Forbereder seg på en fysisk arbeidstakers kompensasjon

Som mange bedriftseiere, kan du grue deg til tanken på en kompensasjonsrevisjon for fysisk arbeidere. Utsiktene til en revisjon kan virke mindre skremmende hvis du vet hvilke poster forsikringsselskapet vil trenge og organisere dem på forhånd. Noe avansert forberedelse fra din side vil bidra til å sikre at revisjonen går raskt og jevnt.

Planlegge revisjonen

Hvis arbeidstakerens kompensasjonsforsikringsselskap planlegger å foreta en fysisk revisjon, bør den varsle deg via brev eller telefon kort tid etter at arbeidstakerens kompensasjonspolitikk er utløpt. Tilsynet skal planlegges for en dato som er praktisk for deg. Du trenger tilstrekkelig ledetid for å samle inn den nødvendige informasjonen. Be forsikringsselskapet om en liste over dataene som revisor vil kreve for revisjonen. 

Merk at den tildelte revisor kanskje ikke er ansatt i forsikringsselskapet. Noen forsikringsselskaper opprettholder en egen revisjonsavdeling bemannet med sine ansatte. Andre outsource revisjonsfunksjonen til et uavhengig revisjonsfirma. Prosessen skal være den samme, enten en forsikringsselskapsansatt eller en entreprenør utfører revisjonen.

Poster du trenger

Revisor trenger økonomiske data for den tidsperioden som dekkes av politikken som blir revidert. Her er typen informasjon du kan bli bedt om å gi:

• Regnskapshovedbok
• Skatteformer, spesielt skjema 941 og 944, arbeidsgivere føderal selvangivelse (henholdsvis kvartalsvis og årlig))
• Registreringer av kontantutbetalinger
• Betalinger for tjenester levert av uavhengige entreprenører. Revisor må bekrefte at disse arbeiderne ikke er dine ansatte.
• Betalinger for tjenester levert av underleverandører
• Forsikringssertifikat for hver underleverandør du ansatt
• W-2 og 1099 skjemaer
• Jobbbeskrivelse for hver arbeider. Forsikre deg om at det nøyaktig beskriver arbeiderens plikter.
• Beskrivelse av forretningsdriften din
• Lønnsregister for politikkens periode. Revisor må bekrefte alle lønnskilder som leveres til hver arbeider (lønn, bonuser osv.).
• Lønnsbegrensninger som gjelder for utøvende ansatte, partnere, eneeiere eller andre rektorer som er dekket under policyen
• Din erfaring med rangering av regneark

Når du har samlet de nødvendige dataene, må du organisere dem. Sett alle lønnsoppgavene dine (for eksempel W-2-skjemaer, lønnsstubber og overtidsoppføringer) sammen slik at informasjonen er lett tilgjengelig. På samme måte legg all informasjon relatert til underleverandører, inkludert betalingsbeløp og forsikringssertifikater, på ett sted. Din innsats vil lønne seg, noe som gjør revisjonen enklere og raskere.

Møte med revisor

Når revisor kommer, må du henvise ham eller henne til et rolig sted der individet kan jobbe uten å bli forstyrret. Prøv å være samarbeidsvillig og svare på revisorens spørsmål så godt du kan. Hvis du ber en pålitelig ansatt om å møte revisor på dine vegne, må du være sikker på at han eller hun:

• kjenner virksomheten din godt
• forstår alle faser av firmaets virksomhet
• vet hvilke oppgaver som utføres av hver ansatt
• Forstår selskapets kompensasjonspolitikk for arbeidstakere, inkludert klassifiseringene den inneholder
• Forstår firmaets økonomiske poster, inkludert lønnsdata, slik at han eller hun kan svare på spørsmål fra revisoren

Hvis selskapet ditt bruker et bokføringsfirma på stedet for å håndtere regnskaps- og lønnsfunksjonene dine, kan du sende revisor til bokholderens kontor? Nei! Bokholderen din kan gi de økonomiske postene revisorbehovene, men en fysisk revisjon må gjennomføres i dine lokaler.

Hva er inkludert i lønn?

Grunnlaget for arbeidstakers kompensasjonspremier er godtgjørelse (lønn), den økonomiske verdien av tjenestene dine ansatte leverer til din organisasjon. Forsikringsselskapet ditt beregner premien din ved å multiplisere en hastighet ganger godtgjørelsen og dele resultatet med 100. NCCI og noen statlige arbeidstakers kompensasjonsmyndigheter gir en skriftlig definisjon av godtgjørelse. Mens definisjonen varierer fra stat til stat, inkluderer den generelt følgende:

• Brutto lønn og lønn, inkludert tilbakevirkende lønn og lønn
• Total provisjoner mottatt av en arbeider inkludert eventuelle trekninger mot dem
• Bonuser inkludert aksjebonusplaner
• Ferie, ferie og sykelønn
• Overtidsbetaling. I de fleste stater beregnes overtidslønn til rett tid. For eksempel, hvis en arbeidstakers timepris er $ 20, og han får betalt $ 600 for 20 timer overtid, vil bare $ 400 av overtidslønnen bli inkludert som godtgjørelse.
• Betalinger gjort av deg som ellers ville blitt holdt tilbake fra ansattes lønn som loven kreves for sosial sikkerhet, Medicare eller en pensjonsplan
• Betaling til arbeidere på et annet grunnlag enn tiden jobbet. Eksempler er stykkearbeid, overskuddsdeling eller insentivplaner.
• Betaling eller godtgjørelser for håndverktøy eller håndholdte elektroverktøy som arbeidere bruker for å utføre jobben sin
• Leieverdi av en leilighet eller et hus levert til en ansatt. Verdien av annen overnatting og måltider mottatt av en arbeider som en del av hans eller hennes lønn
• Betalinger trukket fra arbeidernes brutto lønn for pensjon, kafeteria eller spareplaner
• Lønn for ansatte i uforsikrede underleverandører (se kommentarer nedenfor)

Hva er ekskludert fra lønn?

