Hvordan håndtere endringer på prosjekter

Prosjektledere bruker mye tid på å produsere planer og etablere teammål. Sponsorer, interessenter og team bruker deretter mye tid på å gjøre endringer i omfanget av arbeidet og utrullingsprosessen. Å ha en klar, enkel endringsstyringsprosess på plass og et jevnt øye med det større bildet, selv når noen av detaljene skifter, går langt i retning av å holde prosjektet fremover og la deg holde kjølig.

Godta at endring skjer

Endringer skjer på praktisk talt hvert punkt i prosjektledelseslivssyklusen. Å erkjenne at endringer er uunngåelige - faktisk, ofte gunstige - deler av prosessen gjør at de beste prosjektlederne kan ta i bruk mer smidige tilnærminger til planlegging og utførelse. Å ha strategier på plass for effektivt å håndtere endringer når de oppstår er den raskeste måten å holde alles øye med prisen, selv i møte med det som noen ganger kan virke konstante retning i retning.

En definert, strukturert endringsstyringsprosess er din utførelsesspillbok; din strategi 'bibel'. Det vil definere, for deg, hvordan du best kan svare som leder på forslag - til og med krever - for endring i utviklingsprosessen. Det vil hjelpe deg å navigere, grasiøst og med forsikring, noen ganger omstridte samarbeidslandskap mot oppnåelse av alle parters endelige mål.

Endringsledelsesprosessen

Endringsstyringsprosessen ser slik ut:

• Motta forespørsel/etterspørsel etter endring i prosessen på prosjektet
• Vurdere endringsforespørsel/etterspørsel med fokus på prosjektbudsjett angående:
  • materialer
  • Eventuelle relevante tillatelseskrav
  • arbeidstimer
  • Tid tapt/oppnådd
• Forbered og presentere for prosjektaksjonærer/forbindelse dine anbefalinger for hvordan du kan fortsette i forhold til forespørsel (er)
• Motta aksjonæravgjørelse eller avslag på å fortsette

La oss se på hvert av disse trinnene etter tur:

Motta forespørsel/etterspørsel etter endring i prosessen på prosjektet

Du vil motta en forespørsel om å endre prosjektet på hundrevis av forskjellige måter: på et møte, via e -post, på telefonen, i korridoren mens du skynder deg ut av kontoret om kvelden. Ideelt sett får du informasjonen på et skjema for endringsforespørsel, men du bør vite at i det virkelige liv, tror mange viktige interessenter at å fullføre denne typen papirer er prosjektlederens jobb - og i ditt selskap kan det være.

Malen for endring av prosjektendringen (mer om det om et øyeblikk) skal nøyaktig og kortfattet fange opp alle detaljene i forespørselen, men uformelt kommer de til deg. Når du føler at alle detaljer er nøyaktig registrert, kan du kjøre skjemaet forbi initiativtakeren for bekreftelse av at alle punkter er blitt adressert fullt ut.

Husk at endringer også handler om å ta trening. Ikke alltid anta at endringer kommer til å forholde seg til å sette inn arbeid. Prosessen er den samme uavhengig av om du øker eller reduserer prosjektomfanget.

Utføre endringsvurdering

Se på endringsforespørselen i detalj. Du vil vurdere virkningen på:

• Rute
• Dokumentasjon
• Arbeidet gjort til dags dato og jobb fremdeles for å gjøre
• Budsjett
• Kvalitetstiltak
• omfang
• Ressurstilgjengelighet

For eksempel kan en programvareendring estimeres etter fem dager. Dette vil ikke bare legge til fem dager til timeplanen fordi det ville presse ut en annen oppgave og flytte det i en tidsramme der nøkkelressursen er på ferie. Den oppgaven må også flyttes, så totalt sett vil denne endringen legge til åtte dager til timeplanen. Det vil koste $ 5K å gjøre, og de ekstra åtte dagene presser oss inn i en måned med leverandørkontrakten, så det er kostnader å vurdere der også. Kvalitet forblir den samme, men omfanget endres for å innlemme den nye endringen. All relevant dokumentasjon må oppdateres inkludert prosjektplanen og treningshåndbøker, som allerede er startet.

Så i det store bildet har en enkel fem-dagers endring rungende effekter. Det er viktig å vurdere alle relevante faktorer før vi tar en implementeringsbeslutning, ettersom det å ha fullt bilde kan endre utfallet.

Forbered og presentere anbefalinger

Bevæpnet med en forståelse av full innvirkning av den forespurte endringen eller endringene, presenter dine anbefalinger angående levedyktigheten av skiftet.

I noen tilfeller vil ikke endringer bli implementert fordi den opplevde fordelen vil være mindre enn kostnadene. I andre tilfeller kan det bli funnet nok fordeler for å oppveie kostnadene for å gjøre tilleggsarbeidet. Andre tilfeller vil fremdeles bevise at endringer er uunngåelige og utenfor din kontroll, uavhengig av negativ effekt, som følge av regulatoriske eller etterlevelsesproblemer, eller interne problemer som organisatorisk omstilling.

Avgjørelsen

For små endringer som faller innenfor din autorisasjonsgrense, hviler avgjørelsen om du vil godta eller avvise endringer med deg (med riktig innspill fra teamet). Alt som er større bør godkjennes av prosjektsponsor eller prosjektstyret. Vilkår for hva som faller under hvilken kategori som generelt er stavet tydelig i begynnelsen av ethvert prosjekt.

Uansett utfall er det viktig å holde alle involverte prosessen. Fremmede teammedlemmer når som helst i utviklingen kan koste integriteten til hele prosjektet, og alle fremtidige samarbeid også.

