Hvordan svare på en forespørsel om referansekontroll

Å svare på en forespørsel om referansekontroll er en vanskelig virksomhet. Frykt for represalier og søksmål hindrer mange arbeidsgivere i å svare i det hele tatt. Disse anbefalingene vil hjelpe deg med å svare rimelig på å referere til forespørsler om å beskytte de legitime interessene til selskapet ditt og dine nåværende ansatte. Se hva du skal gjøre.

Følg selskapets etablerte referansesjekkpolicy

For det første ber mange selskaper at ledere sender skriftlige referanseforespørsler til menneskelige ressurser. Hvis managerens referanse er positiv, kan du imidlertid gå med på at manageren gir en muntlig referanse direkte til en arbeidsgiver.

Alt som sendes i et skriftlig format, skal komme fra menneskelige ressurser, eller HR -ansatte skal gjennomgå responsen for konsistens og beskytte selskapets beste interesser. Et vanlig referansekontrollformat ber deg om å gi denne informasjonen om den tidligere ansatte.

• Jobbtittel, og av og til, jobbansvar,
• Endelig lønn,
• Ansettelsesdato,
• Gir en sjekkliste som ber den tidligere arbeidsgiveren om å rangere kjennetegn som "teamarbeid" og "pålitelighet" og
• Spør om den tidligere ansatte er kvalifisert for rehire av organisasjonen din.

Dette papirarbeidet er best overlatt til menneskelige ressurser-i det minste, be HR-staben om å gjennomgå ethvert skriftlig svar du kanskje tenker på å sende. Ikke svar på spørsmål som ber deg om å rangere en tidligere ansatt numerisk i noe aspekt av deres arbeids- eller arbeidsegenskaper.

Numeriske rangeringer er ikke sammenlignbare basert på noen delt betydning av definisjonen av begrepet, og heller ikke betydningen av tallene i en numerisk skala definert på disse skjemaene. Derfor er det i beste fall feil kommunikasjon. I verste fall kan det skade jobbutsiktene til din tidligere ansatt.

Forsikre deg om at den ansatte har en signert autorisasjon på fil

For det andre, sjekk for å sikre at den tidligere ansattes signatur, autoriserer referansekontrollen, er på papirene som er sendt av det anmodende selskapet. Uten den tidligere ansattes signatur som gir tillatelse, bør du ikke gi noen informasjon om den ansatte.

Noen ganger vil en spennende ansatt legge igjen et signert referansesjekk tillatelsesskjema i ansettelsesfilen. Dette vil bare oppstå hvis den ansatte ikke har funnet en ny jobb-usikre for de fleste ansatte som forlater sin nåværende ansettelse.

Svar på en referansekontrollforespørsel med en positiv referanse

Hvis lederen, med få forbehold, anbefale den tidligere ansatte, i samråd med HR -staben, kan lederen returnere samtalen til den spørrende arbeidsgiveren. Når man svarer på en telefonsamtale, bør lederen sørge for at den ansattes signatur som autoriserer referansesjekken er på fil med menneskelige ressurser før han returnerer telefonsamtalen.

Da en tidligere ansatt var en god ansatt og forlot selskapet ditt på gode vilkår (kanskje en ektefelle flyttet og avstanden ikke var pendel), vil du gi den tidligere ansattes hjelp til å finne en ny stilling.

Eller kanskje du har blitt brukt som referanse av en ansatt som rapporterte til deg på en gang, selv om det ikke sist. Hvis du har positive kommentarer å komme med om den ansatte, kan du svare på den potensielle arbeidsgiveren med de positive kommentarene du kan bidra med.

Referansesjekk spørsmål du ikke vil berøre

Svar bare på spørsmålene du er komfortabel med å svare på hvis du mottar en telefon eller dokument for referanseforespørsel. En leder skal bare snakke med områdene i den ansattes ferdigheter og erfaring som han eller hun har direkte kunnskap. Det er flere spørsmål en leder ikke skal svare på:

Eksempel på spørsmål:

Forutsi om din tidligere ansatte vil lykkes i den stillingen de blir vurdert. (Fikk en krystallkule, hvem som helst?) Du kan umulig svare på dette spørsmålet. Selv om stillingen høres lik ut, kan du ikke forutsi kollegene, arbeidsgiverkulturen, deres forhold til kunder eller mylderet av faktorer som hjelper en ansatt å lykkes-eller ikke.

Bra svar:

Da den ansatte jobbet for meg, i deres stilling med selskapet mitt, var han eller hun en sterk bidragsyter hvis arbeid ble verdsatt.

Eksempel på spørsmål:

Hva var ansattes svakheter?

Bra svar:

Han eller hun hadde ingen svakheter som var verdt å nevne som påvirket deres evne til å utføre jobben kapabel når han eller hun jobbet for meg.

