Hvordan lage et nullbasert budsjett for virksomheten din

Nullbasert budsjettering høres ut som en av disse ideene som nybegynner gründere introduserer i en samtale når de vil imponere kapteiner av industri- og engleinvestorer. Men konseptet trenger ikke å skremme deg bort eller sende deg kryptering for å bruke det på hvert nettverksarrangement. I stedet, forstå at det er en rudimentær tilnærming til forretningsstyring som selskaper bruker i hver skala, fra mikrobedrifter til multinasjonale selskaper, og det kan også hjelpe bedriften din å vokse med bærekraft.

Nullbasert budsjett

Starter fra en "null base" (i.e., Uten saldo eller utgifter overført), er hver periode i selskapets kalender budsjettert helt i forhold til behovene og kostnadene for den perioden. Enten en måned, et kvarter eller årlig, en periode kan være enhver måling av tid som fungerer best for din virksomhet.

Ved starten av en ny periode er de økonomiske kravene og berettigede utgiftene de primære innspillene for selskapets budsjett, uavhengig av om budsjettet var høyere eller lavere forrige periode. Når neste periode begynner, kommer du tilbake til nullbasen og gjentar prosessen.

Hvordan det fungerer

Tradisjonell budsjettering, eller kostnadsbasert budsjettering, innebærer å styre et selskaps virksomhet basert på budsjettet fra tidligere perioder. For eksempel, hvis et selskap forventer en økning på 5 prosent i produksjonen takket være landing av en ny klient, legger de ganske enkelt 5 prosent til budsjettet fra perioden før. Kostnadsbasert budsjettering forutsetter at alle tidligere utgifter for produksjon og drift er nødvendige, og går videre med å opprettholde budsjettet for disse funksjonene uten ytterligere analyse.

I nullbasert budsjettering må hver utgifter rettferdiggjøres hver periode, så tilbakevendende utgifter blir gjennomgått, deretter godkjent, justert eller avviklet basert på nødvendighet. Og nye utgifter blir analysert med samme oppmerksomhet som i tradisjonell budsjettering, men alltid med den forståelse at kostnader skal optimaliseres for effektivitet og verdi.

For eksempel, hvis du er en solopreneur som driver et kreativt papirvareselskap ut av hjemmet ditt, kan du bestemme deg for å implementere et nullbasert budsjett for å forbedre effektiviteten etter at du bestemte deg for å ta Enterprise International og skip utenlands. Et område dette kan påvirke er utskriftskostnadene dine. Etter en omfattende gjennomgang, innså du at du kunne oppveie de ekstra fraktgebyrene og forkorte behandlingstiden ved å kjøpe to nye skrivere og dra nytte av bulkkjøp for skriverblekk takket være et nytt partnerskap med en lokal leverandør. Hver periode vil du gjennomgå alle eller utgiftene dine for å avgjøre om kostnadene er berettiget i budsjettet ditt med en verdifull avkastning på investeringen din.

Hvordan komme i gang

Trinnene for å sette i gang en nullbasert budsjetteringsmetode er enkle:

1. Identifiser målet ditt. Håper du å øke inntektene med 10 prosent? Vil du kutte kostnadene med 2 prosent? Målet ditt må være målbart og oppnåelig innen den tidsrammen du har valgt.
2. Tenk på hvordan du kan oppnå dette målet. Hva har du i arsenalet ditt som kan brukes til å justere kostnader, effektivitet eller ressurser for å nå målet ditt?
3. Gjennomgå alternativene dine fra trinn 2. Ville implementering av en oppgave som hjelper deg med å oppnå målet ditt? Eller trenger du å implementere flere handlingsforløp? Og i så fall, ruller du dem ut individuelt over tid eller alt på en gang?
4. Prioriter de nye oppgavene dine og dokumenter de nødvendige kostnadene for implementering.
5. Evaluere alle Kostnadene og utgiftene som er nødvendige for den kommende perioden i alle aspekter av virksomheten din (eller avdelingen du planlegger å tilpasse for å oppfylle målet ditt). Inkluder de nødvendige kostnadene for den nye oppgaven du dokumenterte i trinn 4.
6. Hvis evalueringen oppfyller din godkjenning og alle utgifter er berettiget, driver med implementering og følger budsjettet ditt.
7. På slutten av perioden kan du undersøke målingene dine og bestemme om du har oppfylt målet ditt. Gikk implementeringen greit? Hvis det ble gjort feil, vil du justere og gå videre med prosessen i neste periode? Eller avbryte oppgaven (e)?
8. Start på nytt i trinn 1 i begynnelsen av en ny periode.

Hvorfor det kan være riktig for deg

På grunn av sin detaljerte struktur, lar nullbasert budsjettering bedriftseiere å innlemme nye strategier over en periode uten frykt for å miste bærekraft. Ofte satt opp på rullende basis, gir prosessen bedriftseiere muligheten til å dypt dykke inn i implementeringsplanene sine og unngå carte blanche-budsjettøkninger som kanskje ikke viser avkastning på investeringen i lange perioder.

Et annet pluss til denne forretningsstyringsmetoden er at den effektivt kan senke kostnadene for daglig drift. Ressurser blir tildelt bare når de er nødvendige, og reduserer avfall og redundans, samtidig som de øker kommunikasjonen mellom avdelinger som krever bedre koordinering for å holde på budsjettet.

Hvorfor det ikke er riktig for deg

Det er sant at metoden kan føre til lavere driftskostnader for store bedrifter, men dette betyr ofte at ikke-inntektsproduserende avdelinger kan bli kortforandret eller underfinansiert. Der noen områder av budsjettet ditt som produksjon eller salg vil rettferdiggjøre utgiftene sine enkelt, kan andre nødvendige funksjoner som kundeservice eller forskning og utvikling ha en vanskeligere tid.

En annen ulempe med nullbasert budsjettering er at det kan være tidkrevende sammenlignet med kostnadsbasert budsjettering eller aktivitetsbasert budsjettering. Dette gjelder spesielt for større selskaper, men det gjelder også eiere av små bedrifter. Å gå gjennom hver linjepost hver periode som rettferdiggjør nødvendigheten kan være arbeidskrevende og en ineffektiv bruk av tiden din.

Hvor det kan ta deg

Uansett bedriftens størrelse, krever nullbasert budsjettering at du ser nærmere på hva som driver verdi i prosessen din. Selv om det er tidkrevende, er det en metode, når det brukes riktig, som kan føre til større bærekraft og balansert vekst.

Til syvende og sist vil hver gründer som velger å bruke nullbasert budsjettering for sin virksomhet, absolutt lære viktigheten av å investere tid og ressurser for å veilede virksomhetens effektivitet og verdi.