Hvordan sette en butikkpolicy

Hvis du er i detaljhandelsvirksomheten, vil en god detaljhandelspolicyer og prosedyrer manual eller mal gi et grunnlag for din suksess. Men mange ledere sliter med hvordan de skal gjøre dette.

For å lage en god manual, må du svare på en rekke spørsmål, for eksempel hvilke betalingstyper du vil godta, hva prispolitikken din vil være, og hvordan du håndterer retur og børser. Først må du imidlertid bestemme når du skal produsere denne håndboken og hvordan du best skal dokumentere den.

Timing

Den beste tiden å etablere en butikkpolicy og prosedyrer for butikk er i planleggingsfasen. Ved å forutse problemer før du åpner dørene, kan du strategisere hvordan du skal håndtere spesielle situasjoner, så vel som den normale daglige driften. Dette hjelper til med å unngå å gjøre feil når du har møtt med virkelige kunder.

Dokumentasjon

Dokumentere hver policy i en prosedyremanual eller ansattes håndbok. Det trenger ikke å være fancy: et tre-ring bindemiddel som du kan fortsette å oppdatere etter hvert som tiden går vil være tilstrekkelig. Lag flere eksemplarer av manualen, gi en til hver ansatt og lagre et ekstra nær kassaapparatet for enkel referanse.

For å begynne å lage retningslinjer, bestem deg for hvordan du vil at detaljhandelen din og dine ansatte skal håndtere disse virksomhetene, og svar deretter på følgende spørsmål.

Typer betaling

Manualen skal hjelpe deg med å bestemme alle aspekter ved å ta betaling av kunder.

• Hvilke former for valuta aksepterer du?
• Hvilken informasjon kreves fra en kunde som betaler med sjekk?
• Utvider du kreditt eller tilbyr vilkår til kunder?
• Hvordan håndterer du returnerte sjekker?
• Hvilke kredittkort godtar du?
• Hvor mye penger vil du oppbevare i kassen?

Produktprising

Manualen skal hjelpe deg med å navigere i de forskjellige prisutfordringene som vil dukke opp når du driver butikken din.

• Hva er butikkens markering?
• Har du laget en prisstrategi?
• Tilbyr du rabatter på bulkkjøp?
• Tilbyr du ansattes rabatter?

Layaway

Hvis butikken din tilbyr layaway, trenger du en seksjon i manualen for det.

• Vil du tillate leketøyskjøp?
• Hvor mye vil kunden bli pålagt å betale ned?
• Hvor lenge lar du varer forbli på layaway?
• Hvor vil du lagre permisjoner?
• Hva slags papirsti vil du bruke for å spore layaways?

Returnerer og utvekslinger

En klar politikk for avkastning og utveksling vil bidra til å forhindre ulykkelige kunder.

• Selger du noen varer der avkastning er forbudt ved lov?
• Hvor liberal er du på retur og utveksling?
• I hvilken tilstand skal varene returneres?
• Er det en periode som en vare kan refunderes eller utveksles?
• Vil du kreve bevis på kjøp før du utveksler eller refunderer?
• Hvilke data vil du samle inn fra kunden på handelsreturskjemaet?
• Hvor vil returpolitikken din bli lagt ut?

Spesielle bestillinger

Spesielle bestillinger kan glede kundene dine, men de kan lage hodepine du bør være forberedt på.

• Vil du spesialbestill varer for kunder?
• Hvor mye, om noen, vil du kreve som et depositum?
• Hva vil du gjøre hvis kunden ikke kommer tilbake for varen?

Åpningstider

Å ha klart definerte timer er avgjørende for å forhindre forvirring med både ansatte og kunder.

• Hva er de normale driftstimene?
• Vil du ha forlenget timer i løpet av høytiden?
• Hvilke høytider vil butikken lukke?

Andre butikkpolitikker og prosedyrer

Det er mange andre situasjoner som vil oppstå som ikke er dekket i de foregående seksjonene, så du bør ha en annen seksjon for diverse retningslinjer.

• Som vil være ansvarlig for den generelle rengjøringen i butikken?
• Vil du tilby gavepakke? I så fall, til hvilken pris?
• Vil butikken din ha et gavegister?
• Hva er policyen for grupper som oppfordrer til donasjoner?
• Hvordan vil du håndtere produkttap på grunn av skade eller tyveri?
• Hva er din butikkløftingspolitikk og prosedyrer?
• Vil butikken din ha et gavegister?
• Hvilke kundeservicepraksis vil butikken din integrere?
• Tilbyr butikken din leveringstjeneste?
• Hva vil du gjøre i tilfelle strømbrudd?

Tenk på butikkens retningslinjer og prosedyrer som en guide, i stedet for å bli satt i stein. For å tilfredsstille kunden med rimelighet, kan noen situasjoner be om å bøye reglene. Forsikre deg om at betalingsformer, retur, layaways og andre retningslinjer er tydelig lagt ut for kunder å se og kanskje til og med inkludert på kvitteringene dine. Dette vil tillate deg å enkelt og trygt håndheve dine regler.

Når virksomheten din vokser og du får mer erfaring med å drive detaljhandelsvirksomheten, kan du gjennomgå og revidere retningslinjene dine etter behov etter behov.