Bruker positive og effektive tilbakemeldinger på arbeidsplassen

Hva er egentligTilbakemelding og hva er den beste måten å gi det for de beste resultatene? Fra et ledelsesperspektiv er tilbakemeldinger din evaluering av en ansattes arbeidskvalitet og ytelse, gitt til den ansatte.

Tilbakemelding lar en ansatt vite hva de gjorde riktig eller galt, og gir metoder for å forbedre oppgavene de ikke fullførte eller gjorde feil. Gitt på en positiv måte, er tilbakemelding en av de viktigste metodene for å utvikle en ansatt.

Hensikten med tilbakemelding 

Hensikten med tilbakemelding er å forsterke positiv atferd som bidrar til ytelse og eliminerer negativ atferd som kan forringe ytelsen. Gode ​​ansatte trenger og vil vite hvordan de har det, og effektive ledere jobber hardt for å mestre kunsten og prosessen med å gjennomføre vanskelige samtaler og tilby meningsfulle vurderinger. 

Å gi tilbakemelding er en av de viktigste delene av en lederjobb.

Tilbakemelding er et nyttig verktøy når du har identifisert en ansattes blinde flekker.

Blinde flekker (i en arbeidsrelatert sammenheng) er områder som noen kanskje ikke kjenner, kanskje ikke forstår eller ikke kan adressere av seg selv. Vi har alle våre blinde flekker, og en leder som er fokusert på ansattes utvikling kan hjelpe en ansatt å bli klar over og adressere deres.

Effektiv tilbakemelding

Det er noen generelle metoder for å gi effektive og positive tilbakemeldinger:

• Kom til poenget og vær spesifikk. Ikke dra andre semi-relaterte eller lignende hendelser i samtalen. Fokus på en hendelse om gangen, og vær sikker på at alle hendelser er relatert til perioden som diskuteres
• Tilbakemeldingene skal direkte adressere jobben eller hvordan den enkelte håndterer jobben 
• Hvis du har en personlighetskonflikt med et individ, kan du vurdere å jobbe for å overvinne forskjellene dine før du tilbyr tilbakemelding. Prøv å forstå hvor den ansatte kommer fra. Mye av tiden en personlighetskonflikt kan løses ved å bare lytte til hva en ansatt har å si
• Vanlige, planlagte tilbakemeldingsøkter er effektive for ansattes utvikling. Du bør imidlertid ikke vente på planlagte tilbakemeldingsøkter for å løse et problem. Ta opp problemer når de oppstår
• Forsikre deg om at du viser takknemlighet etter at en ansatt har oppnådd mål satt under tilbakemeldingsøkter. Arrangementet vil fortsatt være friskt i ansattes sinn, slik at de kan sette det i sammenheng og ta den samme tilnærmingen igjen 
• Hvis endring er en vanskelig utfordring, kan du i det minste tilby forslag og hjelp. Ikke vær redd for å få hendene skitne og vise noen hvordan du gjør noe vanskelig

Det er forskjellige typer tilbakemeldinger du kan gi. Jobbytelse, atferd, karriere og personlig tilbakemelding er noen eksempler.

Tilbakemelding fra jobbprestasjoner 

Når du gir tilbakemelding, bør du være på vakt mot hvordan du ord og skildrer det. Prøv å tenke på hvordan du kan adressere individet og omstendighetene før du gir tilbakemelding.

Et positivt eksempel på tilbakemeldinger kan være: “Alex, du overskredet produksjonsmålet ditt med 20%forrige uke. Flott jobb. Det vil virkelig hjelpe oss å oppfylle våre samlede planteproduksjon og økonomiske mål. Hvordan gjorde du det?”

Du vil kanskje ikke belønne hardt arbeid med enda mer hardt arbeid: “Chris, jeg la bare merke til at du overskred produksjonsmålet ditt forrige måned. Flott jobb. Denne månedens mål vil bli økt med 20%.""

Det første eksemplet viser interesse for din ansattes ferdigheter, mens det andre eksemplet gir den ansatte en negativ følelse. Den siste responsen overbeviste dem sannsynligvis om ikke å jobbe så hardt igjen. 

Atferdsmessige tilbakemeldinger

Atferdsmessige tilbakemeldinger er tilbakemeldinger som er fokusert på en ansattes spesifikke oppførsel som trenger justering. Hvis en salgsperson ikke oppfyller sine ukentlige kontaktmål, kan det ikke være effektivt å fortelle dem at de trenger å gjøre det bedre. En leder skal finne ut hvorfor samtalene som blir gjort ikke er så effektive som de kunne være.

Et positivt atferdsmessige tilbakemeldingseksempel kan være, "Nancy, jeg la merke til de siste ukene at du kjempet for å oppfylle kontaktmålene dine. Jeg så over tallene dine, og det virker som om det kan være noe vi kunne gjøre for å forbedre. Det ser ut til at du kanskje ringer til salgsanrop til gale tider. Hva tror du?""

Et dårlig eksempel kan være,“Nancy, du må jobbe hardere for å få flere kontakter med utsiktene våre.”

Det er allerede fastslått at Nancy kanskje ikke har det bra. Du vil ikke overbevise henne om å forbedre oppførselen hennes ved å be henne om å jobbe mer. Den første responsen identifiserer et mulig problem mens de også får tankene hennes. 

Karriere tilbakemelding

Hvis du hadde en ansatt som viser potensial for ledelse, kunne du prøve dette eksemplet: “Matt, jeg tror du har lederpotensial. Du har demonstrert en evne til å motivere team, du kan takle tvetydighet, og du er en rask studie. Er ledelse noe du er interessert i å utforske?”

Hvis du gir den ansatte et alternativ og tid til å tenke på det, kan du bli overrasket over svaret. Dette gir Matt noe å vurdere, bygge videre på og være stolt av i stedet for å sette ham på stedet med en plutselig promotering. Han kan avvise tilbudet, men du tvang ham ikke inn i et hjørne og fikk ham til å gjøre noe han ikke var klar for.

Personlige problem tilbakemelding

Alle sammenhar tider med personlig kamp. Hvis du merker en forskjell i en ansattes ytelse, kan du demonstrere din støtte og tilby hjelp. “Ann, jeg har lagt merke til at du ikke har vært deg selv de siste to ukene. Du gjorde to betydelige feil på de to siste forslagene dine, du savnet en viktig frist, og da vi møttes i går, så du ikke ut til å være oppmerksom på meg. Jeg måtte gjenta meg to ganger. Jeg er bekymret fordi dette ikke er som deg i det hele tatt. Hvis det er noe som skjer i livet ditt, innser jeg at det kan være privat og ingen av virksomheten min, men jeg er opptatt av at det påvirker jobben din. Er det noe jeg kan gjøre?""

En dårlig tilnærming til et personlig spørsmål vil være: “Ann, er du og mannen din som har problemer?”

Merk at den første tilnærmingen ikke prøvde å identifisere det personlige problemet. Den ansatte ville føle seg respektert at personvernet hennes ble hedret. Hold deg til å adressere jobbprestasjoner, og tilby hjelp hvis du kan. Henvisning til et ansattes bistandsprogram hvis du har et tilgjengelig. 

Siste tanker

Måten tilbakemelding blir levert og hvordan problemer diskuteres vil helt sikkert avhenge av konteksten og tillitsnivået mellom lederen og ansatte. Brukes positivt, kan tilbakemeldinger bringe ledere og teammedlemmer nærmere hverandre og forbedre ansattes ytelse.