Ledelsesferdigheter på nivå 1

Nivå 1 i lederferdighetene Pyramide viser de grunnleggende ferdighetene enhver begynnende leder må mestre. Det er grunnlaget for ledelsesferdighetspyramiden, som viser ferdighetene en leder må mestre for å lykkes og viser hvordan disse ledelsesferdighetene bygger på hverandre mot suksess.

Grunnleggende ledelsesferdigheter

Det er fire grunnleggende ledelsesferdigheter noen må mestre for å ha noen suksess i en lederjobb. Disse fire grunnleggende ferdighetene er å planlegge, organisere, direkte og kontrollere, og de blir diskutert separat i detalj nedenfor.

Plan

Planlegging er det første og viktigste trinnet i enhver administrasjonsoppgave. Det er også det oftest oversett eller med vilje hoppet over trinn. Mens mengden planlegging og detaljene som kreves vil variere fra oppgave til oppgave, er det å hoppe over denne oppgaven å invitere sikker katastrofe bortsett fra blind flaks.

Det er det som gir det gamle ordtaket til de 6 P -er for planlegging: Forhåndsplanlegging og forberedelse forhindrer dårlig ytelse, (eller 7 P -er: Riktig, tidligere, planlegging, forhindrer, piss, dårlig, ytelse) avhengig av hvordan du teller.

Selv om de fleste forbinder begrepet planlegging med generell forretningsplanlegging, eksisterer det faktisk tre forskjellige planleggingsnivåer:

• Strategisk planlegging
• Taktisk planlegging
• Operativ planlegging

Og forskjellige typer planlegging brukes til å oppnå nivåer og beredskapsområder:

• Katastrofeplanlegging
• Suksessplanlegging
• Kriseplanlegging
• Kompensasjonsplanlegging

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for effektiv planlegging

Dette er noen eksempler på ferdigheter som du må ha for å planlegge effektivt.

• Se for seg en fremtidig stat
• Organisere mentalt det essensielle oppdraget og visjonen som vil føre deg til den fremtidige staten ønsket
• Bestemme en overordnet strategi som vil oppnå den fremtidige staten ønsket
• Velg kortsiktige mål og aktiviteter som vil komme deg dit

Organisere

En leder må kunne organisere team, oppgaver og prosjekter for å få teamets arbeid gjort på den mest effektive og effektive måten. Som begynnelsessjef kan du organisere et lite arbeidsteam eller et prosjektgruppe. Disse samme ferdighetene vil bli påkrevd senere i karrieren din når du må organisere en avdeling eller en ny avdeling av selskapet.

Det er klart at overlapping eksisterer mellom planlegging av arbeidet og i å organisere det. Der planlegging fokuserer på hva du trenger å gjøre, er organisering mer operativ og er mer fokusert på hvordan du kan få arbeidet best mulig.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for effektiv organisering

Når du organiserer arbeidet, må du:

• Bestem rollene som trengs for å oppnå planen
• Tilordne oppgaver til rollene
• Bestemme den beste ressursen (mennesker eller utstyr) for rollen
• Få ressursene og fordel dem til rollene
• Tilordne ressurser til rollene og delegere myndighet og ansvar overfor dem.

Enten du har fått tildelt et lite team eller et prosjekt å administrere, må begynnende ledere også kunne organisere kontorer og datasystemer.

Mer relatert til organisering

Du kan ikke være i stand til fysisk å flytte folk rundt for å få teamet ditt sammen, men du bør vurdere muligheten. På den annen side kan det hende du må flytte flere mennesker inn i et lite rom, og du må organisere ting slik at teamet kan jobbe effektivt innenfor det rommet. Senere i karrieren din kan det hende du må organisere et kontor for å imøtekomme team fra flere forskjellige avdelinger og deres spesifikke behov.

Du må også kunne organisere alle datasystemene som vil håndtere dataene teamet ditt trenger for å samle inn eller distribuere. Du må bestemme om du for eksempel må sette opp delte websider på selskapets intranett eller bare en delt mappe på filserveren. Bestem hvordan du skal organisere systemene slik at alle som trenger informasjon har tilgang til det (og at den ikke er tilgjengelig for de som ikke skal se den, som konkurrentene dine).

Hvis teamet ditt trenger eller produserer noe annet enn informasjon, må du organisere slik at teamet ditt får det de trenger, når de trenger det, og kan komme ut til andre hva teamet ditt produserer til rett tid.

Organisere deg selv

Ikke glem å organisere deg selv. Selv som en begynnende leder må du kunne organisere deg selv, din tid og din plass slik at du kan være mest effektiv.

Til slutt vil du oppdage at det sjelden er nok å organisere prosjekter en gang. Med konstante endringer i ressurser, mål og eksterne faktorer vil du vanligvis trenger å omorganisere for å justere for dem.

