Viktige ferdigheter for geistlige jobber

Geistlig arbeid sikrer at et kontor går jevnt og effektivt. Det innebærer de daglige administrative oppgavene til et kontor, for eksempel å svare på telefoner, planlegge avtaler, sende fakser og arkivere dokumenter.

Geistlige og administrative ferdigheter er nyttige for nesten alle som jobber på et kontor. De fleste ansatte trenger å gjøre minst noe geistlig arbeid. Derfor er disse ferdighetene viktige uavhengig av din offisielle stillingstittel. Kontoransatte og sekretærer må ha spesielt sterke geistlige ferdigheter. Ansatte i disse stillingene utfører flertallet av et kontors hverdagsoppgaver.

Typer geistlige jobber

Mens noen mennesker bruker disse jobbtitlene om hverandre, skiller kontorer og sekretærer seg fra administrative assistenter. Administrative assistenter trenger ofte en høyskoleutdanning og får mer ansvar, inkludert spisspissprosjekter og noen ganger administrere team.

Derimot trenger funksjonærer og sekretærer vanligvis ikke omfattende utdanning utover en videregående skole (selv om det er høyere utdanningsprogrammer som fokuserer på geistlig og sekretærarbeid). Kontorister og sekretærer forvalter den daglige driften av et kontor, men har generelt ikke ledelsesansvar.

Kontorister og sekretærer jobber i en rekke bransjer, inkludert finans, næringsliv, medisin, regjering og lov.Noen av disse stillingene krever spesifikke ferdigheter. Imidlertid er det grunnleggende ferdigheter som er nødvendige for nesten alle geistlige og administrative assistentposisjoner.

Topp geistlige ferdigheter

Listen nedenfor beskriver geistlige ferdigheter som arbeidsgivere søker i kandidater for ansettelse. Inkludert er en detaljert liste over de fem viktigste geistlige ferdighetene, samt tilleggslister over relaterte administrative ferdigheter.

Nøyaktig

Klerisk arbeid innebærer. Som kontorist eller sekretær er det viktig å fokusere på disse detaljene og ikke la noe gli gjennom sprekkene. For eksempel forventes funksjonærer å gjennomgå dokumenter for skrivefeil eller feil før de går ut til interessenter.

• Aktiv lytting
• Analytisk
• Aktsomhet
• Identifisere risiko
• Lage reisearrangementer
• Observasjon
• Organisasjon
• Planlegger
• Prioritering
• Problemløsning
• Argumentasjon
• Rekordoppbevaring
• Planlegging av avtaler
• Tidsfordriv
• Skrive

Kommunikasjon

Geistlige arbeidere må ha sterke skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner med overordnede, kolleger og kunder. De vil vanligvis svare på telefoner, skrive notater, sende e -post og hilse på kunder og kunder.De må kunne snakke og skrive tydelig og effektivt, og på en måte som er lett å forstå. Kontorister og sekretærer kommuniserer med mange forskjellige personligheter på daglig basis, så å vite hvordan de effektivt skal kommunisere med medarbeidere vil bety forskjellen mellom en langsiktig karriere og kortsiktig en. 

• Svare på telefoner
• Kommunikasjon
• Korrespondanse
• Kundeservice
• Delegering
• E -post
• Faksing
• Resepsjonen
• Språkferdigheter
• Lytter
• Muntlig kommunikasjon
• Korrekturlesing
• Teamarbeid
• Skriftlig kommunikasjon

Dataferdigheter

I denne dag og alder er dataferdigheter kritiske for enhver geistlig jobb. Kontorer og sekretærer må være raske og nøyaktige typister. De er også vanligvis pålagt å gjøre noe dataregistrering, så de skal være kjent med Microsoft Excel og annen dataregistreringsprogramvare. De bør også være kjent med annen Microsoft Office -programvare, for eksempel Word og PowerPoint. Eventuelle ekstra dataferdigheter, for eksempel muligheten til å designe eller redigere websider, vil bli betraktet som et stort pluss.

• Kontoer som skal betales/fordringer
• Datainnføring
• Dataledelse
• Datavisualisering
• Database Fluency
• Desktop Publishing
• Digitale kalendere (Google, Outlook, etc.)
• E -postkommunikasjon
• Microsoft Office
• Kontormaskiner
• Regneark
• Skrive
• Tekstbehandling

Tallacy

Clerical Work innebærer tallferdighet, som krever grunnleggende matematiske ferdigheter for å forstå numerisk informasjon. Noen funksjonærer har til en viss grad av bokføring og/eller regnskapsfører et selskap, blant andre numeriske oppgaver. Kontorer som er i stand til å bære disse funksjonene raskt og effektivt, vil trives i disse rollene. Hvis du ikke er en god matematiker, ikke bekymre deg. Bare sørg for å ha grunnleggende matematikkferdigheter og analytisk tenking. 

