Viktige jobbferdigheter for juridiske sekretærer

For ikke å forveksle med paralegals, fyller juridiske sekretærer viktige roller i advokatfirmaer over hele landet. Mens paralegals ofte utfører advokatoppgaver under tilsyn fra en advokat, må juridiske sekretærer følge med på alle detaljer som sirkler om advokatfirmaet.

Loven har vært og vil alltid være en verden med byrå og semantikk. Advokater må være fullt utarbeidet for hver juridiske prosedyre. Som sådan er advokater og paralegals både avhengige av deres juridiske sekretærer.

Hva slags ferdigheter trenger du for å være en juridisk sekretær?

Rollen til juridiske sekretærer, også kjent som advokatadministrasjonsassistenter eller juridiske assistenter, har utviklet seg de siste to tiårene. Som med alt annet fortsetter teknologien å transformere det tradisjonelle advokatkontoret.

Juridiske sekretærer må overskride konvensjonelle roller for å skrive og svare på telefoner for å føre tilsyn med aktiviteter med høy verdi mellom advokater og klienter og med hensyn til rettslige forhandlinger.

Juridiske sekretærer gjør hva enhver administrativ assistent kan gjøre, bortsett fra at den juridiske verden er litt mer komplisert. De utfører sekretæroppgaver ved bruk av juridisk terminologi, prosedyrer og dokumenter. Juridiske sekretærer utarbeider også juridiske artikler og korrespondanse, inkludert stevninger, klager, bevegelser og stevninger. De kan også hjelpe med juridisk forskning.

Typer juridiske sekretærferdigheter

Juridiske sekretærroller har utviklet seg over tid. Disse ferdighetene vil hjelpe deg å lykkes med enslige advokatkontorer og i større advokatfirmaer.

Teknologiferdigheter

Mange advokater har verken tid eller kompetanse til å drive lovkontorteknologi godt. De er avhengige av teknisk kunnskapsrike juridiske sekretærer for å utføre en rekke datamaskinbaserte oppgaver som å bygge regneark, utarbeide presentasjoner, revisjon av timelister, administrere fakturaer, lage/skrive dokumenter, vedlikeholde kalendere og sporingsfrister.

Derfor vil juridiske sekretærer som er dyktige i en rekke dataprogrammer, ha flest karrieremuligheter. Noen av de vanligste teknologiene som juridiske sekretærer må mestre inkluderer:

• Ordbehandlingsprogramvare
• Microsoft Office Suite
• Presentasjon
• Informasjonshåndtering
• Digital filorganisasjon
• Data -sikkerhetskopieringsprogramvare
• Fakturering
• Fakturering
• Transkripsjon
• Desktop Publishing
• Videokonferanse
• E -postadministrasjon

Mellommenneskelige ferdigheter

Juridiske sekretærer samhandler daglig med advokater, paralegals, ansatte, klienter, motstridende rådgiver, rettslig personell, leverandører og mer.

Hoved-ikke-mellommenneskelige og kommunikasjonsevner er essensielle. I tillegg til kontakt med ansikt til ansikt, kommuniserer sekretærer via e-post, telefon og videokonferansesystemer.

• Resepsjon
• Telefonetikette
• Muntlig kommunikasjon
• Emosjonell intelligens
• Initiativ
• Formalitet
• Peiling

Skriftlig kommunikasjon

Tror du at advokater utgjør sin egen skriftlige korrespondanse? Tenk igjen. Juridiske sekretærer er ofte ansvarlige for utarbeidelse.

Å skrive er en integrert del av den juridiske sekretærens jobb; De som utvikler sterke skriveferdigheter vil bli uunnværlige for advokatene de hjelper.

• E -postkomposisjon
• Etter strenge dokumentformater
• Nøyaktig
• Følgebrev
• Sterke grammatikkferdigheter
• Transkripsjon

Organisasjonsevner

Siden juridiske sekretærer er advokatens "høyre" person, er organisatoriske ferdigheter viktige for å effektivt administrere en lovpraksis eller bedrifts juridisk avdeling.

Juridiske sekretærer må opprettholde papir- og elektroniske filer, administrere prosjekter, spore flere frister, opprettholde kalendere, planlegge møter, organisere arrangementer og holde alt ordnet og tilgjengelig.

• Nøyaktig
• Kalenderadministrasjon
• Filbehandling
• Konfidensiell informasjonsstyring
• Transkripsjon
• Prosess med emballasje og sende juridiske dokumenter
• Motta og organisere erklæringer
• Ta notater

Transkripsjonsevner

Transkripsjonsferdigheter er grunnleggende for sekretærpraksis. I tillegg til en rask skrivehastighet (arbeidsgiverkrav varierer fra 50 til 100 ord per minutt), er aktive lytteferdigheter påkrevd for å forstå stemmediktasjonsfiler.

Sterk grammatikk, stavemåte, ordforråd og språkferdigheter er nødvendige, samt en forståelse av juridisk terminologi. Som nevnt ovenfor, må sekretærer være dyktige i tekstbehandlingsapplikasjoner og transkripsjonsutstyr.