Direkte

Regissering er handlingstrinnet. Du har planlagt og organisert arbeidet. Nå må du lede teamet ditt for å få arbeidet gjort. Begynn med å sørge for at målet er klart for alle på laget. Vet de alle hva målet er? Vet de alle hva deres rolle er for å få teamet til målet? Har de alt de trenger (ressurser, autoritet, tid osv.) å gjøre sin del?

Trekk, ikke skyv

Du vil være mer effektiv til å lede teamet mot målet ditt hvis du trekker (lede dem) i stedet for å skyve (lene deg tilbake og gi bestillinger). Du vil motivere menneskene på laget ditt og hjelpe og inspirere dem mot lagets mål.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for å regissere

Når du dirigerer teamets arbeid, må du:

• Gi klar retning slik at teamet kan lykkes
• Forsikre deg om at teammedlemmer er klare på rollen de trenger for å spille for at laget skal lykkes
• Gi minst mulig retning til teamet slik at teamet får fullmakt til å lykkes
• Gi inspirasjon og oppfølging for å opprettholde en tilstedeværelse til støtte for teamet

Kontroll

Noen forfattere prøver å "myke opp" denne grunnleggende ledelsesferdigheten ved å kalle den "koordinere" eller lignende vilkår. Det sterkere begrepet, kontroll, er imidlertid viktig, slik at manageren er i stand til å kontrollere teamets aktiviteter.

I trinnene ovenfor har du planlagt arbeidet, organisert ressursene for å få det til å skje mest effektivt, og ledet teamet til å starte arbeidet. I kontrolltrinnet overvåker du arbeidet som gjøres. Du sammenligner den faktiske fremgangen med planen. Du bekrefter at organisasjonen fungerer mens du designet den.

Hvis alt går bra, trenger du ikke gjøre noe annet enn å overvåke. Imidlertid skjer det sjelden. En ansatt blir syk, databasen sort tar lengre tid hver iterasjon enn anslått, en nøkkelkonkurrent dropper prisene, en brann ødelegger bygningen ved siden av, og du må evakuere i flere dager, eller en annen faktor påvirker planen din.

Justere prosjektet

Kontrolltrinnet dikterer nå at du må iverksette tiltak for å minimere virkningen og bringe prosjektet tilbake til ønsket mål så raskt som mulig. Ofte betyr dette å gå tilbake til planleggingsstadiet og justere planene. Noen ganger kan det kreve en endring i organisasjonen. Og du må dirigere alle mot de nye målene og inspirere dem. Da kontrollerer du selvfølgelig den nye planen og justerer om nødvendig. Denne syklusen fortsetter til du fullfører oppgaven.

Grunnleggende ledelsesferdigheter som trengs for å kontrollere

Når du kontrollerer arbeidet, må du:

• Overvåke teamets fremgang og prosjekter
• Finne ut at hver rolle oppnås av en ansatt
• Sett standarder for ytelse og kvalitet
• Hjelp teamet med å løse problemer og fjerne hindringer for suksessen
• Gi tilbakemelding på handlinger som er tatt og teamets fremgang
• Gi belønning og anerkjennelse for teamets suksesser og fremgang
• Ta justeringer av beslutninger som tas ved planlegging, organisering og ledende faser etter behov

Ledere kontrollerer også verktøy

I kontrolltrinnet setter du standarder for ytelse og kvalitet, og deretter overvåker du for å sikre at de blir oppfylt. Det er så mange verktøy tilgjengelig som det er ting du trenger å overvåke.

• Planleggingsverktøy: En rekke programvareverktøy lar deg legge inn timeplanen din og deretter oppdatere fremdriften regelmessig. Programmet vil fremheve endringer i timeplanen, slik at du kan identifisere korrigerende tiltak for å ta.
• Økonomiske kontroller: Som leder vil du vanligvis ha et budsjett. Rapportene fra finansavdelingen vil fortelle deg hvordan utgiftene dine (på mennesker og andre ressurser) samsvarer med planen.
• People Control: Du må sørge for at alle menneskene på teamet ditt presterer som planlagt. Hvis de ikke er det, må du finne og fikse årsaken. Forstår de ikke målet? Har de ikke noen ressurs eller ferdigheter de trenger? Er oppgaven for stor for dem og må endres eller tilordnes en annen ressurs? Jobben din som manager betyr å gi teammedlemmene dine tilbakemeldinger om hvordan ytelsen deres oppfyller planen. Når det ikke gjør det, må du ta korrigerende tiltak.

Bunnlinjen

Begynnelsesledelsesferdighetene: Planlegg, organiser, direkte og kontroll er grunnleggende for en lederens evne til å oppnå sine tildelte mål, prosjekter og arbeidsprodukter og fremgang for den delen av en organisasjon som lederen er ansvarlig for. Med suksess i hver av disse grunnleggende ferdighetene, er en leder på rett vei til en vellykket ledelseskarriere.