Hvordan redusere kostnadene for ansattes forretningsreiser

Med litt sympati for arbeidsgivere som prøver å kontrollere reisekostnader, er det ikke hvor de skal starte - eller avslutte - eller avslutte - eller avslutte.

Disse ideene er mindre stressende og støtende for den gjennomsnittlige ansatte som reiser for virksomheten for arbeidsgiveren sin. Ansatte er normale mennesker som ønsker litt privatliv og avstand fra medarbeidere mens de er på forretningsreise, spesielt hvis de har tilbrakt dagen med kolleger. Arbeidsgivere trenger ikke å be ansatte om å dele rom.

Andre måter å spare på kostnadene for ansattes forretningsreiser

• Krever at ansatte reiser samme dag når det er mulig.
• Utvikle og implementere en fast reisepolicy som gir spesifikke detaljer om betalinger per diem på forskjellige destinasjoner, foretrukne hotellkjeder der arbeidsgiveren kan ha etablert en diskonteringsrente, refusjoner for utgifter og grenser som krever en lederens signatur på forhånd hvis det er overskredet.
• Hold ansatte til lovens brev som angitt i reisepolitikken uten forhåndsgodkjenning av unntak. Ikke refundere utgifter som ikke var tillatt etter policy eller unntak.
• Reforhandle eller forhandle om bedriftspriser med hotellkjeder som er felles for dine destinasjoner. Se etter hotell som tilbyr fasiliteter som gratis frokost, en gratis cocktailtime, ettermiddagssnacks og forretter, og kjøleskap og kaffetraktere i rommene. Krever at ansatte bruker disse hotellene og fasilitetene når de er tilgjengelige.
• Bruk en rimeligere hotellkjede når du tar reservasjoner. De fleste ansatte ville gi bort en stjerne for et privat rom. Ikke forvent lavere standarder i områder som renslighet og andre ansattes komfortfasiliteter fra hotell som er vurdert med færre stjerner. Undersøkelse med reiseansatte med jevne mellomrom for å sikre at de valgte stedene oppfyller deres behov.
• Bruk en konsekvent reisebestillingstjeneste som American Express Global Business Travel for å kontrollere kostnader. De vil hjelpe deg med å planlegge, vedta retningslinjer, spare kostnader og begrense ansattes utgifter. Selv lokale reisetjenester kan hjelpe deg med å spare på forretningsreiser. Men fordelen for et amerikansk Express -selskap er rekkevidden nasjonalt og internasjonalt og dets online tjenester.
• Gjør ordninger med ett flyselskap for å bruke tjenestene sine når det er mulig for å motta en bedriftsrabatt på hver fly. Krever at ansatte bruker flyselskapets bookingtjeneste, for eksempel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbeidsgivere kan også spare når fly bestilles i god tid.
• Gjør ansatte som tar reisevedtak i siste øyeblikk til å oppnå autorisasjon. I ett tilfelle, i et klientselskap, koster en flybillett som ville ha kostet $ 300 hvis de ble bestilt noen uker i forveien over $ 1200 da den ansatte gjorde reservasjonen to dager før arrangementet. Dette skal bare skje i en nødsituasjon ettersom de fleste billetter er overførbare selv om de ikke kan refunderes.
• Reduser reisekostnadene i andre områder, for eksempel måltid og alkohol per dag og transport. Varier Per Diems med stedet. New York City er dyrt sammenlignet med Las Vegas, for eksempel. Mindre områder som ikke er redusert er enda rimeligere. Reisepolitikken din skal gjenspeile kostnadene de ansatte vil oppleve når de reiser til forskjellige stater og lokaliteter.
• Eksperimenter med virtuelle møter, tjenester som Skype for Business og videoer. Selv om de opprinnelig er ukomfortable, er ikke-i person-møter en ervervet ferdighet. Ansatte blir mer komfortable når de bruker disse tjenestene over tid. Webinarer fungerer bra for forskjellige typer trening, spesielt seminarer som lar flere ansatte delta.
• Krev at dine ansatte bruker rimeligere offentlig transport og skytteltjenester, når de er tilgjengelige, i stedet for drosjer, spesielt når ansatte reiser mellom flyplasser og hoteller. De fleste store konferanser tilbyr gratis skytteltjeneste mellom hotellene og konferansesenteret. Mindre drosjebruk eller kravet om at ansatte samles for å betale for en gruppe taxi kan spare mye penger.

Å be voksne ansatte om å gjøre rettidige reservasjoner, budsjettutgifter på forretningsreiser og utforske andre alternativer enn å reise for møter og opplæring er den rette tilnærmingen til å effektivisere kostnadene ved forretningsreiser. De respekterer ansatte.

De kommer arbeidsgiveren til gode fordi ansatte føler seg respektert og bryr seg om, noe som gir positiv moral. De holder den positive forholdssyklusen i bevegelse i riktig retning.