Viktigheten av dokumentasjon i menneskelige ressurser

Dokumentasjon er den skriftlige og beholdte posten over en ansattes ansettelsesarrangementer. Disse postene består av regjering og lovlig mandatelementer, dokumenter som kreves av selskapets policy og praksis, dokumenter foreslått av beste menneskelige ressurspraksis, og formell og uformell journalføring om sysselsettingsarrangementer.

Dokumentasjon om en ansettelsesrekord

En ansattes registrering av dokumentasjon er en skriftlig redegjørelse for hans eller hennes handlinger, diskusjoner, hendelsesbestemte hendelser, vitne til politiske brudd, disiplinære tiltak, positive bidrag, belønning og anerkjennelse, undersøkelser, unnlatelse av å oppnå krav og mål, resultatevaluering og mer.

Tenk på ansettelsesdokumentasjon som din historie om en ansattes forhold til din organisasjon-for godt og for syke.

Vedlikehold av disse postene gjør at arbeidsgiveren og arbeidstakeren kan bevare en skriftlig historie om hendelsene og diskusjonene som skjedde rundt enhver spesifikk hendelse. Dokumentasjon av ansettelsesforholdet gir en skriftlig post som kan være nødvendig for å støtte tiltak som ansattes promotering, ansattes lønnsøkninger og disiplinærhandling-inkludert ansettelsesoppsigelse.

Dokumentasjon om ansatte, når det er nødvendig, er generelt både positivt og negativt. Det er saklig, ikke dømmende. Den beskriver hendelser når de oppstår, ikke basert på betrakterens meninger og tanker om hendelsen. Dokumentasjonen beskriver også handlingene som ble tatt i bemerkelsesverdige tilfeller som å gi formell ansattes anerkjennelse eller ta disiplinærbehandling.

Husk at du må lage dokumentasjon så nær når hendelsen oppstår som mulig, slik at poster er betimelig, detaljert og nøyaktig. 

I en juridisk prosedyre er dokumentasjon om en ansattes tidligere ytelse ofte kritisk for utfallet arbeidsgiveren opplever fra arrangementet. Å legge frem et rettferdig bilde av den ansattes ytelse uten å fokusere rent på de negative hendelsene er målet.

Typer dokumentasjon

Retningslinjer, prosedyrer, ansattes håndbok og planer for ytelsesutvikling er også former for dokumentasjon som registrerer forventet ansattes atferd og arbeidsplassskrav for å opprettholde en ryddig, rettferdig arbeidsplass der ansatte vet hva som forventes av dem.

Registreringer er også de skriftlige uttalelsene fra den siktede, anklageren og vitner til fiendtlige arbeidsplassens hendelser som involverer ansattes mishandling som seksuell trakassering eller en annen alvorlig overtredelse.

Denne dokumentasjonen inkluderer også permanente poster som den signerte ansettelsessøknaden, skriftlige ansettelsesreferanser, søknadsmateriell som CV og følgebrev, og bakgrunnssjekk. Holdt bortsett fra ansattes personellfil, andre papirer som I-9-skjemaet (som verifiserer ansattes kvalifisering til å jobbe i U.S.) opprettholdes også, som medisinske poster, FMLA -poster og så videre.

Dokumentasjon kan også være uformell som i en lederens oversikt over diskusjonene hans med en ansatt i løpet av et år. Det er viktig at ledere opprettholder denne dokumentasjonen på alle sine rapporterende ansatte. Ingen ansatte skal utpekes på grunn av ytelse for å dokumentere. Denne behandlingen av en ansatt annerledes enn de andre kan tolkes som diskriminering på et senere tidspunkt.

Dokumentasjon kan være formell og beholdt i ansattes personalfil. Ansatte forventes å signere denne dokumentasjonen for å erkjenne at de har mottatt en kopi, og har gjennomgått innholdet i sin helhet. Den ansattes signatur betyr ikke enighet med uttalelsene i dokumentasjonen.

Bruk av dokumentasjon

Dokumentasjon av kritiske hendelser, enten de er positive eller negative, anbefales også at ledere har oversikt over ansattes ytelse som spenner over en periode.

Organisasjoner kan bruke dokumentasjonen de holder på andre måter. Disse kan omfatte prosedyrer, arbeidsinstruksjoner og instruksjoner for programvareprogramvare for å nevne noen, men for formålene med menneskelige ressurser er dette den vanlige bruken av dokumentasjon. Den neste delen skisserer instruksjoner om hvordan du skal dokumentere på riktig måte.

Prestdokumentasjonsprøver

Dokumentasjon om en ansattes resultater vil tillate deg å disiplinere, avslutte eller ganske fremme, belønne og anerkjenne ansatte. Uten dokumentasjon er det vanskelig og potensielt risikabelt å lage en sak for noen av disse handlingene.

Arbeidsgiveren må unngå potensielle beskyldninger om diskriminerende behandling av ansatte. Alle legaliteter til side, gode arbeidsgivere ønsker å skape et arbeidsmiljø som er rettferdig, konsistent og støtter ansattes mål og karriereplaner.

Dette miljøet støttes av lederens profesjonelle dokumentasjon av ansattes ytelse-både lovlig oppførsel og handlinger som trenger korreksjon eller forbedring. Hvordan dokumentere disse ble diskutert tidligere i detalj. Følgende situasjoner gir deg flere eksempler på passende dokumentasjon.

Dokumentere forsinkelse og fravær

Feil:

Mark er vanligvis sent på jobb. Mark savner for mye arbeid.

Ikke sant:

1. april: Mark ringte inn syk og savnet åtte timers arbeid.

4. april: Mark kom på jobb kl 10 A.m., To timer for sent fra den planlagte starttiden.

6. april: Mark planla en legeavtale og ble deretter hjemme for å få installert en ny ovn.

12. april: Mark ringte inn syk og savnet åtte timers arbeid.

Dokumentere ytelse

Feil:

Mary er upålitelig. Hun gjør knapt noen gang det hun forpliktet til å gjøre.

Ikke sant:

2. mai: Mary lovet det første utkastet til produktforslaget ville være tilgjengelig for gjennomgang på dagens ukentlige møte. Mary produserte ikke et utkast til dokument som forventet. Sa at hun hadde vært for opptatt, og menneskene hvis hjelp hun trengte ikke hadde kommet tilbake med henne.

Lederen svarte: Hvilken hjelp hadde du trengt? Informasjon? Som ikke har kommet tilbake til deg og hva trengte du av dem?

Carl og Michael trengte å oppdatere Mary om deres fremgang.

Hva som gjør deg så opptatt at du ikke hadde tid til å følge med på forpliktelsen din? Gjør for mange forpliktelser med begrensede timer til å oppfylle dem.

Hva kan jeg gjøre for å hjelpe deg?

Når vil du gjøre utkast til dokument tilgjengelig for gjennomgang? 

For å konkludere

Disse prøvene gir en oversikt over hvordan effektiv dokumentasjon ser ut kontra dokumentasjon som er skrevet feil. Følg dette rådet for å effektivt og lovlig dokumentere retningslinjer, ytelse og hendelser på arbeidsplassen din.

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.