• Regnskap
• Nøyaktighet
• Aritmetikk
• Beregning
• Fakturering
• Bokføring
• Budsjettering
• Dataanalyse
• Anslag
• Kostnader
• Logisk tenkning
• Organisere informasjon
• Regneark
• Teknologi
• Forstå trender
• Veie forskjellige alternativer

Organisasjon

Kontorister og sekretærer må organiseres fordi de har ansvaret for å sørge for at kontoret går jevnt. Oppgavene deres vil innebære å følge med på arbeidsgiverplanen, svare på e -post og telefonsamtaler og vedlikeholde filer.

Å ha sterke organisatoriske ferdigheter vil tillate deg å utføre disse oppgavene effektivt. Det vil være nyttig å ta oversikt over områdene du er organisert i og hva du bør jobbe med. For eksempel å skrive ned oppgaver og ting å huske på Sticky Notes er en måte å sikre at ingenting blir oversett.

• evaluering
• Samarbeid
• Beslutningstaking
• Delegasjon
• Leverer post
• Dokumentere
• Effektiv
• Arkivering
• Ledelse
• Multitasking
• Kontorledelse
• Tilsyn
• Fotokopiering og samler
• Fysisk organisering
• Planlegger
• Prioritere
• Journalføring
• Sortering
• Tidsfordriv

Problemløsning

Å være en sterk problemløser er nøkkelen til effektivt å utføre geistlige funksjoner og problemer når de oppstår. Avhengig av omfanget av din rolle, må du løse problemer med kunder, blant kolleger eller tekniske feil. Å gjøre det på en riktig måte mens du forblir rolig under press, vil sikre det beste utfallet hver gang.

• Aktiv lytting
• Tilpasningsevne
• Analyserer
• Kommunikasjon
• Kreativ tenking
• Kritisk tenking
• Kundeklager
• Beslutningstaking
• Delegering
• Emosjonelle ferdigheter
• Mellommenneskelig
• Nivåhodethet
• Motstandsdyktighet
• Risikostyring
• Teknisk feilsøking

Ressurssterke

Som kontorist vil det å kunne tilpasse deg å trives i et fartsfylt miljø. Det forventes at du får jobben gjort i tider med endring og være en pålitelig ressurs for kollegene dine. Å gjøre det effektivt vil kreve en rekke ferdigheter, fra multitasking og kritisk tenking til åpenhet. Det kan være noen tilfeller der sjefen din eller en overlegen ikke kan hjelpe deg med å feilsøke. Hvis du har muligheten til å jobbe uavhengig under press, vil du være en fremtredende ansatt.

• Administrativ skarphet
• Kreativ tenking
• Fleksibilitet
• Håndtering av henvendelser
• Selvstendighet
• Overvåking av kontorbeholdning
• Multitasking
• Åpent sinn
• Standhaftighet
• Fotokopiering/skanning
• Proaktiv
• Problemløsning 
• Forskning
• Selvdisiplin

Viktige myke ferdigheter

I tillegg til disse fem geistlige ferdighetene, har de beste kontorarbeiderne også myke ferdigheter som ofte er medfødte personlighetstrekk i stedet for lærte kompetanse.

Disse inkluderer sterke mellommenneskelige ferdigheter, teamarbeid, fleksibilitet, pålitelighet, tilpasningsevne og kreativitet. De er viktige egenskaper for kontorledere, resepsjonister, personlige assistenter, kontorassistenter og utøvende assistenter. 

Key Takeaways

Les stillingsbeskrivelsen nøye: Hver jobb vil kreve forskjellige ferdigheter og erfaringer, så fokus på ferdighetene som arbeidsgiveren har oppført. Du kan gjennomgå de andre listene over ferdigheter som er oppført etter jobb og etter type ferdighet.

Bruk nøkkelord i CVen din: Arbeidsgivere bruker søkersporingssystemer for å søke spesifikke nøkkelord, så gjenopptas som inkluderer dem vil være mer sannsynlig å bli valgt for videre gjennomgang.

Legg til nøkkelord i følgebrevet: For å prøve å nevne en eller to av disse ferdighetene, og gi et spesifikt eksempel på en tid da du demonstrerte dem på jobb.

Nevn ferdighetsord i intervjuet: Forsikre deg om at du har minst ett eksempel på en tid du demonstrerte hver av de fem beste ferdighetene som er oppført her for intervjuet ditt.