Personlig assistent gjenoppta prøve og ferdighetsliste

Personlige assistenter ligner på utøvende assistenter eller kontorassistenter ved at alle utfører rutinemessige oppgaver av administrativ type slik at noen andre ikke trenger å. Plikter vil sannsynligvis inkludere screening eller svare på telefonsamtaler, brev og e -post, administrere tidsplaner og ta notater på møter.

Forskjellen med personlige assistenter er at de bare hjelper en enkelt person, og de kan også hjelpe med personlige oppgaver som shopping eller planlegging av sosiale engasjementer.

Noen mennesker delegerer prosjektarbeid til assistentene sine eller har assistentene sine til å stå i for dem i sitt fravær.

Jobbkrav for personlige assistenter

Selv om det ikke er noe fast minimumskrav for personlige assistenter når det gjelder utdanning, hjelper en bakgrunn i forretnings- eller administrativt arbeid. Et annet eller tredje språk kan også være viktig i noen tilfeller. Generelt er ferdighetene du har viktigere enn utdannelsen din. En diskusjon av noen av disse nødvendige ferdighetene kan hjelpe deg med å bestemme om denne typen jobb er noe for deg.

Her er en liste over personlige assistentferdigheter for CV, følgebrev, jobbsøknader og intervjuer. Nødvendige ferdigheter vil variere basert på jobben du søker, så gjennomgå også listen over ferdigheter som er oppført etter jobb og etter type ferdighet. Se gjennom disse listene og se om du har brukt disse ferdighetene i tidligere jobber eller har skaffet dem gjennom trening.

Gjøre notater om når og hvordan du brukte eller utviklet disse ferdighetene. Legg dem deretter til CV og følgebrev eller hold deg nyttig for å fylle ut jobbsøknader. Menneskene som viser applikasjoner vil ofte lete etter nøkkelferdigheter. Match opp ferdighetene dine med de som er lagt ut som nødvendig for jobben. Så pass på at de er nevnt i følgebrevet og oppført på CVen.

Du bør også utvikle intervjusvar om hvordan du brukte ferdighetene dine i tidligere stillinger. Ha et eksempel på hvordan du løste et problem på arbeidsplassen ved å bruke en eller flere av disse ferdighetene. Vis hvordan bruk av ferdighetene dine bidro til suksessen til et prosjekt.

Eksempler på nødvendige ferdigheter

Denne listen er ikke uttømmende, men inkluderer noen av de viktigste, etterspurte ferdighetene for personlige assistenter.

Organisasjon og tidsstyring

Som personlig assistent vil en stor del av jobben din være å holde noen andre organisert og etter planen. Du må derfor være godt organisert deg selv. Heldigvis kan organisatoriske ferdigheter læres. Det er spesifikke teknikker du kan tilpasse for å gjøre din bruk av tid mer effektiv og for å holde livet og lederen din i orden ellers i orden.

Skriftlig og verbal kommunikasjon

Du må forstå og følge instruksjonene, og du må overføre informasjon tydelig og ærlig. Avhengig av detaljene i din posisjon, kan det hende du også må ønske klienter velkommen, svare på korrespondanse eller lage rapporter og presentasjoner. Alle disse oppgavene krever førsteklasses kommunikasjonsevner, inkludert tale og skriving, lytting og lesing.

Nøyaktighet og oppmerksomhet på detaljer

Oppmerksomhet på detaljer er en kritisk komponent i både å holde seg organisert og kommunisere godt.

Vaghet eller unøyaktighet skaper ineffektivitet i beste fall, og kan også forårsake alvorlige feil eller fremmedgjøre managerens kolleger.

Kunnskap om relevant programvare

Hvilken programvare du må håndtere kan variere, men sannsynligvis vil omfatte tekstbehandling, regneark, databaser, kalendere, Desktop -publisering og PowerPoint, eller noe tilsvarende. Å kunne gi minst minimal teknisk støtte et pluss. Det kan hende du må evaluere flere forskjellige programmer og apper å velge selv som gir de beste verktøyene for å oppnå lederens mål. Alltid, jobben din er å gjøre managerens jobb enklere og enklere, og det kan kreve mye problemløsing bak kulissene.

Takt og skjønn

Som personlig assistent vil du ofte bli utsatt for sensitivt materiale, fra forretningshemmeligheter til svært personlig informasjon som du trenger for å holde konfidensiell.

 En beslektet ferdighet er å være taktfull, evnen til å reagere forsiktig eller ikke i det hele tatt på informasjon som andre mennesker kan ha vanskelig eller pinlig. Du må med andre ord være en trygg person for at manageren din skal være sårbar rundt. Tross alt er det bare du vet hvor mye hjelp de trenger.

I slekt: Beste CV -skrivetjenester

Ferdighetsliste

Administrative ferdigheter

Disse ferdighetene er ofte en del av stillingsbeskrivelsen for en personlig assistent eller er ferdigheter til merverdi. Arbeidsgiveren din kan trenge noen som kan gjøre disse oppgavene for henne.

