Hvordan skrive effektive e -postmeldinger

Mange av oss lærte ikke å skrive e -post på skolen, men å vite hvordan vi skriver en e -post er en uvurderlig ferdighet på arbeidsplassen. Dette gjelder spesielt for de som jobber i (eller leter etter) telekommunikasjonsjobber. Ved siden av god telefonetikette er det sannsynligvis ingen ferdigheter så viktig som e-post når det gjelder å få-og beholde-en jobb-hjemme-jobb.

En velskrevet e-post gjør det enkelt for mottakeren å forstå og handle på budskapet. I jobbsøket kan e-post gå foran eller til og med erstatte førsteinntrykk ansikt til ansikt, så riktig tegnsetting og en sammenhengende melding er nøkkelen. Og på jobben forårsaker uklare e -postmeldinger forvirring og forsinkelser. Følg disse tipsene for å skrive effektive e -postmeldinger til kolleger, klienter, potensielle kunder, ansettelsesledere og til og med venner og familie.

01 av 09

Først må du vurdere meldingen og mottakeren

Marc Romanelli / Getty Images

En e -post bør starte i tankene dine, ikke med fingrene på tastaturet. For å skrive e -post effektivt, først, bør du vurdere Hvorfor Skriver du. Hva slags respons vil du ha? Hvilken melding ønsker du å formidle? Hvis du ber om informasjon, søker om en jobb eller spør om åpninger, må du være sikker på at mottakeren din er klar.

Deretter kan du vurdere mottakerens synspunkt. Hvilken informasjon trenger de for å ta grep eller forstå meldingen din? Gi nødvendig (men ikke overdreven) bakgrunnsinformasjon. Husk også passende etikette for akkurat denne mottakeren. Epikoner og forkortelser, som OMG eller LOL, er ikke passende for jobbsøknader og de fleste forretnings -e -post.

02 av 09

Skriv en beskrivende e -postemasselinje

Når du skriver en e-post, ikke skriv noe vagt i emnelinjen som "hei" eller "arbeids-hjemme-jobber" eller la det være tomt. E -postmeldinger med denne typen emnelinjer har en god sjanse til å havne i mottakerens spamboks eller ganske enkelt ignorert. Hvis du søker jobb, kan du legge navnet på posisjonen i emnelinjen. Hvis e -posten er til en kollega, kan du gjøre emnelinjen til en kort setning som oppsummerer formålet med meldingen.

En annen fordel med å skrive en beskrivende emnelinje er at det vil være lettere for deg å finne i innboksen din hvis du trenger å søke den ut senere. Noe med en e -postlinje som "spørsmål" vil ikke være nyttig, skjønt.

03 av 09

Hilsen mottakeren ordentlig

Hvis du kjenner navnet på mottakeren din, men ikke kjenner dem personlig, hilser du ved å bruke en tittel, f.eks. Kjære fru. Brunelli. (Bruk “MS.”For kvinner når det er usikkert om“ fru.”Eller“ Miss ”er passende.) Hvis du er usikker på kjønn, bruker du bare etternavnet, jeg.e. Kjære Chris Smith. Hvis du ikke kjenner personens navn, kan du begynne på e -posten din uten hilsen eller bruk en enkel hilsen, f.eks. Hei, hilsener, kjære manager osv.

Hvis e -posten er til en kollega eller noen andre du kjenner, bruk navnet du vil bruke personlig eller på telefonen.

04 av 09

Bruk riktig grammatikk og tegnsetting

Det er veldig viktig å bruke riktig grammatikk i en e -post. Bevisst eller ubevisst straffer leserne avsendere for grammatiske feil.

• Kjøresetninger - Når du skriver en e -post, ikke spar periodene. Den lille pausen gir leserne tid til å ta inn ordene 'betydninger. Korte setninger gir flere av disse bittesmå pausene. Bryt opp lange setninger selv når de ikke er teknisk påkjørte setninger.
• Komma - For få eller for mange komma kan være forvirrende. Lære å bruke komma riktig.
• Emne-verb-avtale - Setninger med denne typen feil er røde flagg for arbeidsgivere som søker kandidater med gode kommunikasjonsevner. Gjennomgå regler for emne-verbavtale.

