Fordeler og ulemper med 3 prosjektorganisasjonsstrukturer

Måten organisasjonen din er strukturert påvirker hvordan du administrerer og driver prosjekter. Det kan også påvirke hvor mye autoritet og rekkevidde du må gjøre jobben din som prosjektleder.

Det er tre vanlige organisasjonsstrukturer, og prosjektledere jobber i dem alle: funksjonell, prosjekt og matrise. La oss ta en titt på fordelene og ulempene med hver enkelt, slik at du vet hva du er oppe når du blir med i en ny struktur.

Funksjonell organisasjonsstruktur 

I en funksjonell organisasjonsstruktur fungerer prosjektlederen og alle ressursene i samme selskapsdivisjon, for eksempel salgs- og markedsavdelingen. Generelt har funksjonslederen mer autoritet enn prosjektlederen.

Fordeler

Den funksjonelle strukturen gir deg minst mulig kraft som prosjektleder, men tilbyr mange andre fordeler:

• Det fungerer bra for små team og små prosjekter fordi funksjonen har full kontroll over teammedlemmene og andre ressurser som kreves.
• Du kan enkelt få tilgang til ekspertene du trenger fordi de er i samme funksjonsområde.
• Det er raskt å få alle sammen for å løse problemer relatert til prosjektet.
• Du kan begrense prosjektkommunikasjonsverktøyene du trenger å bruke fordi teamet er relativt lite og enkelt.
• Du får ofte entusiastiske teammedlemmer som er opptatt av å jobbe med prosjektet fordi det gir dem karrieremuligheter. Prosjektarbeid kan være en flott måte å motivere teamet ditt på.
• Hvis du overlater prosjektet til et funksjonelt team, vil det være det funksjonelle teamet du jobber i, noe som kan gjøre det lettere å avslutte et prosjekt.

Ulemper

Selv om denne strukturen har mange fordeler, bør du også vurdere noen ulemper: 

• Arbeid finner sted i en silo, noe som kan bety at du ikke har tilgang til personer utenfor din funksjonelle divisjon.
• Folk på prosjektgruppen kan være mer lojale mot avdelingen eller teamlederen enn til arbeidet med prosjektet, som kan skape konflikter.
• Et stort prosjekt kan ende opp med en funksjonell prosjektleder for hver funksjon. Det kan føre til at arbeid faller gjennom sprekkene hvis alle prosjektledere ikke jobber harmonisk sammen.
• Funksjonelt arbeid kan isoleres ved at du ikke har en mulighet til å nettverk mye med selskapet. Å opprettholde et strategisk fokus kan være vanskeligere.

Prosjektorganisasjonsstruktur

Dedikerte team er satt sammen for å jobbe med prosjekter i en prosjektorganisasjonsstruktur. Prosjektlederen har sannsynligvis linjeledelsesansvar for prosjektgruppemedlemmene. Eksempler på dette vil omfatte store konstruksjonsbygg, men også bedriftsinitiativer som krever et dedikert team. Prosjektlederen har Ultimate Authority, som rapporterer til prosjektsponsoren og prosjektstyret. Individene på teamet jobber direkte for prosjektlederen.

Fordeler

Den åpenbare fordelen med en prosjektstruktur er at du har mer kontroll over teamet, men andre fordeler er også på plass:

• Lag kan ha en sterk følelse av identitet. Det er den enkleste strukturen å skape en sterk teamkultur.
• Hele teamet er fokusert på teamets mål, så lojalitetskonflikt eksisterer med dagsjobben for menneskene som jobber med prosjektet. Deres dagjobb er prosjektet.
• Ressurser er dedikert til prosjektet, så det er mye lettere å planlegge arbeid. Du vet når teammedlemmene er tilgjengelige, og det er ingen risiko at de blir trukket av på kort varsel til forretningsmessig arbeid for en annen leder.
• Prosjekter som drives i denne strukturen er gode miljøer for å forbedre prosjektledelsesferdighetene dine, så vel som mer tekniske lederegenskaper.

