Microsoft Office Skills for CV og følgebrev

Arbeidsgivere i mange bransjer forventer at arbeidssøkere har Microsoft Office (MS) ferdigheter. Selv med fremveksten av Google Drive, en populær konkurrent, er Microsoft Office fortsatt den mest foretrukne produktivitetsprogramvaren i bedrifter over hele verden. Det er ikke sikkert at du trenger å være ekspert på MS -kontor for din neste jobb, men du vil forbedre jobbutsiktene dine og bli vurdert for flere roller hvis du i det minste blir kjent med det grunnleggende.

Dessuten, hvis du søker om noen form for administrativ stilling, må du være godt kjent med å bruke kontorprogrammer for dine daglige oppgaver. Mest sannsynlig vil ansettelsesansvarlig forvente et høyt nivå av MS -kontorferdighet.

For stillinger på høyt nivå vil arbeidsgiveren din forvente at du minst har en grunnleggende ferdighet i MS Word og MS Excel.

Hvilke ferdigheter i Microsoft Office trenger du?

MS Office inkluderer en rekke stasjonære applikasjoner. De vanligste er Excel for regneark, Outlook for e -post, PowerPoint for presentasjoner og ord for tekstbehandling.

Selv om din neste jobb kan bruke en rekke Microsoft Office -applikasjoner, krever mange stillinger daglig bruk av enten, eller begge deler, MS Excel, MS Word og MS PowerPoint. Følgende beskrivelser dekker ferdigheter i disse programmene som en arbeidsgiver kan kreve, slik at du kan pusse opp disse etter behov og inkludere dem på CVen. 

Typer Microsoft Office -ferdigheter

MS Excel

Du kan få ekstra vurdering fra potensielle arbeidsgivere hvis du lar dem få vite at ferdighetsnivået ditt i MS Excel inkluderer kunnskap og erfaring med å bruke følgende funksjoner: 

• Svingbord: Du kan administrere, sortere og analysere data på en rekke måter ved å bruke Excel hvis du er i stand til å mestre kunsten til Pivot -tabellen. Pivot -tabeller gjør automatiske handlinger som sortering og gjennomsnitt for å hjelpe deg med å analysere data raskt, ved å bruke formler, sorter og andre funksjoner som ellers vil ta timer å trekke ut for dataanalyse.
• Formelfunksjoner: Å vite hvordan du bruker grunnleggende formler i Excel kan hjelpe deg med å lage regneark som gir arbeidsgiverens reelle verdi. Bli kjent med formlene for enkle matematikkberegninger, og lær ofte brukte ferdigheter, for eksempel hvordan du kobler data fra ett regneark til et annet, hvordan du finner informasjon i store datasett ved å bruke formler som Vlookup, og hvordan du bruker filteret og subtotale funksjoner å sortere og presentere data i visuelt tiltalende formater.
• Formatering: Det er ingen regel som sier at regneark må være stygge eller kjedelige. Regneark som er formatert ved hjelp av jevn fontstørrelse, merkevarespesifikke farger og ensartet avstand vil bli bedre mottatt av kolleger og sjefer. Utover det grunnleggende om å lage regneark visuelt velsmakende, gir Excel en rekke formateringsalternativer du kan bruke for å gjøre dataene dine lettere lesbare og estetisk tiltalende. Ikke undervurder kraften til en godt plassert linjeskiller eller et sparsomt anvendt fargeskjema.

MS Word

For skriftlig ord kommunikasjon i virksomheten er MS Word det valgte systemet. De fleste arbeidsgivere vil søke kandidater som kan utføre følgende oppgaver i MS Word.