• Administrativt
• Avtaler
• Korrespondanse
• Ærend
• arrangementer
• Arrangementsplanlegging
• Arkivering
• Implementere prosedyrer
• Vedlikehold av tidsplaner
• Møter
• Kontorledelse
• Prosjektledelse
• Forskning
• Planlegging
• Tar diktat
• Tar meldinger
• Tar notater
• Reisearrangementer
• Reiseplanlegging

Kommunikasjonsferdigheter

Som personlig assistent er alle aspekter av kommunikasjon viktig for jobben. Vær klar til å vise din erfaring eller trening.

• Svar telefonen
• Kommunikasjon
• E -post
• Hilsen besøkende
• Håndtering av henvendelser
• Nettverk
• Ikke-verbal kommunikasjon
• Screening samtaler
• Muntlig kommunikasjon
• Skriftlig kommunikasjon

Økonomiske ferdigheter

Har du erfaring eller trening for disse oppgavene?

• Regnskap
• Budsjettering
• Innkjøp
• Sourcing
• Shopping

Teknologiferdigheter

Kan du bruke forskjellige plattformer og enheter og gjøre grunnleggende feilsøking?

• Datamaskin (PC, Mac, nettbrett)
• Database ledelse
• Microsoft Office
• Presentasjonsforberedelse
• Rapporter
• Tekstbehandling

Personlige mestringsevner

Disse ferdighetene er ofte en del av personligheten din. Vis hvordan du har brukt dem og utviklet dem.

• konfidensialitet
• Diplomatisk
• Diskresjon
• Fleksibilitet 
• Mellommenneskelig
• Multitasking
• Organisasjon
• Positiv holdning
• Problemløsning
• Profesjonell opptreden
• Selvmotivert
• Lagspiller
• Tidsfordriv
• Jobbe selvstendig

Hvis du ikke har brukt disse ferdighetene på en tidligere jobb, kan du se på hvordan du har utviklet dem på frivillige eller ubetalte jobber eller bruk dem i ditt personlige liv. Bruker du disse ferdighetene som en del av et trosfellesskap eller for et studentprosjekt på skolen? Har du utviklet ferdigheter som en del av et idrettslag eller individuell sport? Den erfaringen kan også være verdifull og gjøre deg til en bedre kandidat for stillingen.

I det følgende eksemplet CV designet for en personlig assistent, må du merke deg hvordan flere av ferdighetene som er nevnt ovenfor er innlemmet i teksten, spesielt "kjernekvalifikasjonene.""

Prøve personlig assistent CV

Dette er et eksempel på en CV for en personlig assistentstilling. Last ned CV -malen (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Prøve personlig assistent CV (tekstversjon)

Carly søker
999 Main Street
New York 10003
(123) 555-1234
Carly.søker@e -post.com

Karrieremål

Detaljorientert og høyt organisert personlig assistent godt kjent med å gi sømløs støtte til ledere på C-nivå, samt uavhengig utføre administrativ, avtale og reiseplanlegging, shopping og planleggingsansvar med uanstrengt effektivitet søker en personlig assistentposisjon med en topp fast.

Kjernekvalifikasjoner

• I stand til å behandle sensitive data og håndtere all korrespondanse og diktat med kompromissløs integritet og konfidensialitet.
• Jeg kan enkelt bygge rapport med kunder, leverandører og prosjektinteressenter både personlig og skriftlig.
• Kunne utnytte utdanning i regnskap for å balansere bøker nøyaktig og utføre budsjettering og kjøpefunksjoner.
• Opprettholder alltid en positiv og fullstendig profesjonell opptreden, med muligheten til å innpode andres tillit og engasjement.

PROFESJONELL ERFARING

Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Personlig assistent for presidenten, September 2016-nåtid

Gi omfattende administrativ og personlig støtte til grunnleggeren av Boutique Financial Rådgivende firma, med et ansvarsomfang som inkluderer diktat, korrespondanse, kontorstyring, leverandørforhold, utnevnelsesplanlegging, reisekoordinering og begivenhetsplanleggingsfunksjoner.

• Planlagte alle detaljer for svært vellykkede klientforholdsarrangementer inkludert golf- og tennis resorthelger, seminarer om økonomisk planlegging og aksjeeierbanketter.
• Hentet og sikret kostnadseffektive reise- og underholdningsleverandører reduserer reiseutgiftene med 15%.
• Brukte Adobe Creative Suite for å lage visuelt engasjerende nye markedsføringsbrosjyrer og et månedlig nyhetsbrev.

UTDANNING

Bachelor of Science in Business Administration (Mindre: regnskap)2016; GPA 3.9
University of Missouri, Columbia, MO
Dean's List; Uteksaminert summa cum laude

Tekniske ferdigheter: Microsoft Office Suite, QuickBooks og Adobe Creative Suite. Flytende på spansk.