Meningen med godtgjørelse utelukker vanligvis visse kostnader. Mens unntakene varierer fra en stat til en annen, utelukker de fleste stater følgende:

• Tips og andre drikkepenger mottatt av ansatte
• Betalinger fra arbeidsgiveren til gruppeforsikring eller pensjonsplaner
• Avslutningslønn (annet enn for tid fungerte)
• Rabatter på varer kjøpt fra arbeidsgiveren
• Refunderte forretningsutgifter
• Betal for aktiv militær plikt
• Ensartede kvoter

Klassifiseringer

En av en revisors primære oppgaver er å sikre at virksomheten din blir klassifisert på riktig måte. For å gjøre denne vurderingen vil revisor gjennomgå bedriftens drift og deretter avgjøre om klassifiseringene på policyen din er passende.

Revisor begynner vanligvis med å evaluere din Grunnleggende klassifisering. Det er klassifiseringen som best beskriver din generelle virksomhet. Det er ofte det samme som Regjerende klassifisering, som er klassifiseringen som er tildelt mest lønn. Anta for eksempel at du driver en maskinbutikk. Noen av dine ansatte jobber med dreiebenker mens andre driver borepresser eller stemplemaskiner. Aktivitetene som utføres av dine ansatte varierer fra arbeidstaker til arbeider, men alle passer til din grunnleggende klassifisering, maskinbutikk. Siden det meste av lønnen din går til maskinbutikkarbeidere, er maskinbutikk din styringsklassifisering.

Noen ansatte kan utføre oppgaver som krever separate klassifiseringer. Anta for eksempel at maskinbutikken din sysselsetter en geistlig arbeider som utfører jobben sin på et lukket kontor borte fra andre arbeidere. Denne ansatte vil sannsynligvis bli tildelt klassifiseringens geistlige ansatt i stedet for maskinbutikk.

Arbeidernes kompensasjonsklassifiseringssystemer er basert på komplekse regler som kan være vanskelig for forsikringstakerne å forstå. Hvis revisoren din omklassifiserer virksomheten din eller beregner premien din på en måte du ikke forstår, kan du be ham eller henne om en enkel forklaring. Hvis du fremdeles er forvirret, kan du be agenten eller megleren din om hjelp.

Underleverandører

Mange stater har lover som pålegger entreprenører ansvar som ansetter uforsikrede underleverandører. Disse lovene vil gjelde for deg hvis virksomheten din fungerer som en entreprenør, og IT -underleverandør fungerer for andre.

Anta for eksempel at selskapet ditt, ABC Construction, ansetter en underleverandør som heter P & J Plumbing for å gjøre rørarbeid i en bygning du pusser opp. En ansatt i P&J er skadet på jobben og prøver å samle arbeidstakernes kompensasjonsfordel fra arbeidsgiveren hans. Arbeideren er mislykket fordi P&J ikke har kjøpt arbeidstakers kompensasjonsdekning. I de fleste stater kan den skadde arbeideren søke fordeler under arbeidstakerens kompensasjonspolitikk.

Forsikringsselskaper er lovpålagt å gi fordeler skadde ansatte av uforsikrede underleverandører ansatt av forsikringstakerne. Dermed vil revisor gjennomgå skattedokumentene dine, inkludert alle 1099 skjemaer du har utstedt til underleverandører. Han eller hun vil bekrefte at du skaffet deg et forsikringsbevis fra hver underleverandør du ansatt. Hvis noen underleverandør ikke ga bevis for arbeidstakers kompensasjonsforsikring, vil revisor belaste deg en ekstra premie for den entreprenørens forsikringsdekning.

Satsen som belastes for en uforsikret underleverandør avhenger av hvilken type arbeid underleverandør utførte. For eksempel, hvis underleverandøren utførte takarbeid, vil hastigheten for gjeldende takklassifisering bli brukt. Satsen vil bli brukt på hele eller en del av kostnadene for det underleverandørarbeidet. Hvis pengene du betalte til underleverandøren bare var for arbeidskraft, vil hele kostnaden (delt på 100) bli brukt som grunnlag for premien.

Entreprenør kontra underleverandør

Hvis virksomheten din ikke er en entreprenør, er du ansvarlig for skader påført av ansatte i uavhengige entreprenører du ansetter? Svaret er generelt nei. En entreprenør driver en uavhengig virksomhet og er ansvarlig for å gi arbeidstakers kompensasjonsfordeler til de skadde ansatte.

Anta for eksempel at du eier en butikk. Du ansetter et fantastisk gulv, en gulventreprenør, for å rive ut et gammelt gulv i butikken din og erstatte den med et nytt. Du skisserer resultatet du vil ha (et nytt gulv), og Fabulous gjør jobben. En fantastisk veileder fører tilsyn med arbeidet, setter arbeidsplaner og dikterer hvordan ansatte utfører jobbene sine. Hvis en fantastisk ansatt blir skadet mens du installerer det nye gulvet, vil fabelaktig (ikke firmaet ditt) være forpliktet til å gi fordeler.

Det er noen situasjoner der et selskap kan holdes ansvarlig for skader på ansatte i en uavhengig entreprenør. Dermed bør du insistere på at alle uavhengige entreprenører gir et forsikringssertifikat om at de har kjøpt arbeidstakers kompensasjonsforsikring.