Komponentene i kommunikasjonen på arbeidsplassen

Kommunikasjon er handlingen med å dele og formidle informasjon mellom to eller flere individer. Det har så mange komponenter, og å ikke kommunisere på arbeidsplassen effektivt er vanlig.

Effektiv kommunikasjon krever alle komponenter som er perfekt for "delt mening", en favorittdefinisjon av kommunikasjon. Det er av spesiell betydning når spørsmål blir stilt og besvart. Du finner komponentene i effektiv kommunikasjon og skjemaer og bruk av spørsmål for å forbedre den.

Komponenter i kommunikasjon

Det er fem komponenter til enhver kommunikasjon og en sjette som er det generelle miljøet på arbeidsplassen som frem og tilbake finner sted.

Den enkelte sender meldingen

Avsenderen må presentere meldingen tydelig og med nok detaljer slik at mottakeren deler mening med avsenderen under og etter kommunikasjonen.

Konteksten for meldingen

Konteksten er hvordan meldingen leveres av avsenderen av meldingen. Kontekst innebærer ikke -verbal kommunikasjon som gester, kroppsspråk, ansiktsuttrykk og elementer som tone. Det meste av konteksten for en melding er bare tilgjengelig når mottakeren kan se og høre meldingssenderen. E -post og IM -uttrykksikoner/emojier er for eksempel en dårlig erstatning da avsenderen formulerer dem uten innspill fra mottakeren.

Et annet stykke kontekst er følelsene som er involvert i kommunikasjonssirkelen. Er avsenderen sint? Er mottakeren likegyldig til innholdet i kommunikasjonen eller foraktelig av avsenderen? Normale menneskelige følelser påvirker om et budskap blir delt.

Personen som mottar meldingen

Mottakeren må lytte nøye og intenst, stille spørsmål om klarhet og parafrasere for å finne ut at de deler mening med avsenderen. Hvis mottakeren stoler på avsenderen, øker sjansene for effektiv kommunikasjon. For eksempel kan en lytter si: "Jeg tror det du sa er at du føler deg ikke respektert. Er dette meldingen du ga meg?""

Leveringsmetoden du velger

Leveringsmetoden skal velges basert på det medium som er mest effektivt for å formidle betydningen av meldingen. Siden kommunikasjonsmetoder er så forskjellige siden daggryet for datamaskiner og mobile enheter, har beslutninger om leveringsmetoden blitt mer sammensatte. Leveringsmetoden må passe til kommunikasjonsbehovene til både avsenderen og mottakeren for at delt mening skal skje.

Kommunikasjonsmetoder inkluderer verbal kommunikasjon, direktemeldinger (IM), e -post, brev, skilt, plakater, videoer, skjermbilder, telefoner, notater, skjemaer, skriftlige dokumenter, Facebook -meldinger, ansiktstid og mer. Disse metodene vil fortsette å utvide, og ansattes forventninger til øyeblikkelig kommunikasjon om alt som har å gjøre med arbeidet sitt vil fortsette å vokse.

Personlig kommunikasjon har økt i betydning, spesielt for organisasjonsinformasjon som kan kreve endring, gi ansattes anerkjennelse eller gi mulighet for spørsmål på stedet. Personlig kommunikasjon er også foretrukket fordi ansatte har tilgang til en annen komponent, konteksten for meldingen.

Innholdet i meldingen

Innholdet i meldingen skal være tydelig og presentert og beskrevet i nok detaljer til å få forståelse fra mottakeren. Forstå at hvis meldingsinnholdet resonerer og kobles sammen, på et eller annet nivå, med mottakerens allerede holdt tro, er det mest effektivt.

Miljø og kommunikasjon

Ovennevnte komponenter i kommunikasjon fremmer delt mening når de opererer sammen for å levere en melding effektivt. Arbeidsmiljøet der disse komponentene finner sted påvirker også kommunikasjonen og om kommunikasjonen mottas. Så gjør spørsmålene du stiller.

Når du stiller gyldige spørsmål, bygger du rapport og inspirerer selvtillit. Spørsmål danner en annen del av grunnlaget for kommunikasjon på arbeidsplassen som deler mening mellom kommunikatører.

I et arbeidsmiljø som understreker åpen kommunikasjon, ansattes involvering og felles mål, er kommunikasjon hyppigere og mer effektiv. Men forventningen til betydelig kommunikasjon setter linjen høyere på disse beste arbeidsplassene. Så selv i høy moral, ansattesfokuserte arbeidsmiljøer klager ansatte over at de ikke vet hva som skjer.

På grunn av alle komponentene og det generelle miljøet på en individuell arbeidsplass, er kommunikasjonen fortsatt utfordrende. De eldgamle spørsmålene om hvem som trenger å vite hva og når trenger de å vite at det aldri blir fullstendig besvart på omtrent noens tilfredshet.

Ansattes klager om for mye informasjon, ikke nok informasjon og til og med overbelastning av informasjon, vil fortsette å resonere på arbeidsplasser.

Bunnlinjen

Du vil aldri kurere kommunikasjonsproblemet på arbeidsplassen. Men med engasjement, gjennomtenksomhet og en forståelse av komponentene i effektiv kommunikasjon og passende avhør, kan du øke effektiviteten til både din mellommenneskelige og arbeidsplass -kommunikasjon.