Endre styringsverktøy

En rekke endringsstyringsverktøy er utviklet for å gjøre denne prosessen enklere og mer strømlinjeformede. Sentralt i hver verktøykasse for endringsadministrasjon skal være:

• En sjekkliste eller prosesskart som går interessenter gjennom de riktige trinnene for å øke en endring i prosjektomfanget
• Et skjema for endring av mal endring (Merk: Hvis prosjektene dine fungerer på nettet fra en automatisert arbeidsflyt, er det en god idé å ha dette skjemaet inkludert i dokumentlisten din)

Utvikle et skjema for forespørsel om prosjektendring

Forespørselsskjemaet for prosjektendring skal omfatte:

• Navnet på personen som ber om endringen ('Requestor').
• En unik identifikator, som et endringsnummer (du kan legge til dette på deg selv senere, da det er usannsynlig at noen av menneskene som reiser forespørselen og bruker skjemaet vil vite hva de skal komme inn her).
• En beskrivelse av den foreslåtte endringen, med så mange detaljer som mulig.
• Kategorien for endringen. Ideelt sett skal forespørsler kunne velge mellom en prepopulert kategori for denne delen, slik at de bare trenger å krysse av i boksen. Dette er et bra sted å merke seg om en endringsforespørsel er i forhold til regulering eller intern etterlevelse - hvis den er (virkelig), kan du omgå mange av plan- og vurderingstrinnene og bare fortsette med det.
• 'Hvorfor' for endringen. Hva er begrunnelsen for å implementere det? Hvorfor ønsker forespørselen det?
• Potensiell virkning av den foreslåtte endringen til forskjellige elementer i prosjektet, inkludert tid, kostnad, kvalitet og omfang. Forespørsler har kanskje ikke alle detaljene, så det kan kreve at du kan fylle ut disse emnene gjennom endringsvurderingstrinnet. Det minimum du leter etter på dette punktet er for er avklaring om det kan øke, redusere eller endre de eksisterende prosjektparametrene.

Endringsskjemaer skal avrundes med plass for detaljer for at du kan fylle ut når endring blir ytterligere diskutert. En mal bør også inneholde plass til:

• Endre beslutning: godta, avvise eller utsette
• Navn på person som tar avgjørelsen (eller gruppen) pluss datoen beslutningen ble tatt og eventuelle ekstra kommentarer.

Endringer og prosjektomfangsledelse

Prosjektomfangsstyring er prosessen som filtrerer og foredler skillene mellom det som er nødvendig for å utføre et prosjekt vellykket og hva som ikke er. Når forespørsler om prosjektendring mottas, er det nødvendig å vurdere hvordan disse endringene kan påvirke prosjektet generelt. Din endringsledelsesprosess hjelper deg med å avgrense og definere innen kontekst, hvorfor en endring er eller ikke er praktisk eller nødvendig.

En guide til prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK Guide) - Sjette utgavens dekningsprosjektendringsledelse er verdt å nevne fordi det ikke er så intuitivt som du kanskje tror. "PMBOK Guide"Inkluderer utmerkede retningslinjer. Imidlertid må endringsstyringsprosessen på prosjekter håndteres på en mer integrert måte, og det gjenspeiles i teksten. "PMBOK Guide" -brukere bør også referere til den integrerte endringskontrollprosessen, da den beskriver tydelig hvordan alt kobles sammen i det større landskapet.

For å bli PMP er det viktig å forstå hvordan "PMBOK Guide" dekker endringsledelse, da det vil være en del av eksamen. Men husk at endringsledelsesprosessen du faktisk bruker på prosjekter, må være integrert, lett å følge og praktisk.

Leder teamet ditt gjennom endringsprosessen

Prosjektgruppen er avgjørende for suksessen til ethvert prosjekt, så det hjelper å få dem aktivt engasjert når de håndterer endringer i prosessen.

Her er fem måter du kan hjelpe teamet ditt raskt med å komme til rette med Project Change Management Process:

1. Vær åpen om endringer. La teamet ditt få vite at endring på prosjekter forventes.

2. Vær åpen om prosessen. Endringsledelsesprosessen som er diskutert her kommer ikke naturlig for alle. De fleste teammedlemmer vet ikke hva som forventes av dem før de har blitt informert. Sett opp en orientering for å gå gjennom prosessen med dem, og la hver vite hva deres rolle er i utførelsen.

3. Gjør det enkelt. Prosjektendring er ofte i beste fall kontrollert kaos. Trinnene du tar for å navigere den. Teamet ditt kan finne endringer som er urovekkende - spesielt store eller de som reverserte beslutninger lenge antatt å være avgjort og hindringer som er ansett som lenge ryddet. Tidsplanen er feil, budsjettet kan være annerledes, kravene er absolutt forskjellige.

Teamet ditt ser på deg for veiledning og stabilisering. Gjør prosessen så enkel som mulig for dem.

4. Vær der for å hjelpe. En ny måte å jobbe på tar tid å integrere. Hvis du tidligere har administrert prosjektendring på en uformell måte (eller ikke i det hele tatt), kan det ta litt tid å endre seg til en formell prosess å bli "måten vi gjør ting her". La teamet få vite at du er der for å hjelpe dem hvis de trenger å løpe noe forbi deg.

5. Ikke vær redd for å si nei. Ikke alle endringer er fornuftige forslag. La teamet ditt få vite at hvis de føler seg sterkt over en endring som ikke er den rette tingen for prosjektet på dette tidspunktet, vil du stå ved dem i den samtalen med endringsforespørselen.

Unnlatelse av å håndtere endring effektivt er viktigst blant måtene et prosjekt kan bli helt avsporet, så pass på. Bevæpnet med riktig informasjon og prosesser, kan prosjektendringer håndteres på en kontrollert, smart og gunstig måte for alle involverte.