Nonprofit Accounting Guide hva du trenger å vite

En ideell organisasjons regnskapsansvar er fra for-profit virksomheter. Regnskap kan være vanskelig for en nonprofit, og enda mer hvis du ikke har råd til å ansette en profesjonell regnskapsfører for å administrere økonomien din. Denne guiden går gjennom det grunnleggende om regnskap for ideelle organisasjoner, slik at du kan gjøre ditt beste med tilgjengelige ressurser.

Kjenn dine økonomiske vilkår

Før du hopper i regnskap, er det nyttig å vite noen grunnleggende regnskapsbetingelser som du vil komme over. Husk at disse begrepene kan få en litt annen betydning når de brukes på ideelle organisasjoner i stedet for for-profit virksomheter. Når du er kjent med disse grunnleggende vilkårene, kan du bedre forstå din ideelle organisasjonsbehov, og begynne å prioritere aktivitetene dine.

• Eiendeler: Ting din ideelle organisasjon eier, som kontanter, patenter eller kontorutstyr
• Forpliktelser: Ting din ideelle organisasjon skylder, som lån eller gjeld
• Typer inntekter: Alle penger som kommer inn i din ideelle organisasjon, for eksempel donasjoner, tilskudd, medlemsavgift, investeringer, billetter, programgebyr eller serviceavgifter
• Netto eiendeler: Eiendeler minus forpliktelser. Netto eiendeler kan klassifiseres på en av to måter: de med giverbegrensninger, og uten donorbegrensninger

Disse donorbegrensningene kan ytterligere deles inn i tre kategorier:

1. Ubegrenset: Bruk disse midlene til ethvert formål, selv for daglig drift. For eksempel er donasjoner til det årlige fondet ditt ubegrenset, noe som betyr at giverne overlater det til organisasjonen å bestemme hvordan de blir brukt.
2. Midlertidig begrenset: Disse midlene kan bare brukes på et bestemt program eller på et bestemt tidspunkt. Eksempler inkluderer penger som er gitt under en krise eller nødsituasjon der giverne vil ha pengene som brukes på den hendelsen.
3. Permanent begrenset: Disse midlene kan aldri brukes av ideelle organisasjoner, men kan tjene renter fra å bli investert. For eksempel kan en organisasjon ikke bruke korpuset for begavelsesfond, selv om interessen disse midlene tjener kan brukes.

Forbered organisasjonens regnskap

Som nonprofit er åpenhet i operasjoner kritisk. En måte å styrke denne åpenheten på er å utarbeide regnskapene dine ordentlig. I henhold til de allment aksepterte regnskapsprinsippene (US GAAP), bør ideelle organisasjoner komme med følgende uttalelser for rapportering:

Uttalelse om finansiell situasjon

I likhet med et for-profit selskaps balanse, bryter en erklæring om finansiell stilling ned eiendeler, forpliktelser og netto eiendeler. Det er et generelt øyeblikksbilde av helsen til din ideelle organisasjon.

Aktiviteter

Et nonprofits primære formål er å tilby tjenester eller programmer som oppfyller spesifikke behov. En aktivitetserklæring rapporterer om inntekter og utgifter med giverbegrensninger og uten.

Uttalelse om funksjonelle og naturlige utgifter

Rapportering av utgifter etter natur og funksjon i et regnearkformat hjelper med å spore aktiviteter og prestasjoner. 

For eksempel vil utgifter bli brutt ned etter funksjon, for eksempel programmer, innsamling eller administrativ. De vil også bli brutt ned av arten eller typen utgifter, for eksempel lønn, forsyninger eller markedsføring.

Oppstilling av kontantstrømmer

I likhet med et for-profit selskaps kontantstrømmer, rapporterer dette dokumentet hvor mye kontanter og kontantekvivalenter som går inn og forlater organisasjonen over en bestemt periode. Kontantstrømmen din kan være enten positiv eller negativ, avhengig av om innstrømmene er høyere enn utstrømninger (positive) eller om tilstrømningen er mindre enn utstrømning (negativt). Kontantstrømmer svinger og reflekterer ikke overskudd eller tap på lang sikt.

Denne uttalelsen er delt opp i tre seksjoner: Investering, finansiering og drift. 

1. Investeringsdelen av uttalelsen rapporterer beløp brukt på langsiktige eiendeler, for eksempel investeringer eller utstyr. 
2. Finansieringsdelen rapporterer beløp mottatt fra lån eller tilbakebetaling. 
3. Driftsdelen av rapporten skisserer hva som ikke er inkludert i investerings- eller finansieringsseksjonene.

Merknader til regnskap

Det er viktig å inkludere ytterligere avsløringer angående begrensninger, likviditet og andre notater i denne delen. Vanlige avsløringer for ideelle organisasjoner inkluderer et sammendrag av regnskapsprinsipper, informasjon om investeringer, status for eiendeler og avskrivninger, status for utestående lån eller leiekontrakter, samt statusen til langsiktige pantsettelser fra givere.