Ulemper

Prosjektstrukturen er den enkleste å jobbe med, men har fortsatt noen ulemper:

• Å ha et team dedikert til ett prosjekt er et dyrt engasjement. Det har en tendens til å være et alternativ bare på store prosjekter.
• Hvis du fjerner folk fra deres funksjonelle jobber, kan de synes det er vanskelig å gå tilbake, spesielt hvis prosjektet er lenge. Prosjektarbeid strekker deg, så tilbake til din forrige rolle etter å ha jobbet i et tverrfaglig miljø på et nytt, utfordrende prosjekt, er ikke et tiltalende utsikter for mange mennesker. Dermed blir det viktigere å administrere overgangen til teamet når du lukker et prosjekt.
• Noen ganger kan det å stenge et prosjekt bety å miste jobben hvis virksomheten har gått videre og en annen rolle ikke er tilgjengelig for deg.
• I sin natur suger dedikerte team opp ressurser for å jobbe med bare en ting. De kan begrense antall prosjekter selskapet kan gjøre når som helst, spesielt når forskjellige prosjekter krever de samme ferdighetene.
• Prosjektledere i denne typen strukturer gjør linjeledelse for teamene sine også, noe som betyr å bruke tid og krefter på menneskelige ressursoppgaver du ikke trenger å gjøre i andre strukturer. Hvis du liker dette elementet i å jobbe med mennesker, kan denne faktoren være en fordel. 

Matrix organisasjonsstruktur 

Det tredje alternativet er en matriksstruktur. Ressurser deles på tvers av både forretningsmessig arbeid og prosjektarbeid. Det kan bety å ha to ledere eller "prikkete" ansvar overfor en prosjektleder så vel som til teamlederen. Den funksjonelle styrelinjestrukturen er normalt på plass først, og prosjektlederen tar den stiplede linjen.

Denne strukturen deler makt og autoritet mellom funksjonell eller divisjonsteamleder og prosjektleder. Du må bruke forhandlingsferdighetene dine til deres fulle kraft.

Fordeler

Matrixstrukturer er veldig vanlig fordi de lar ledere ta fleksible valg med hvordan folk bruker tiden sin. Du vil sannsynligvis jobbe i et matriksmiljø på et tidspunkt i karrieren din. Fordelene med denne strukturen er:

• Ressurser brukes effektivt og kan bevege seg rundt mellom prosjekter etter behov.
• Du kan jobbe med mange forskjellige ting, noen ganger i parallell-selv om dette poenget også kan argumenteres som en ulempe. 
• Lag og enkeltpersoner kan være veldig lydhøre. Hvis et nytt prosjekt kommer med som må prioritere, er det lett nok å svinge og plutselig fokusere på noe annet. Du kan ikke gjøre det enkelt i en prosjektstruktur, som tar lengre tid å oppløse og omgruppere.
• Strukturen krever at alle bruker samme prosjektledelse livssyklus og metodikk, så det er enkelt å flytte mellom prosjekter. Folk kan bli med i et prosjektgruppe med relativt lite ombordstigning som kreves når terminologien og prosessene er vanlige. 

Ulemper

Som med alle oppsett, har denne også sine fallgruver. Til tross for at det er en vanlig struktur, har ikke mange moderne arbeidsplasser knekt problemene med overbelastning. Å gi enkeltpersoner for mye å gjøre kan være enkelt hvis du ikke har systemer på plass til å administrere og overvåke hele arbeidsmengden. Andre ulemper er:

• Konflikten mellom prosjekter er vanlig fordi du kanskje kjemper for de samme ressursene som et annet prosjekt.
• Det andre prosjektet kan ha ringt inngjerdet de beste ressursene-de mest passende menneskene med riktige ferdigheter-eller deres linjeleder gjør dem kanskje ikke tilgjengelige for prosjektarbeid.
• Det kan være en viss konflikt mellom forretningsmessige oppgaver og prosjektarbeid for enkeltpersoner, spesielt når begge ledere gir dem forskjellige prioriteringer.
• Ressurser kan ha en konflikt om hvilken utviklingsvei de tar for sine fremtidige karrierer. Selv om du kanskje vet at du vil være i prosjektledelse, kan du ha muligheten til å gå videre til en mer senior funksjonell rolle eller en mer prosjektorientert rolle. Men å ha mange karrieremuligheter er en god ting, selv om det gir vanskelige beslutninger.

En organisasjonsstruktur som fungerer perfekt for alt forretningsmessig arbeid fungerer ikke alltid for prosjekter, og du må håndtere i miljøet du jobber. Å få litt erfaring med hver av disse strukturene er en god idé, slik at du kan oppleve dem fra første hånd. Det vil hjelpe deg å bestemme hvilket miljø som passer deg best og passer dine ferdigheter og preferanser. Da kan du ta et informert valg hvis du har sjansen til å bestemme ditt fremtidige jobbmiljø.

Å forstå fordeler og ulemper ved hvert prosjektorganisasjonsstruktur gir deg en sjanse til å trene hvor det er best å tilbringe tiden og innflytelsen din for å få mest mulig ut av teamet ditt og hjelpe prosjektet ditt med å konkludere med å konkludere med.