• Formatering og sideoppsett: Mange mennesker føler seg ikke i stand til å forstå det grunnleggende om MS-ordets tilsynelatende vanskelig å bruke formatering og sideoppsettfunksjoner. Det vil være til fordel for deg å lære det grunnleggende om disse funksjonene fordi de er kjerne til å bruke MS Office. Formatering kan involvere ting som tilpassede gjentatte overskrifter, flere kolonner, sidetall og font- og fargevalg.
• Malbygging og redigering: Når du har opprettet noe du liker, kan du lagre malen og gjenbruke den igjen og igjen.
• Bruke SmartArt & Text Boxes: Msword er flott for mer enn tekstbaserte dokumenter. Det er også nyttig for ting som flygeblad og skilting. Ord gjør det enkelt å lage en flygeblad når du vet hvordan du bruker SmartArt og tekstbokser. Former og tekstbokser kan til tider være uhåndterlige fordi det er vanskeligere å få dem til å overlappe hverandre, og de kan noen ganger hoppe rundt på siden, men når du først har fått tak i det og forstår quirks, vil du være en mester.
• Sporendringer: Hvis du vurderer et utkast til andres arbeid, er det viktig å kunne bruke sporendringsfunksjonen, som viser eventuelle endringer fra originalteksten, for eksempel lagt til eller slettede ord, eller oppdateringer til formatering, i en annen farget, understreket skrift. Å vite hvordan du setter inn kommentarer er også viktig, og du kan finne begge disse funksjonene i fanen Review. 

Hvis du foretrekker å ikke bruke Photoshop eller ikke har tilgang til profesjonell digital design, lager MS Word og Publisher gode alternativer til enkle visuelle designprosjekter ved hjelp av bilder, former, farger og andre designelementer.

MS PowerPoint

PowerPoint er presentasjonsprogramvare. Det gjør det mulig for designeren å lage et bredt utvalg av tilpassede lysbilder for å projisere på en skjerm. Arbeidsgivere vil søke kandidater som kan sette sammen en presentasjon i PowerPoint som inkluderer tekst, bilder, grafikk og regneark. PowerPoint har mange funksjoner, for eksempel skygger, lyder og glideoverganger. De som er flink til PowerPoint, vil vite hvordan de skal bruke de riktige funksjonene for vekt mens de ikke går over bord med for mange distraksjoner.

• Tilpassede lysbilder og maler: Arbeidsgivere vil ha noen som kan skape et attraktivt lysbilde fra bunnen av og som forstår de grunnleggende designelementene i komposisjon, farge og balanse. En vellykket kandidat vil også kunne legge inn nye data til en eksisterende mal.
• Animasjon: Å legge animasjoner til tekst og bilder gir et lag med spenning til hvert lysbilde. Animasjoner lar elementer på siden zoome eller falme inn og ut. Arbeidsgivere vil foretrekke kandidater som smakfullt og gjennomtenkt kan bruke denne funksjonen uten å gå over toppen.

Å jobbe med MS -kontor kan være morsomt og givende. Microsoft Office -ferdigheter kommer godt med omtrent enhver rolle, men spesielt i et arbeidsmiljø der administrative oppgaver er verdsatt.

Vurder å legge til en ferdighetsdel til CVen din for å fremheve dine mest verdifulle ferdigheter.

Pensle på ferdighetene dine og vær forberedt på å snakke om hva du kan gjøre med MS -kontoret i ditt neste intervju.

Flere Microsoft Office -ferdigheter

• MS Outlook
• MS Publisher
• MS -sertifiseringer
• OneDrive
• OneNote
• Diagrammer
• Konfigurer e -postinnstillinger
• Elektroniske visittkort
• Skriftlig kommunikasjon
• Samarbeid
• Digital fil/mappeorganisasjon
• Formskaping
• Etikettoppretting
• Digitale presentasjoner
• Spørringsskaping
• Lysbildefremvisning
• Dataanalyse
• Database ledelse
• E -postfilter
• E -postvedlegg
• Grammatikk sjekk
• Mail Merge
• Sideoppsett
• Utskriftsinnstillinger
• Planlegging
• E -post signaturer
• Dokumentdeling
• Stavekontroll
• Design

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Legg til relevante ferdigheter til CVen din: Hver jobb vil kreve forskjellige ferdigheter og erfaringer, så sørg for at du leser stillingsbeskrivelsen nøye og fokuserer på de aktuelle jobbferdighetene som er oppført av arbeidsgiveren.

Uthev ferdigheter i følgebrevet: Bruk ferdighetene ovenfor når du lager brevet. For hver ferdighet du inkluderer, kan du tenke deg at du blir intervjuet og trenger å gi et eksempel på en tid du brukte ferdigheten.

Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Under intervjuet ditt, vær forberedt på å diskutere funksjonene du er kjent med og hva du kan gjøre.