Hva er et seminar?

Et seminar er et kommersielt program der deltakerne får informasjon eller opplæring om et spesifikt emne. Et seminar holdes vanligvis for grupper på 10 til 50 individer og finner ofte sted på et hotellmøteområde, en akademisk institusjon eller innenfor et kontormonskonferanserom. Noen vanlige typer seminarer i forretningsfokus på personlig utvikling eller forretningsstrategier.

Hva er seminarer?

Seminarer, noen ganger kalt konferanser, er arrangementer sponset av bedrifter eller selskaper med den hensikt å sirkulere kunnskap, nye teknikker eller ny praksis til sine ansatte.

Seminarer skal ikke forveksles med workshops. Workshops har en tendens til å være mer praktiske, mens seminarer generelt er rettet mer mot å lære om et bestemt tema eller relaterte subtopics. De kan involvere gjesteforelesere som er eksperter på det aktuelle feltet for å gi troverdighet til informasjonen som blir presentert.

Gjesteforelesere skal bli overvåket og valgt for sin bransjekunnskap og erfaring, samt levering. Hvis en bransjeekspert ikke kan snakke godt eller interessere mennesker, vil penger og tid bli bortkastet.

Et eksempel, vurder et teknisk selskap som ønsker å sørge for at det er programmerere er oppe med nyere endringer i programmeringsspråket de bruker. Planleggerne ville finne eksperter på språket som kunne undervise i endringene, lokalisere et sted og koordinere ansattes oppmøte. De vil også ta kontakt med eksperten for å se om det var behov for spesialutstyr, materialer eller noe annet som trengs for et vellykket seminarstrømning.

Hvordan fungerer seminarer?

Et seminar kan settes i gang og planlegges for på forskjellige måter. Generelt identifiserer et selskap et område der det ønsker å utdanne noen ansatte. Planleggere identifiserer deretter tilgjengelige arenaer og eksperter og oppretter deretter en plan for arrangementet. De identifiserer presentasjonsmetoder og krav, forfriskninger, toaletter, estimerer kostnader og dekonflikt eventuelle situasjoner som kan forstyrre seminaret.

Hvis du planlegger en hendelse, er det viktig å være organisert og ha en detaljert sjekkliste for å holde deg på oppgaven. Det er en rekke elementer som bør være på seminarplanleggingssjekklisten.

Bekreft begivenhetens formål

Du må først forstå hvorfor arrangementet blir holdt. For eksempel kan du jobbe med et seminar rettet mot eksperter i håp om å avgrense kunnskapen sin eller holde deg oppdatert om ny utvikling. Still spesifikke spørsmål for å finne ut hva de trenger, slik at du kan jobbe for å oppgi det.

Gjennomgå Spesifikasjonsveiledningen

Events Industry Council (tidligere Apex) har etablert en serie verktøy som tilbyr en utmerket kilde til beste praksis for å hjelpe arrangementet eller møteplanleggeren med å holde oversikt over detaljer.

Lag en hendelsesprofil

Når en planlegger har noen av de grunnleggende spørsmålene om hendelsen som er dekket, er det på tide å lage en hendelsesprofil. Denne rapporten inneholder generelt informasjon om beliggenhet, sitteordninger, oppmøte, kostnader og all annen informasjon om arrangementet.

Hold deg informert

Du vil sørge for at seminaret ikke konkurrerer med lignende arrangementer eller for samme publikum. Hvis du for eksempel utvikler en ny begivenhet for en bransje som allerede har en stor begivenhet om våren, kan du unngå å planlegge din om våren også.

Be om forslag om spillested

Oppfordre bud fra potensielle steder. Avhengig av størrelsen og omfanget av en hendelse, bør dette trinnet tas i god tid. Sted for store arrangementer kan bestille så mye som et år eller mer på forhånd.

Skissere seminaret behov

Bestem ressursene som er nødvendige for å oppnå målene for arrangementet.

Budsjett nøye

Utgifter kan montere for en stor begivenhet som et seminar, så vær forberedt med et detaljert budsjett.

Oppfordre sponsing

En av de beste måtene å hjelpe til med å finansiere et seminar er å ha sponsorer. Bedrifter som sender deltakere til seminarer er ofte villige til å kjøpe sponsing også.