For å sammenstille disse uttalelsene, må din ideelle organisasjon selvfølgelig spore inntekter, utgifter og aktivitet. Nøyaktig sporing krever oppmerksomhet på detaljer, i tillegg til å velge regnskapsprogramvare som er passende for organisasjonens størrelse og kompleksitet.

Spore finansiering som kommer inn og utgifter som går ut

For å sette sammen nøyaktige regnskaper, er det viktig å spore alle midler som kommer og gå fra organisasjonen din, best gjort ved å bruke et organisert system (skissert nedenfor). Dessuten, fordi skattekoden kan endre seg, må du vite hva du sporer og hvorfor. Det er viktig å holde inntekter og utgifter separate, men du bør også snakke med en skatteekspert for å sikre at du registrerer alt du trenger for å ivareta din skattefrie status.

Det er to forskjellige sporingsmetoder ideelle organisasjoner kan bruke: Kontantbasisregnskap eller Opptjeningsbasisregnskap.

Kontantbasisregnskap

Med kontantbasisregnskap registrerer du inntekter når fysiske kontanter mottas, ikke når en transaksjon finner sted. Du registrerer utgifter når kontanter betales. Å bruke dette systemet i en nonprofit, for eksempel, betyr at du vil registrere betalingen når du mottar et medlem eller giverens betaling.

Kontantbasis kan bare brukes hvis du ikke har mer enn 25 millioner dollar i brutto kvitteringer for de 3 foregående skatteårene, noe som gjør det til et populært system for mindre ideelle organisasjoner.

Opptjeningsbasisregnskap

Med periodiseringsregnskap registrerer du inntekter eller utgifter når transaksjoner finner sted. For eksempel vil du registrere transaksjonen når du sender en faktura for avgifter eller en pantet donasjon. Ikke når du mottar den fysiske betalingen. 

Nonprofit regnskap er imidlertid ikke bare begrenset til donasjoner og utgifter. Ikke glem de andre aktivitetene du også bør spores, for eksempel investeringer og sparing. En rekke nonprofit regnskapsprogramvare er tilgjengelig for å gjøre sporing enklere, og mange av dem er enkle å implementere og rimelige å starte opp.

Fil et skjema 990

I følge skattemyndighetene er det mer enn 30 typer ideelle organisasjoner som er fritatt for føderale skatter og mange statlige skatter.Den vanligste typen ideell organisasjon er A501 (c) (3), som enten er en offentlig veldedighet eller et privat stiftelse.

Selv om ideelle organisasjoner er fritatt for føderale skatter, må de fremdeles sende inn et årlig informasjonsdokument kjent som et skjema 990. Skjema 990 er et offentlig dokument som lar skattemyndighetene og publikum undersøke et ideelt organisasjons oppdrag, økonomi og drift for året før. Avhengig av din ideelle organisasjons eiendeler eller brutto kvitteringer, vil du sende inn skjema 990, 990-PF, 990-EZ eller 990-N. Noen kirker og trosbaserte organisasjoner kan være fritatt for dette kravet hvis de ikke formelt har innlevert for 501 (c) (3) Status.

Husk at det å være unntatt fra føderale inntektsskatter ikke betyr at du kan hoppe over innlevering av en selvangivelse. Det kan hende du også må betale eiendomsskatt eller omsetningsavgift. I noen stater kan det være vanskelig å navigere i skattekoder og ansvar, men å bli medlem av statens forening av ideelle organisasjoner kan hjelpe deg med å finne informasjon om lokale og statlige forskrifter.

Gi rom for profesjonell regnskap i budsjettet

Selv om denne guiden er ment å tilby deg en introduksjon til ideell regnskap, erstatter den på ingen måte profesjonell kompetanse. Mange ideelle organisasjoner tildeler regnskapsoppgaver til en utrent ansatt eller frivillig-en stor feil. Uerfaren bokføring kan ofte føre til utilsiktet svindel og kostbare feil. Derfor er en profesjonell med erfaring og opplæring i ideell regnskap viktig for organisasjonen din.

En CPA kan også veilede styremedlemmer og ansatte gjennom kontoene, og sikrer at alle blir informert og oppdatert. Kunnskapsrike ansatte og styremedlemmer kan føre til en mer stabil og organisert nonprofit. I tillegg kan det hende du kan finne en frivillig som også fungerer som en villig og erfaren CPA eller regnskapsfaglig profesjonell.

Denne artikkelen er bare for informasjonsformål. Det er ikke ment å være juridisk rådgivning. Sjekk andre kilder, for eksempel skattemyndighetene, og rådfør deg med advokat eller regnskapsfører.