• Aktiv lytting
• Skrive
• Ordbehandlingsprogramvare
• Audio Recording Devices
• Hukommelse
• Skriftlig kommunikasjon

Nøyaktig

Oppmerksomhet på detaljer er kritisk i det juridiske yrket. For eksempel kan det å skrive $ 600 000 dollar i et oppgjørstilbud i stedet for $ 60 000 dollar koste firmaet ditt en klient. Juridiske sekretærer håndterer minutiae av daglig lovpraksis, og oppmerksomhet på detaljer er viktig i nesten alle sekretæroppgaver fra utarbeidelse og korrekturlesing av dokumenter til planlegging av møter og kalenderfrister.

• Ta notater
• Oppmerksom
• Revisjon
• Induktiv resonnement
• Deduktiv resonnering
• Datainnføring
• Nøyaktighet
• Proaktiv

Kjennskap til juridiske dokumenter og terminologi

Hva er forskjellen mellom en sekretær og en lovlig sekretær? Juridiske sekretærer er kjent med alle ting som gjelder lov og rettsforhandlinger. Begrep som "stevning", "pro se" og "voir dire" ikke forveksler juridiske sekretærer. 

De forstår nyansene i juridisk prosedyre og har muligheten til å lage og formatere påstander, oppdagelser og transaksjonsdokumenter.

• Prøvekort
• Amicus Brief
• Appellate Brief
• Svar kort
• Avhør
• Appealprosess
• Testamenter og testamenter
• Juridiske klager, anke og svar
• Quitclaim Deed
• Garanti gjerning
• Ber om stevninger

Teamarbeid

Teamarbeid er avgjørende for rollen som juridiske sekretærer i å levere juridiske tjenester. I alle praksisinnstillinger-fra store bedriftens juridiske avdelinger til solo-utøvere-juridiske sekretærer må slå seg sammen med advokater, paralegals, sekretærer, filkontorer, leverandører og andre for å levere juridiske tjenester effektivt.

De mest effektive juridiske sekretærene vet hvordan de skal komme sammen med medarbeidere og samarbeide med tredjeparter for å få jobben gjort.

• Aktiv lytting
• Muntlig kommunikasjon
• Skriftlig kommunikasjon
• Problemfølsomhet
• Samarbeid

Multitasking ferdigheter

De fleste juridiske sekretærer jobber for mer enn én person på mer enn en fil.

Å utføre flere oppgaver samtidig bør være andre natur for en kompetent juridisk sekretær. 

De vet hvordan de skal sjonglere med flere oppgaver og konkurrerende prioriteringer og hvordan de skal administrere voksende arbeidsmengder i dagens travle advokatkontor, der en person ofte utfører jobben til tre.

• Nøyaktig
• Tidsfordriv
• Prioritering
• Delegasjon
• Planlegging
• Stresstoleranse

Forskningsevner

Juridiske sekretærer utfører internettforskning for en rekke oppgaver som å finne veibeskrivelse, samle klientinformasjon, forske på konkurransen og lokalisere ekspertvitner.

Mange juridiske sekretærer, særlig de på små advokatkontorer, utfører også paralegale plikter, inkludert juridisk forskning, siterer sjekking og å spore opp rettspraksis. Lære juridiske forskningsplattformer som Westlaw eller Lexis/Nexis kan gi deg et konkurransefortrinn.

• Leseforståelse
• Intervjuer
• Ta notater
• Legg merke til trender
• Dataanalyse
• Induktiv resonnement
• Deduktiv resonnering
• Research Law Software

Flere juridiske sekretærferdigheter

• Feilsøking
• Ledelse i sosiale medier
• Korrekturlesing
• Revisjon
• Tegning
• Staving
• Riktig bruk av søkemotorer
• Rapporter skriving
• Endelig manuskriptproduksjon
• Markering
• Utvikle og opprettholde standard driftsprosedyrer (SOP)
• Frister
• Flerspråklig
• Vennlighet
• Tilpasningsevne
• Effektivitet
• Kritisk tenking
• Samsvar
• Bokføring
• Profesjonalitet
• Kundeservice
• Motstandsdyktighet
• Forsøksavtaler
• Faksmaskiner
• Oppretthold lovbiblioteker
• Administrer saksfiler
• LexisNexis
• Pacer

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Legg til relevante ferdigheter til CVen din: Sørg for å fremheve ferdighetene ovenfor i sammendraget og arbeidshistorikken. Advokatfirmaer bryr seg om din erfaring og oppmerksomhet på detaljer, spesielt i hvordan du konstruerer CV.

Uthev ferdigheter i følgebrevet: Ikke kast bort ord i brevet ditt. Siden det å lage følgebrev er en betydelig del av jobben din som juridisk assistent, hold deg til poenget og demonstrere din evne til å være tydelig og direkte.

Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Vær forberedt på å diskutere typer prosjekter du har administrert i andre roller uten å krenke en klients konfidensialitet hos andre advokatfirmaer. Ikke vær redd for å beskrive hvordan du brukte ferdighetene ovenfor i andre roller utenfor den juridiske verdenen hvis opplevelsen gjelder den rollen du søker.