Eksempel på spørsmål:

Hvorfor forlot den ansatte stillingen som han eller hun rapporterte til deg?

Gode ​​svar:

• Han eller hun søkte økt ansvar og å avrunde kunnskapen om vårt selskap og produkter, eller
• Han eller hun forlot organisasjonen vår på grunn av personlige grunner som var viktige for dem.

Dette er hva slags referansekontrollspørsmål En potensiell arbeidsgiver vil stille om du returnerer en referansesjekkingstelefonsamtale.

Svar på en forespørsel om referansekontroll: Ikke positivt

Hvis den ansatte forlot selskapet ditt under en sky, enten den ansatte var en dårlig passform for jobben sin, en ikke-tilskrivende ansatt av andre grunner, eller uhåndterlig, henviser du samtalen eller skjemaet til personalpersonalet for en standard respons.

Noen ganger er det uvanlige omstendigheter rundt en ansatt som forlater bedriften din. Kanskje en ansatt så på pornografi på datamaskin-ja, han ba HR-direktøren hans om å tjene som en av referansene hans. En annen tidligere ansatt kan ha truet vold eller begått en voldelig handling mens du er ansatt i firmaet ditt.

Mens disse tidligere ansatte sjelden vil liste opp selskapet ditt som referanse, må du være utarbeidet. Disse samtalene skal sendes til HR -ansatte for standardresponsen.

Det er imidlertid en advarsel her. Snakk med advokaten din før du svarer på noen referansesjekk om en potensielt voldelig ansatt. Hvis du ikke klarer å avsløre voldelig oppførsel for en potensiell arbeidsgiver, og den tidligere ansatte begår en voldelig handling mens du er ansatt for den nye arbeidsgiveren, kan selskapet ditt være ansvarlig for ikke å avsløre denne informasjonen. Så ta kontakt med advokaten din under uvanlige omstendigheter der du skilte deg med en ansatt.

Når en tidligere ansatt ber om et generisk referansebrev

Å gi tidligere ansatte et generisk referansebrev anbefales ikke som en god policy. Når et dokument eksisterer, lever det for alltid. Potensielle ansatte har gitt HR -kontorer kopier av brev som var 10 og 20 år utdatert, noen ganger knapt leselige fra flere fotokopiøkter.

Etter en viss tidsperiode passerer du-du har ingen anelse om hva slags ansatt din tidligere ansatte har blitt med mindre han eller hun er det sjeldne unntaket som holder kontakten med deg. Og du vet aldri hvordan den ansatte vil bruke brevet ditt, eller hvordan ordene dine blir tolket av potensielle arbeidsgivere. Vedta en politikk som sier at ledere aldri skal gi skriftlige, generiske referansebrev.

Informere den tidligere ansatte om at selskapet ditt vil gjerne gi arbeidsbekreftelse fra menneskelige ressurser til spesifikke arbeidsgivere som spør direkte.

Endelige tanker om å svare på en forespørsel om referansekontroll

Få ansatte setter et mål om å mislykkes på jobben. Likevel mislykkes ansatte, og selskaper og ansatte gjør delvis måter. Husk når du blir bedt om en referanse om at hver tidligere ansatt fortjener muligheten til å starte over-ingen saken vilkårene de delte fra organisasjonen din.

Kanskje den tidligere ansatte var dårlig egnet til stillingen han hadde i bedriften din. Bedriftskulturen din kan ha vært et fullstendig misforhold med den ansattes behov. Den ansatte kan ha hatt en annen visjon for kravene til jobben sin fra sjefen hans. Kanskje hans personlige liv og ekteskap ble avdekket i løpet av hans periode med firmaet ditt.

Du vet aldri alle detaljene og grunnene til at en ansatt mislykkes eller går videre. Det er enkelt med den høypresterende ansatte at du angrer på at du tapte for en bedre jobb, en familie flytter over hele landet, eller en drømmemulighet. Det er vanskeligere med den marginale utøveren.

Vær ærlig eller gi minimal informasjon. Ikke gjør krystallkuleforutsigelser om suksess og gi numeriske rangeringer og rangeringer for udefinerte vilkår. Gi om nødvendig minimal informasjon som beskriver den tidligere ansattes ytelse. Når det er mulig, gi den ansatte en pause og snakk med den potensielle arbeidsgiveren.

Bunnlinjen

Nyere tall knyttet til referansekontroll indikerte at arbeidsgivere tar referansekontroll veldig alvorlig. Som referert til Society for Human Resources Management (SHRM) nettsted, åpnet 6-26-19, "i en 2018 HR.COM -rapport sponset av National Association of Background Screeners (NABS), 95% av de undersøkte arbeidsgiverne indikerte at de bruker en eller flere typer sysselsettingsbakgrunnsscreening."Når det er mulig, gi dine tidligere ansatte en break-når du kan gjøre det med god samvittighet.