Det beste tidsstyringssystemet

Mange tar feil av tidssporing for tidsstyring. De holder religiøst oversikt over alt de gjør hver dag, i flere uker eller til og med måneder. Og så slutter de å gjøre det fordi de ikke har innsett noen positive endringer. Jada, de har eliminert noen få hendelser og prioritert noen andre. Men de har ikke klart noe; De har nettopp omorganisert det. På slutten av dagen er de fremdeles sprø og frustrerte.

Men å holde oversikt over hvordan du bruker tiden din er ikke tidsstyring. Tidsstyring handler om å gjøre endringer i måten du bruker tiden din på. For effektiv tidsstyring, må du bruke et tidsstyringssystem som vil hjelpe deg å se hvor endringer kan og bør gjøres ... noe som betyr at det første trinnet i tidsstyring er å analysere hvordan du bruker tiden din, slik at du kan bestemme hvilke endringer deg vil lage.

Bruk kategorier for et effektivt system 

Hvordan klarer du tid? Hemmeligheten bak et effektivt tidsstyringssystem er i kategoriene. Se på kalenderen din for i morgen. Det er sannsynligvis allerede fullt av arrangementer og aktiviteter du håper å oppnå.

Når du jobber eller etterpå, vil du fylle ut de blanke mellomrommene med detaljer om hva du gjorde. På slutten av dagen, se på listen og merk hver oppgave og/eller hendelse med en av følgende kategorier. Hvor mye tid i løpet av arbeidsdagen din brukte du:

Å sette ut branner

En uventet telefonsamtale. En rapport som er nødvendig for et møte som burde vært skrevet ut i går. En manglende fil som skal være på skrivebordet ditt. Hvor mye av dagen din ble brukt i krisemodus? For de fleste er dette en negativ kategori som tapper energien deres og forstyrrer produktiviteten deres.

Håndtere avbrudd

Telefonsamtaler og folk som slipper av kontoret ditt vil sannsynligvis toppe listen når du tildeler hendelser til denne kategorien. Nok en gang, for de fleste, er dette en negativ kategori fordi den forstyrrer (og noen ganger dreper) produktivitet.

Gjør planlagte oppgaver

Det er den mest positive tiden av tiden i løpet av arbeidsdagen din. Du har kontroll og oppnår det du hadde tenkt å oppnå. Planlagte oppgaver kan inkludere telefonsamtaler, møter med personalet, til og med svare på en e-post-hvis dette er oppgaver du har lagt på dagsordenen din.

Jobber uavbrutt

Du jobber kanskje ikke med en oppgave du hadde planlagt å gjøre, men du får utføre noe, og for de fleste er dette en veldig produktiv, positiv arbeidsmodus.

Uavbrutt driftsstans

Disse tider i løpet av arbeidsdagen brukes til å gi energi på nytt og omgruppere. Lunsj eller en midt på morgenen kan telle hvis de er uavbrutt. Hvis du er heldig nok til å samarbeide med et selskap som tilbyr treningsfasiliteter eller lurom på stedet, vil det også telle. Alle trenger en viss mengde uavbrutt driftsstans innebygd i dagen for å være produktiv i løpet av arbeidstiden.

En uke av fortiden din er nøkkelen til fremtiden

Nå som du forstår kategoriene for dette tidsstyringssystemet, er det på tide å bruke dem til å analysere din "typiske" arbeidsuke. Ved å bruke det kalendersystemet du bruker for å oppgi avtaler og aktiviteter i hverdagen, gå tilbake og velg en nylig typisk uke.

Gå gjennom oppføringene til hver arbeidsdag og kategoriser dem i henhold til tidsstyringskategoriene ovenfor hvis du ikke allerede har. Å holde en løping totalt i bunnen av hver dag vil gjøre det enkelt å se hvordan du har brukt arbeidstiden din hver dag.

Nå har du dataene du trenger for å gjøre endringer i måten du bruker tiden din på jobben. Bruker du for mye tid på å sette ut branner? Da må du gjøre organisatoriske eller fysiske endringer for å forhindre eller utsette disse konstante krisene. Rydd opp og omorganiser skrivebordet ditt, for eksempel, slik at du kan finne filene du trenger enkelt, og etablere en rutine for å sette filene du trenger til neste dag på skrivebordet ditt før du reiser til dagen.

Ikke får nok uavbrutt driftsstans i løpet av arbeidsdagen din? Da må du planlegge en tid for deg i løpet av arbeidsdagen din. Slutt for eksempel å spise lunsj på skrivebordet ditt og forlater bygningen fysisk for din fastsatte lunsjtid.

Eller planlegge en "utsparing på 10 til 15-minutter. Planlagte downtimes trenger ikke å være langvarig. Bare fem minutter brukt på å gjøre noe helt ikke-arbeidsrelatert kan være nok av en oppfriskning for å øke produktiviteten din og til ditt velvære.

Du kan effektivt administrere tiden din

Ved å bruke arbeidskategorier av tidsstyring og gjøre endringene du må gjøre for å bruke mer av tiden din i løpet av arbeidsdagen din i de positive kategoriene og mindre tid i de negative kategoriene, vil du virkelig kunne administrere tiden din - og oppnå det sanne målet med tidsstyring, å føle seg bedre.