter på ytelsen vår. Mangel på søvn reduserer konsentrasjonen, arbeidsminnet, matematisk kapasitet og logisk resonnement. Og fordi pre-frontal cortex er spesielt sårbar for mangel på søvn, vil oppgaver som krever logisk resonnement eller kompleks tanke være den mest svekkede. Overraskende nok tar det bare en natt med søvnmangel for å skape store underskudd i våre evner.

Så hvor mye søvn trenger du? Syv til ni timer om natten hvis du er en voksen i alderen 26 til 64 år, ifølge National Sleep Foundation. Hvis du ikke får så mye, kan det være gunstig for produktiviteten din å ta en lur.

11 av 11

Et siste tips

Bilde (c) Westend61/ Getty Images

Men absolutt ikke minst: ta vare på deg selv.

Å få nok søvn og gjøre trening en del av rutinen din er bare to av tingene du trenger å gjøre hver dag for å være på ditt beste og mest produktive.

Du kjenner sikkert resten:

• Spis et sunt kosthold.
• Drikk mye vann.
• Bli kvitt dine dårlige vaner, enten de røyker eller henger rundt giftige mennesker.
• Og vær hyggelig mot deg selv så vel som mot andre mennesker. Ta deg tid til deg selv og gjør hva som helst (sunt) ting lades og frisk om deg.

Jo sunnere du er, jo mer produktiv vil du være. Og jo mer produktiv du er med arbeidet ditt, jo mer tid må du bruke, men du vil.