Hvordan skrive og sende profesjonelle e -postmeldinger

Enten du leter etter arbeid, lager nye nettverkstilkoblinger, eller bare prøver å utmerke deg på din nåværende jobb, er det viktig å vite hvordan du skal skrive og sende profesjonelle e -postmeldinger.

Dette kan være vanskeligere enn det høres ut. Mange fagpersoner har blitt vant til en veldig tilfeldig tilnærming til e -post i deres personlige liv. Mens slang, uttrykksikoner og tekster vanligvis er akseptable når du sender nære venner, vil de ikke fly i arbeidskorrespondanse. Det er viktig å vite hvor rydde opp kommunikasjonen din når du trenger det.

Når kan du trenge å sende en profesjonell e -post? Det er en rekke muligheter. Det kan hende du må sende følgebrevet til en potensiell arbeidsgiver, et takkbrev til en kollega som gikk med på å være en referanse, et avskjedsbrev til din nåværende sjef eller en forespørsel om et anbefalingsbrev.

Du kan ha andre grunner til å sende ikke-personlige e-postmeldinger, og faktisk er det en god idé å sørge for at all e-posten din er organisert og profesjonell.

Når du sender profesjonelle e -postmeldinger, er det veldig viktig å sørge for at meldingen er perfekt. Du vil ikke blåse en mulighet ved å gjøre noen feil-enten i hvordan du sender e-post eller hvordan du holder rede på dem.

Lær hva du skal inkludere i meldingene dine, hva du ikke skal inkludere og hvordan du lukker, signer og send e -postmeldingene dine.

Profesjonelle retningslinjer for e -post

Gjennomgå disse trinnene for å skrive en profesjonell e-post av høy kvalitet, og du vil alltid gjøre et godt inntrykk på mottakeren.

Hva du skal inkludere i e -postmeldingen din

• Emnefeltet: Emnelinjen bør konsist formidle formålet ditt med å skrive. Faglinjen din kan være så enkel som "takk" eller "forespørsel om anbefaling.""
• Hilsen: Selv om du skriver en veldig kort e -post, kan du ta med en hilsen. Hvis du vet navnet på personen, må du ta det med det. Med mindre du er på første navn med personen, kan du ringe dem etter tittelen.
• Lengde: Hold e -posten din så kortfattet som mulig. Folk har en tendens til å skumme lange e -postmeldinger, så inkluderer bare viktig informasjon.
• Lukking: Logg av med en kort "Takk", "Best" eller en annen enkel sending, og deretter navnet ditt. De fleste e -postkontoer lar deg legge inn en signatur med ditt navn, tittel og kontaktinformasjon i hver e -post. Det er en fantastisk måte å gjøre hver korrespondanse mer profesjonell.

Hva som ikke skal inkludere i e -postmeldingen din

• Fontstil: Unngå utsmykkede, lekne eller fargede skrifter; Disse distraherer bare mottakeren fra din faktiske melding. Unngå å bruke fet skrift og kursiv også, noe som får en e -post til å se rotet.
• Stor bokstav: Ikke skriv alle store bokstaver heller; Dette kommer over som sint eller overoppnyttet i en e -post.
• Uttrykksikoner: Ikke ta med uttrykksikoner i en profesjonell e -post; Lagre disse for personlig korrespondanse.

Tips for å sikre perfekte profesjonelle e -postmeldinger

Når du har skrevet e -posten din, kan du gå gjennom alle disse trinnene før du klikker på "Send" -knappen:

• Forsikre deg om at meldingen din er fullført: Dobbeltsjekk for å sikre at emnelinjen i e-posten din er fylt ut, har du inkludert en signatur, du sender meldingen til riktig kontaktperson, og du har fylt ut BCC Felt for å sende en kopi til deg selv, så du har en oversikt over e -postmeldingen.
• Bevis på e -postmeldingen din: Før du treffer Send, må du også sørge for at du stavekontrollerer og sjekker grammatikken og kapitaliseringen. De er like viktige i e -postkorrespondanse som de er i et papirbrev.
• Send en test -e -postmelding: Før du faktisk sender e -posten din, kan du sende meldingen til deg selv først for å sjekke at formateringen fungerer og at ingenting ser malplassert ut. Hvis alt ser bra ut, kan du gå videre og sende e -posten til selskapet eller personen du kontakter.
• Send en kopi av e -postmeldingen til deg selv: Bruke BCC Felt for å sende en kopi av e -postmeldingen til deg selv, så du har en oversikt over når du sendte meldingen og hvem du sendte den til. Du kan også finne denne informasjonen i den sendte mappen.
• Arkiver kopiene dine: Med mange e -postprogrammer kan du sette opp mapper for å gjøre det lettere å finne noen viktige e -postmeldinger. Sett opp mapper for alle jobbsøk -e -postene dine og andre profesjonelle e -postmeldinger og arkiver kopiene dine etter at du har sendt meldingene dine.

Gjennomgå profesjonelle e -posteksempler

Eksempel på e -postmelding nr. 1: Oppsigelsesbrev

Emnefeltet: Avsetning-Bob Smith

Kjære fru. Jones,

Jeg skriver for å sende inn fratreden min fra min stilling som enhetskoordinator ved byens sykehus, med virkning 10. juni.

Jeg er mer takknemlig enn jeg kan si for all din støtte og hjelp de siste fem årene. Å jobbe her har vært en førsteklasses utdanning innen teamarbeid, helseadministrasjon og å få jobben gjort. Jeg vil savne å jobbe med dere alle, og håper du holder kontakten.

Gi meg beskjed hvis jeg kan være til hjelp under overgangen.

Vennlig hilsen,

Bob Smith
B.Smith@e -post.com
555-123-4567

Eksempel på e -postmelding nr. 2: henvisningsforespørsel

Emne: Cynthia Dailey-Referral forespørsel

Kjære Barbara Cho,

Nylig på LinkedIn oppdaget jeg en stillingsannonse for stillingen som markedsassistent ved XYZ Corp. Som jeg vet at du har vært der i flere år nå, lurte jeg på om du kanskje er villig til å gi meg en henvisning for jobben.

Jeg var spesielt spent på å se at jobben innebærer å jobbe tungt med teamet ditt på e -postmarkedsføring og sosiale mediekampanjer. Siden vi sist jobbet sammen på ABC LLC, har jeg fått lang erfaring med HubSpot, Google Analytics og SurveyMonkey. Jeg vil gjerne sette disse ferdighetene til å fungere for XYZ.

Jeg har lagt ved en kopi av CVen min og en lenke til porteføljen min, slik at du kan se min nylige erfaring. Gi meg beskjed hvis du har spørsmål, eller hvis du vil se ytterligere prøver av arbeidet mitt. 

Beste,

Cynthia Dailey

cynthia@e -post.com
portefølje.com/cdailey
555-091-7865

Key Takeaways

Hold det profesjonelt: Forretningskorrespondanse skal poleres, selv når du sender den via e -post.

Være kortfattet: Kom til ditt punkt og vær så tydelig som mulig om hva du trenger eller har å tilby.

Rediger, korrekturleser, test: Forsikre deg om at meldingen din er fri for feil og skrivefeil. Send en testmelding til deg selv før du treffer “Send.”

Oppbevar rekord: BCC deg selv på viktig korrespondanse og arkivere hver melding i den aktuelle e -postmappen for fremtidig referanse.