Rollene og ansvaret til en møteleder

Møtelederen er den ansatte som er ansvarlig for planlegging, organisering, administrasjon av detaljene om og inviterer deltakerne til et møte. Han eller hun er den ansatte som har ansvaret for og ansvarlig for fremdriften i selve møtet. De tar spesifikke tiltak før, under og etter møtet for å sikre at møtet når sine mål med hell.

Hva er en møteleder?

Møtelederen er nøkkelen til å gjøre møter og team til suksess. I noen møter er lederen allerede avdelingsleder, teamleder eller personen som er utnevnt av toppledelsen for å lede et initiativ. Disse ansatte ble valgt ut for sin lederrolle på grunn av deres opplevde ferdigheter som leder eller leder.

Andre ganger kan en ansatt dukke opp som lederen naturlig. Disse lederne er ansatte som andre ansatte ser opp til og respekterer. Ved andre anledninger kan et team bestemme seg for å rotere lederrollen blant alle medlemmer. Dette gjør at alle teammedlemmer kan fortsette å utvikle ferdighetene sine som møteledere, og for å skape vellykkede møter, generelt.

Møtelederens ansvar

Her er noen av nøkkelansvarene til en møteleder.

• Møtelederen bestemmer målet, oppgaven eller formålet som må oppnås i møtet. Dette er ofte et oppdrag eller en del av lederens stillingsbeskrivelse.
• Møtelederen bestemmer om et møte er en best mulig metode for å oppnå målet eller formålet eller oppnå ønsket resultat. Svar på spørsmålet: er et møte som trengs?
• Møtelederen bestemmer hvem som trenger å hjelpe til med å planlegge møtet.
• Møtelederen bestemmer dagsordenen for møtet. (I pågående møter oppnås denne oppgaven på slutten av det nåværende møtet.)
• Møtelederen bestemmer datoen, tiden og stedet som hyppigst bruker en delt organisasjonskalender.
• Møtelederen setter sammen møte før arbeid som lesing, økonomisk informasjon, historie, relatert teammøte minutter, og så videre.
• Møtelederen inviterer deltakere og distribuerer oppgaver og forhåndsarbeid og gir så mye tid som mulig slik at deltakerne kommer forberedt på møtet.
• Møtelederen sikrer at møtet har en opptaker eller minutttaker for å dokumentere saksgangen og eventuelle forpliktelser, handlingsposter eller beslutninger. Hun utnevner også en tidtaker når det er nødvendig for ordnet opptreden av et møte.
• Møtelederen kan bruke en isbryter for å varme opp deltakerne og skape et miljø der møtedeltakerne er komfortable med å kommunisere med hverandre og utveksle ideer og informasjon.
• Møtelederen ankommer tidlig og leder møtet ved å holde det på sporet og involvere alle deltakere, så hver føler at deres tilstedeværelse var essensiell på møtet. Dette sikrer deres deltakelse i neste møte
• Møtelederen krydder selskapsmøtet slik at deltakerne ikke føler seg kjedelige og lei. Enten du bruker isbrytere, humor eller morsomme eksempler, skal ikke noe møte ende uten latter.
• Møtelederen sikrer at de neste trinnene og handlingsartiklene blir tildelt og håndtert.
• Møtelederen debriefs møtet og planlegger dagsorden for neste møte.
• Møtelederen følger opp med deltakerne mellom møtene for å sikre at handlingsartikler er på sporet og for å tilby hjelp og/eller ressurser hvis frivilligheten opplever problemer.

Ytterligere lederroller

Møtelederen påtar seg dette ansvaret, men har også roller relatert til kommunikasjon, rapportering og lagkameratens ytelse.

Hvert medlem av et team eller et møte som er tverrfunksjonelt har en plikt til å holde sin avdeling eller funksjon informert om aktivitetene og fremdriften i et møte eller et pågående team. De har også ansvaret for å søke innspill fra kolleger som ikke er med på teamet eller på møtet. Ikke alle ansatte kan delta på hvert møte.

Hvis en møtedeltaker presterer ineffektivt i møtet, har lederen ansvaret for å rette opp oppførselen gjennom effektive møtelederteknikker under møtet og effektiv coaching utenfor møtet. En møtedeltaker som monopoliserer møtet med hans eller hennes meninger eller kritiserer andre medlemmer for deres, må korrigeres før de enkelte sabotene møtets suksess.

Bunnlinjen

En effektiv møteleder garanterer ikke at et prosjekt eller et team presterer vellykket, men han eller hun er en viktig medvirkende faktor når prosjekter, avdelinger, møter eller team lykkes.