Bekreft og utvikle agendaen

Arrangementsplanleggeren må være klar til å justere planen og jobbe tett med arenaen for å sikre at alt går jevnt.

Bekreft bankettbegivenhetsordren

Bankettbegivenhetsordren er en oversikt over hele seminaret som fungerer som en guide for personalet på arenaen. Når planleggeren kjenner det målrettede antall deltakere og logistiske krav til seminaret, bør de sende dette dokumentet til arenastyringen, slik at de kan begynne sine forberedelser.

Lag hendelseskommunikasjon og materiale

Alt fra hendelsesinvitasjoner til agendaen må skrives ut eller designet for online publisering og distribusjon.

Fullfør logistikk med verten

Bekreft hendelseshøyttalere, teknologikrav, deltaker teller, vertsroller og ansvar og hendelsesmateriell ved å følge opp telefonsamtaler eller ansikt til ansikt møter.

Gi nok tid til oppsett

Alle hendelsesmateriell, utdelinger, skilting, skjermer, gaver, registreringstabeller, navnemerker og mer må være klare for arrangementet.

Finn ut hvor mye tid det vil ta for å fullføre hvert element du trenger, og planlegg deretter bakover fra arrangementets dato for å sikre at du har nok tid til å få alt planlagt og fullført.

Bruke teknologi

Fra markedsføring til hendelsesregistreringer, gjør det enkelt for potensielle deltakere å lære om å registrere deg for seminaret på nettet. Dra nytte av verktøy for sosiale medier ved å lage en unik hashtag for å bli inkludert i innlegg og tilby insentiver for folk å dele eller merke venner i innlegg.

Har beredskapsplaner

Jo større arrangementet, jo flere muligheter er det for noe å gå galt. En del av planleggingen av en hendelse innebærer å brainstorme potensielle problemer som kan oppstå-fra gjester som kommer tidlig til eksperter som ikke viser. Har sikkerhetskopieringsplaner på plass. Gode ​​sikkerhetskopieringsplaner kan gjøre en potensiell katastrofe til en hendelse som deltakerne trodde gikk feilfritt.

Typer seminarer

Det er generelt tre forskjellige typer seminarer som kan planlegges. Hver av de tre har forskjellige målgrupper og formål, og krever forskjellige tilnærminger til arenaer og kostnader.

Personlig utvikling

Personlig utviklingsseminarer er designet for opplæring og berikelse av ansatte, og adresserer alt fra harde ferdigheter som teknologi til myke ferdigheter som lederpsykologi, og hvordan disse ferdighetene kan brukes på yrket for hånden.

Disse seminarene kan ta form av retreats eller intensive diskusjoner; De kan også brukes til å trene ledelse eller nye ansatte i selskapets kjerneverdier eller prosedyrer. For eksempel kan et selskap som har utviklet en ny strategi eller tilnærming for salgspersonalet kjøre seminarer for å trene selgere på endringene og hvordan de best kan implementere dem.

Virksomhet

Forretningsseminarer appellerer til gründere eller eiere av små bedrifter. De deler suksesshistorier og strategier, samt informasjon om markedsføring, lisensiering og franchising, eller andre bekymringer. Et eksempel på et av disse seminarene kan være en samling fokusert på markedsføring gjennom sosiale medier. Deltakere ville lære beste praksis for å markedsføre virksomhetene sine gjennom Facebook, Twitter, Instagram og andre sosiale medieplattformer.

Akademia

Noen ganger blir en hendelsesplanlegger oppfordret til å utføre et seminar i en akademisk setting. Mindre formelt enn et klasseforelesning, et seminar gjør det mulig for små grupper å møte og diskutere akademiske emner eller påkrevd lesing, samt sette mål for forskning og fortsatt etterforskning.

Et skolekrets som for eksempel fornyer vitenskapsplanen, kan for eksempel holde et seminar for sine vitenskapslærere for å adressere de nye standardene og praksisene.

Key Takeaways

• Seminarer er arrangementer designet for å gi informasjon, kunnskap eller praksis som er gunstig for publikum.
• Det er tre generelle typer seminarer.
• Det er best å bruke sjekklisten utarbeidet av planleggingsbransjen for å lage arrangementer.
• Planlegg alltid for betingelser.
• Forsikre deg om at ekspertene er kjent for levering så vel som kompetanse.