Seminarplanleggingssjekkliste

Seminaret er kanskje den vanligste hendelsen som planleggere vil organisere. Og de fleste seminarer er planlagt enten som en 1/2 dag eller en hel dag. For de som er interessert i å lage en sjekkliste for planlegging av et seminar, tilbyr følgende en struktur på høyt nivå for planlegging og utførelse av et seminar.

Og for de som planlegger en flerdagers konferanse eller flersesjonskonferanse, kan du vurdere å ta en lignende tilnærming. Seminarplanleggingssjekklisten din vil imidlertid være lengre.

01 av 10

Bekreft formålet med arrangementet

 Morsa Images / Getty Images 

Før du forsker på valg av arena, må du sørge for at du er kjent med de grunnleggende målene for arrangementet:

• Hvem er publikum?
• Hva er temaet for seminaret?
• Hvor skal den være lokalisert?
• Hvorfor vil folk delta?
• Hva er seminarets agenda?

02 av 10

Gjennomgå Apex Event Specifications Guide

Convention Industry Council har etablert en serie verktøy som bør sees på som en utmerket kilde til beste praksis som vil hjelpe arrangementet eller møteplanleggeren til å holde rede på detaljene for planlegging av arrangementer. Med gratis nedlastingsverktøy vil det hjelpe enhver hendelsesplanlegger å lage en liste over relevante detaljer. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Hendelsesprofil (dato, tidspunkter, plassering, kontakter osv.)
• Arrangementsarrangør/vertskontaktinformasjon
• Leverandørkontaktinformasjon
• Deltakerprofil
• Plass nødvendig
• Mat og Drikke
• A/V krav
• Funksjon/romoppsett

03 av 10

Lag en hendelsesprofil

Når en planlegger har noen av de grunnleggende spørsmålene om arrangementet dekket, er det på tide å forske på mulige arenaer for møtet. Det er viktig å samarbeide tett med arrangøren/verten for arrangementet for å bestemme typen sted og hvor seminaret kan være mest praktisk for både arrangør og gjest (listen over ideer kan være uendelig):

• Lokalt hotell
• Lokal konferanseanlegg
• Privat restaurantplass
• Private Club Museum/Art Gallery

04 av 10

Skissere seminarbehov og forslag.

De fleste arenaer gir gjerne et estimat for et mulig seminar. Catering eller salgskontakt trenger følgende BEO -informasjon:

• Mulig dato (er) for arrangementet
• Antall fremmøtte
• Stil av romoppsett (klasserom, U-form, etc.)
• Tid for arrangementet (konto for oppsett/riving)
• Krav til mat og drikke
• A/V -behov (inkludert skjermer, mikrofoner osv.)
• Romoppsett

Tips: Ansett en A/V -tekniker som skal være dedikert til arrangementet ditt fra hotellet.

05 av 10

Bekreft og/eller utvikle agendaen

Det er avgjørende for hendelsesplanleggeren å samarbeide tett med arrangøren/verten for arrangementet fordi hendelsesagendaen ofte vil endre seg fra den første samtalen til den faktiske dagen for arrangementet. Arrangementsplanleggeren må være klar til å justere planen og jobbe tett med arenaen for å sikre at alt går jevnt.

06 av 10

Bekreft BEO -avtalen

Når planleggeren kjenner det målrettede antall deltakere og logistiske krav til seminaret, bør de sikre hendelsesplassen og relaterte krav. De fleste avtaler bør gi planleggeren en mulighet til å redusere/øke kravene til mat og drikke opp til et visst antall dager før arrangementet. Imidlertid vil mange avtaler takle hvor mye de vil tillate en gruppe å redusere mengder, så estimer godt.

07 av 10

Lag hendelseskommunikasjon og materialer

Dette er et element som noen planleggere kan være involvert i, mens andre kanskje ikke. I hovedsak vil noen møteplanleggere være ansvarlige for hvert av følgende:

• Opprette begivenhetsinvitasjoner
• Utskriftsagenda og annet materiale
• Sikre deltakergaver/tombolaer
• Produserer navnemerker
• Frakthendelseskilt og skjermer

08 av 10

Arbeid tett med arrangementets vert for å fullføre logistikk

Før arrangementet er det et par viktige trinn som en møteplanlegger fullfører før arrangementet. Dette inkluderer å bekrefte følgende:

• Hendelseshøyttalere
• Arrangement A/V krav
• Telling av arrangementer
• Vertsroller og ansvar
• Hendelsesmateriell behov (sjekk flere ganger)

09 av 10

Arrangementsoppsett

Sørg for å gi tid i BEO -planen for oppsett av arrangementer, og det anbefales å ankomme omtrent to timer før arrangementet.

Tips: Hvis seminaret er planlagt om morgenen, kan du be spillekontakten for å la gruppen din sette opp kvelden før (men ikke la noe verdifullt på det offentlige nettstedet).

Alle hendelsesmateriell, utdelinger, skilting, skjermer, gaver, registreringstabeller, navnemerker og mer må være klare for arrangementet.

Advarsel: Høyttalere endrer noen ganger lysbilder kvelden før og gir nye presentasjoner som må legges til PowerPoint 10 minutter før arrangementet.

10 av 10

Eventutførelse

Etter at du har forberedt deg, er det tid for seminaret. Forvent følgende:

• Noen deltakere vil alltid ankomme tidlig.
• Noen fremmøtte vil alltid ankomme sent.
• Det er ofte noen tekniske feil.