Prosjektstyringsstrukturer

Styring kan være et av de tørrere fagene i prosjektledelse, men det er også en av de viktigste. Det er slik toppledelsen vet at teamene deres gjør en god jobb, og det beroliger dem med at prosjektet utspiller seg som det skal. Det gir også sjekkene og saldoen som er nødvendige for at ledere skal vite at penger blir brukt på måter som er passende og tilpasset virksomhetssaken.

Til syvende og sist er det prosjektsponsorens ansvar å sikre at det er tilstrekkelig styring, men prosjektledere kan også ta en aktiv rolle i dette. Uansett rolle, det hjelper å forstå prosjektstyring og hvordan det hjelper teamene med å oppnå sine mål.

Definere prosjektstyring

"Governance", i prosjektstyringsbetingelser, refererer til retningslinjer, prosesser, standarder, prosedyrer og retningslinjer som bestemmer hvordan prosjekter blir ledet, kjørt og kontrollert av organisasjonen din. Det er rammen som et prosjekt utvikler seg i. Det inkluderer de økonomiske aspektene ved prosjektet, så vel som logistikk, personell og materialer relatert til prosjektet.

Styring kan være omfattende og "tung" med mye byråkrati, eller "lys", med minimalt tilsyn. Ledere bør sikte på riktig styringsnivå for sitt miljø og kultur. Å sørge for at styringspolitikken passer til formålet med prosjektet er en nøkkelfaktor for å sikre at de er effektive.

Styring starter på toppen. I store selskaper bør dette omfatte en forpliktelse til retningslinjene for prosjektstyring fra selskapets styre. Holdningen og standardene som styrer av styremedlemmene vil filtrere ned til prosjektstyrer, prosjektledere og team.

Hvorfor prosjektstyring betyr noe

Prosjektets sponsor og andre viktige interessenter vil vite at du bruker prosjektbudsjettet på riktig måte. De vil se at du sporer prosjektets fremgang effektivt og går inn for å håndtere prosjektrisiko som nødvendig-men begrunnelsen for god prosjektstyring går lenger enn det.

Styring er ikke bare et internt spørsmål. Styring kreves av klienter, spesielt de i offentlig sektor. Regjeringer og regulatorer spør (og i noen tilfeller håndhever) visse standarder for visse prosjekter. Mange selskaper må følge veiledning fra ekstern lovgivning, som Sarbanes-Oxley Law, som ble vedtatt i 2002 for å kreve at selskaper tar visse skritt for å sikre nøyaktige revisjoner, ansvarlighet og åpenhet. Sterk prosjektstyring er bare en liten måte å bevise at selskapet ditt opererer effektivt og innenfor de spesifiserte retningslinjene og forskriftene for din bransje.

Prosjektstyring hjelper deg også:

• Forbedre avkastningen på investeringen og spore investeringene effektivt
• Få innkjøp for prosjekter
• Unngå vanlige årsaker til prosjektfeil ved å skape flere muligheter til å gjenkjenne dem tidlig i prosessen
• Kommunisere mer effektivt
• Introduser standardisering på tvers av prosjekter, noe som gjør det lettere å sammenligne ytelsen
• Minimere risiko
• Utvikle og motivere personalet i et strukturert miljø

Hvordan prosjektstyring ser ut

Så hvordan ser god prosjektstyring ut på et prosjekt? Du vil gjenkjenne visse aktiviteter og egenskaper når et prosjekt har riktig styring.

Det er en disiplinert livssyklus for prosjektledelse som inkluderer definerte punkter for godkjenning. Dette er punkter der prosjektets levedyktighet blir diskutert og det tas en beslutning om å fortsette med arbeidet eller ikke.

Prosjekter har en klar forretningssak, og forretningssaker har nok informasjon til å gjøre det mulig for lederteam å ta de riktige beslutningene. Disse beslutningene er tilstrekkelig dokumentert og kommunisert.

Folk som jobber med prosjekter har Definerte roller og ansvar. Personer som utgjør prosjektgruppen er erfarne og kvalifiserte i sine relevante roller. Prosesser og prosedyrer bør gjøre det mulig for prosjektgrupper å gjennomgå prosjektet sitt og be om uavhengig støtte om nødvendig.

Det er en Kultur for kontinuerlig læring Det lar prosjektgruppene kontinuerlig forbedre og diskutere lærdommer i et skyldfritt miljø.

Interessenter er engasjert og de stoler på prosessen. Styringen av et prosjekt er knyttet til styringsstrukturene i organisasjonen generelt. Hovedmålet med prosjektstyring er å sikre at prosjekter blir utført på riktig måte, noe som er iboende knyttet til økonomisk styring på selskapsnivå, selskapsrisikostyring og mer.

Prosjektstyring bør Passer sømløst inn i dine nåværende organisasjonsprosesser. Med andre ord, ikke opprett en helt ny økonomisk styringsprosess når du allerede har en som fungerer på andre områder! Bruk det som for øyeblikket eksisterer og finjustere bedriftsprosesser for å gjøre dem egnet til å bruke i et prosjektmiljø.

5 fokusområder for prosjektstyring

Når du begynner å se på det, vil du innse at prosjektstyring er gjennomgripende gjennom alle elementene i prosjektledelsen. Imidlertid er det noen viktige fokusområder der styring er spesielt relevant.

• Metodologier og prosesser: Disse hjelper deg med å levere arbeid pålitelig og bærekraftig.
• Kunnskapsstyring: Dette er avgjørende for å sikre at organisasjonen lærer av prosjektopplevelse. Kunnskapshåndtering er viktig hvis du vil slutte å gjøre de samme feilene flere ganger.
• Prosjektledelsesmodenhet: Når din organisatoriske prosjektledelse modnes gjennom erfaring, vil også din evne til å levere vellykket.
• Innkjøp på seniornivå: Forpliktelsen til prosjektstyring starter på toppen. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gjennom alle nivåer i virksomheten, og tilnærmingen til styring vil være mer bærekraftig.
• Støttende kultur: En støttekultur, ikke skyld, vil sikre at prosjektledere har det rette miljøet for å trives. En støttende kultur, ledet av prosjektledelseskontoret eller prosjektdirektøren, vil hjelpe prosjektledere med å nå sine mål og prosjektet.

Hva du skal gjøre hvis det ikke er noen bedriftsstandard

Mange prosjektledere i mindre organisasjoner finner seg i.

I den situasjonen-som ikke er eksklusiv for små organisasjoner-vil du designe prosjektstyringsmodellen din fra bunnen av. Hvis det ikke er en prosjektstyringsmetode som du kan ta av sokkelen og passe til prosjektet ditt, må du bygge ditt eget.

Det er ikke så vanskelig som det kan se ut. Begynn med å sette opp det grunnleggende:

• Lag et "roller og ansvar" -dokument.
• Forsikre deg om at du har en prosjektsponsor.
• Forsikre deg om at du har et prosjekttavle eller styringsgruppe, og ordne vanlige møter som du tar og distribuerer minutter.
• Sett opp en risikostyringsprosess.
• Sett opp en endringsledelsesprosess.
• Bygg punkter inn i prosjektplanen din der du sjekker levedyktigheten til prosjektet mot de opprinnelige målene i forretningssaken (slutten av hvert fasefase er det naturlige poenget for å sette disse sjekkene).