Human Resources Information System (HRIS)

Human Resource Information System (HRIS) er en programvare eller online -løsning for datainnføring, datasporing og datainformasjonsbehov for menneskelige ressurser, lønn, styring og regnskapsfunksjoner i en virksomhet. Det er nyttig for alle prosesser du vil spore, og som du håper å samle nyttige og målbevisste data.

Normalt pakket som en database, selger hundrevis av selskaper en form for HRI -er, og hver HRI har forskjellige muligheter. Velg HRI -en din nøye basert på mulighetene du trenger i bedriften din. Ettersom HRIS har blitt stadig mer sofistikert, har valget mellom de forskjellige systemene blitt nok til å praktisk talt lamme en HR -avdeling.

Å se et teknologiselskap, der dataeksperter eksisterer, går gjennom tre forskjellige HRIS -systemer om ti år før de til slutt slo seg ned på sitt nåværende system, var en utdanning i deres kompleksitet. Deres evner på jobben og i bruk levde sjelden opp til salgshype som drev valget. Dette er grunnen til å velge en HRIS er et stort selskap for en virksomhet.

Sentrale hensyn når du ser på HRIS -alternativene dine

Utvalget av en HRIS er en stressende situasjon da så mange alternativer finnes. Å velge alternativene som er best for dine behov i selskapet ditt er utfordrende. Det er også utfordrende å vade gjennom informasjonen som leveres av hvert system.

Selgerne er ofte bestilt-salespeopler som muntlig kan fortelle deg at systemet vil dekke dine behov. Forsikre deg om at du sjekker dette ut med flere kilder, inkludert nåværende kunder, diskusjonsgrupper på nettet, LinkedIn, andre SHRM -medlemmer og Google Reviews.

Dette er de andre faktorene du må vurdere når du velger HRIS.

Antall ansatte

Husk at selv om selskapet ditt bare er noen få mennesker i dag, kan det ha dobbelt så mange eller til og med 10 ganger så mange ansatte i fremtiden, så velg et system som kan vokse med virksomheten din.

Systemfunksjoner

En annen nøkkelfaktor som du må vurdere er at mange HRI -er er i stand til bare å oppnå en del av det du trenger automatisering for å oppnå. I disse tilfellene vil du sørge for at komponentene i eventuelle tillegg eller flere systemer fungerer sammen feilfritt. Igjen, ikke ta selgerens ord om systemene som jobber sammen. Gjør forskningen din for å finne ut at de gjør det.

Trening og støtte

Sjekk også for å se hva slags trening og kontinuerlig støtte som er tilgjengelig for dine ansatte. Du bør også sørge for at salgskonsulentens løfter om opplæring og oppfølging etter kjøpet blir skrevet rett inn i kontrakten din for å kjøpe HRIS. Og ta kontakt med andre organisasjoner for å sørge for at det valgte selskapet ditt har en oversikt over pågående, nyttig støtte. Mange gjør det ikke.

Forventet funksjonalitet av bedre HRIS -valg

Vanligvis gir de bedre menneskelige ressursinformasjonssystemene (HRIS) generelt:

Styring av all ansattes informasjon:

Data som navn, titler, adresser og lønn er en grunnleggende start. Lønns- og posisjonshistorikk, rapportering av strukturer, ytelsesvurderingshistorie og annen kritisk ansattes informasjon.

Bedriftsrelaterte dokumenter: 

Dette inkludererSlike elementer som ansattes håndbøker, prosedyrer for nødvakuering og sikkerhetsretningslinjer.

Fordeler administrasjon: 

Du vil ha fordeler med fordeler inkludert påmelding, statusendringer og oppdatering av personlig informasjon. I et ideelt system kan du la ansatte slå opp og gjennomgå egen informasjon, inkludert feriesporing.