05 av 09

Sjekk stavemåte og kapitalisering

Bruk en stavekontroll, men ikke stol på den. En stavekontroll vil ikke fange "de" for "" eller "der" for "deres", og denne typen feil indikerer uforsiktighet. Ikke bruk teksting forkortelser som "u" for "du" eller "tho" for "skjønt.""

Bruk riktig kapitalisering. De fleste vet å kapitalisere begynnelsen på setningen og riktige substantiv, men mange klarer ikke å gjøre det i e -post. Vis at du ikke har noe imot å ta den ekstra brøkdelen av et sekund for å treffe skifttasten. På den annen side kan for mange store bokstaver distrahere leseren. Unngå å skrive setninger i alle capser (som mange tolker som ekvivalent med å skrike personlig) i tillegg til å utnytte, bare for vekt, den første ordbrevet som ikke er i begynnelsen av en setning eller riktig substantiv.

06 av 09

Bruk enkel formatering i e -post

Husk at e -postprogrammer alle vises annerledes. Det som ser perfekt ut på skjermen, kan løpe sammen på andres. Av denne grunn kan du unngå å lime inn et meget formatert ordbehandlingsdokument, som en CV eller følgebrev, i en e-post. Bruk dokumenter som er skrevet i vanlig tekstformat. 

Gjør avsnitt kort. Som perioder gir paragrafpauser leserens øye en hvile. Noen som leser e -post på en mobiltelefon vil dra nytte av korte avsnitt. Men vær forsiktig med å fortsatt følge grunnleggende regler angående avsnitt.

07 av 09

Være kortfattet

Slyngende e -postmeldinger som begraver poenget blir lagt frem og til slutt glemt. Eller verre, de kan bli misforstått. Gjør formålet ditt klart, ved å bruke kortfattet språk.

• Fjern ordlighet - Skriv med aktive verb. "Jack sendte meg skjemaene" bruker et aktivt verb. "Skjemaene ble sendt til meg av Jack" er passive. Den passive formen bruker bare noen flere ord, men den legger opp. Mer enn det krever det at leserne omorganiserer ideene i hodet.
• Hold deg til poenget - Motstå fristelsen til å legge til ekstern informasjon eller ideer. Lagre disse for en annen e -post.
• Bruk kulepunkter - Disse lar leseren din bruke visuelle ledetråder for å ta inn det som er viktig. Men hvis du er i tvil om hvordan kuler vil vise, bruk stjerner eller bindestrek for å lage kuler.

08 av 09

Signer e -post på riktig måte

Hvis e -posten din er standard for en standardsignatur, må du sørge for at den passer for den aktuelle e -posten du sender. Underskrifter med politiske uttalelser eller navn og aldre på barna dine har det bra for personlig e -post, men for arbeid bruker en mindre personlig signatur. Avhengig av jobben din og arbeidsgiveren din, kan du fremdeles tilpasse e -postsignaturen din med et tilbud. Velg noe ikke-kontroversielt. Hvis du spør om en jobb, bruk signaturen din til å gi passende kontaktinformasjon uten tilbud eller ekstra personalisering.

09 av 09

Rest/tenk på nytt før du treffer Send

Sjekk for stave- og tegnsettingsfeil før du treffer Send. Hvis du finner en feil i en e -post for en jobbsøknad, fikser du den, og les igjen igjen før du treffer Send. Men les også på nytt for innhold. Hvis e -posten din er lang, kan du tenke på måter å gjøre den mer kortfattet. Og hvis e -posten din er kontroversiell eller ble skrevet i sinne, må du ikke sende Save Send Send. Kom tilbake til det noen timer eller et døgn senere og se om du fremdeles vil sende den.

Dette kan høres ut som mye å gjøre før du sender en e -post, men hvis du sender effektive e -postmeldinger og er mer effektivt å organisere e -posten din, vil du finne at du faktisk har mer tid ikke mindre.