Ledelsesrapporteringssystemer

Som uttrykket antyder, fanger styringssystemer for ledelsesrapportering av den slags data som et selskaps ledere trenger for å drive virksomheten. Den slags økonomiske data som presenteres i årsrapporter er vanligvis kjernen deres. Slik detaljert økonomisk informasjon er samlet av kontoer, sertifiserte offentlige kontoer (CPAs) og chartret Global Management Accountant (CGMAS).

Imidlertid vil robuste styringssystemer huse data på mye mer detaljerte nivåer enn det som blir presentert for den investerende offentligheten. For eksempel kan et samlede økonomiske resultater for et finansielt service omarbeides i resultatregnskap som er utsatt for:

• Organisasjon (for eksempel divisjon, forretningsenhet eller avdeling)
• Geografisk region
• Produkt
• Klientsegment
• Spesifikke kunder (både detaljhandel og institusjonell)
• Finansiell rådgiver

I mellomtiden er økonomiske beregninger, som inntekter, utgifter og fortjeneste, neppe den eneste bekymringen for styringssystemer. I de best drevne selskapene brukes de også til å spore en rekke ikke-finansielle variabler som er av bekymring for ledelsen, for eksempel:

• Ansattes ansatt
• Klienter, husholdninger og/eller kontoer
• Kundens eiendeler varetektsfengslet
• Netto nye penger satt inn eller trukket tilbake av klienter
• Investeringsytelsen til klientverdier under forvaltning

Designere og brukere av disse systemene

Kontrollere og finansdirektør (finansdirektør) har en tendens til å dedikere en betydelig mengde tid til å utforme, implementere, vedlikeholde og justere styringssystemer, samt til å overvåke og analysere deres produksjon, og anbefale handlingsforløp til ledelse basert på slikt analyse. Ansatte i informasjonsteknologi og ledelsesvitenskap er ofte sentrale partnere med økonomiske ledere og finansanalytikere i utvikling og vedlikehold av styringssystemer.

Skrivebord kontra mainframe

I mange tilfeller konstrueres og opprettholdes styringssystemer for administrasjonsrapportering og vedlikeholdt ved hjelp av stasjonær databehandling, innebygde Excel-regneark og kjører på personlige datamaskiner, i stedet for programmert i hovedmiljøer. I store og små selskaper er både årsakene til å bruke stasjonær databehandling (ofte krever rikelig med mengder manuell datainngang) generelt todelt.

For det første har kostnadene for utvikling og vedlikehold en tendens til å være mye lavere enn med mainframe -applikasjoner.

For det andre gir et stasjonært databehandlingsmiljø mye større fleksibilitet i å endre beregningsalgoritmer og rapporteringsformater enn en typisk mainframe-basert applikasjon. Det er en viktig vurdering i dynamiske forretningsmiljøer der bedriftsstruktur, produkttilbud, forretningsprosesser, analysemetoder og/eller rapporteringskrav er i konstant fluks, eller hvor ledelsen er utsatt for å stille hyppige ikke-standardiserte eller tilpassede spørsmål til sine økonomiske analytikere.

Automatisering kontra manuelle prosesser

Det som kalles styringssystemer for ledelse er, i mange firmaer, ofte sterkt avhengig av manuelle prosesser, og langt fra å være fullstendig (eller til og med først og fremst) automatisert. For eksempel kan mange av rapportene som avvikler på leders pulter faktisk være regneark manuelt befolket med data og formatert av personalet. I denne forstand er ledelsesrapporteringssystemer ofte, i strengere forstand, mer enn informasjonssystemer, da den frasen generelt forstås.

Applikasjoner av administrasjonsrapportering

Ledelsesrapporteringssystemer er ofte kritiske verktøy for å evaluere ytelsen til organisasjoner og ledere, og noen ganger også for ansatte på lavere nivå. Resultatene kan være viktige determinanter for kompensasjon, for eksempel innstilling av bonusbassenger. For eksempel kan lederen og personalet på en forretningsenhet ha sine bonuser drevet av overskuddet som et styringsrapporteringssystem tilskriver den enheten. Likeledes for en produktsjef, hvis firmaet har et velutviklet produktets lønnsomhetsmålingssystem. Også for en markedssjef for utviklingen og lønnsomheten til et gitt klientsegment, hvis ytelsen til det segmentet måles.

Hindringer for å utvikle administrasjonsrapporteringssystemer

Et vanlig problem med å utvikle styringsrapporteringsordninger er at dataene som er nødvendige for å fullføre firmaets årsrapport, skjema 10-K, skjema 10-Q, selvangivelse og rapporter til selskaper til reguleringsbyråer (blant andre utenfor valgkretser), kanskje ikke er detaljert nok eller i et riktig format for å utføre slags analyser (noen av dem nevnt ovenfor) som ledelsen kan trenge å evaluere firmaet og dets bestanddeler, og for å justere dens strategiske retning. Ledelsesrapportering er et teppet begrep for disse slags analyser som brukes internt av ledelsen, snarere enn rapportert til utenforstående enheter (for eksempel investeringspublikummet, skattemyndighetene og reguleringsorganene).

Viktige analytiske problemer

Utviklingen av styring av rapporteringssystemer står ofte overfor hinder relatert til viktige analytiske problemer, for eksempel:

• Intern overføringsprisingsmetodologier
• Tilskrivningen av bedriftskostnader til individuelle produkter eller kunder
• Deling av endringer i klientens eiendeler i de separate virkningene av endringer i markedspriser (i.e., investeringsytelse) og av nettoinnskudd og uttak

I de fleste tilfeller er disse analytiske utfordringene tilgjengelige for flere metoder, som hver har ulemper med seg selv, og er ikke påviselig overlegen i alle situasjoner.