Komplett integrasjon med lønn:

Denne integrasjonen vil også omfatte andre firmaets økonomiske programvare og regnskapssystemer. Når disse er koblet sammen, kan du sikre at lønnsslippene er riktige. Det er aldri en kobling mellom hva den offisielle lønnssatsen er og informasjonen som lønnen har. Hvis systemene ikke integreres, er det enkelt å oppdatere en lønn i det ene systemet og ikke i det andre.

Søkersporing og gjenoppta ledelse:  

Når systemet ditt er sømløst, kan rekruttereren klikke på en ansatt knapp og all informasjonen fra søkeren blir overført til ansattes side av ting. Dette sparer så mye tid fordi datainnføringen og papirene dine praktisk talt forsvinner.

Hvis en søker legger inn egen informasjon når du søker, kan du sikre nøyaktighet. Hvis tilbudsbrevet blir generert av det samme systemet som lønnssystemet, vil lønnen samsvare perfekt, og det er ingen misforståelser.

Prestasjonsutviklingsplaner:

Det er ikke bare nok å ha planer hvis de er registrert i et sentralt system, så kan de enkelt følge den ansatte fra stilling til stilling. Seniorledelse kan kjøre rapporter for å se hvor folk er og hva deres individuelle ledere planlegger når det gjelder suksessplanlegging for fremtiden.

Disiplinære handlinger:

Det er viktig å holde rede på hvem. Når et selskap ringer og ber om en tidligere ansattes referanse, er det enkelt for en administrator i HR -avdelingen å slå opp og rapportere tilbake om personen er kvalifisert for Rehire eller ikke.

Treningsposter: 

Dette er spesielt kritisk i et selskap der det kreves sertifiseringer og lisenser. I andre selskaper kan det hende.

Oppsummert sporer HRI -ene som mest effektivt betjener selskaper denne informasjonen:

• Oppmøte og PTO -bruk,
• Lønnsøkninger og historie,
• betale karakterer og stillinger som holdes,
• Resultatutviklingsplaner,
• Opplæring mottatt,
• Disiplinære tiltak mottatt,
• Personlig ansattes informasjon, og noen ganger,
• Ledelse og nøkkelansatte planer,
• Høyt potensiell ansattes identifikasjon, og
• søkersporing, intervjuing og utvalg.

Fordelene med riktig HRIS

En effektiv HRIS gir informasjon om omtrent alt selskapet trenger for å spore og analysere om sine ansatte, tidligere ansatte og søkere. Bedriften din må velge et informasjonssystem for menneskelige ressurser og tilpasse det for å dekke dine behov. Hvis selskapet ditt er på en vekstvei, velg et system som kan vokse med deg.

Det er ganske billig å implementere en grunnleggende HRI -er, men sørg for at hva du implementerer oppfyller selskapets faktiske behov. Vil du kunne kjøre omsetningsrapporter? Legg ut organisasjonskart? La ledere elektronisk få tilgang til tidligere ytelsesvurderinger? Vil du at alt må gjøres gjennom HR -avdelingen, eller vil du at ledere skal få tilgang til og legge inn informasjonen selv?

Med en passende HRI -er, gjør personalet i personalet i stand til å gjøre sine egne fordeler oppdateringer og adressere endringer, og dermed frigjøre HR -ansatte for mer strategiske funksjoner. I tillegg er data som er nødvendige for ansattes styring, kunnskapsutvikling, karrierevekst og utvikling og lik behandling tilrettelagt.

Til slutt kan ledere få tilgang til informasjonen de trenger for lovlig, etisk og effektivt støtte suksessen til sine rapportering av ansatte. De kan kjøre sine egne rapporter og legge inn planer i systemet for å hjelpe med suksess.

Human Resource Information System (HRIS) er en programvare eller online -løsning for datainnføring, datasporing og datainformasjonsbehov for menneskelige ressurser, lønn, styring og regnskapsfunksjoner i en virksomhet.

Bunnlinjen

Normalt pakket som en database, selger hundrevis av selskaper en form for HRI -er, og hver HRI har forskjellige muligheter. Velg HRI -er nøye basert på de nåværende og anslåtte mulighetene du trenger i bedriften.