Hva ideelle organisasjoner må gjøre for å overholde CAN-Spam Act

Hva er CAN-SPAM Act?

E -post, i de første dagene, var som det ville vesten. Nesten alt skjedde. Heldigvis ble Can-Spam Act lov i 2003 for å kutte ned på villedende e-postmeldinger. Som et resultat er e-postmottakere vanligvis pålagt å melde deg inn to ganger, kan melde seg av lister raskt og motta langt færre e-postmeldinger med bedragende emnelinjer.

Vet du hva kan-spam betyr? Det fulle navnet på denne loven er "å kontrollere overgrepet av ikke-oppusset pornografi og markedsføringsloven."Takk himmelen, de forkortet det!

Hva har dette å gjøre med ideelle organisasjoner?

Du kan først tenke at loven har noe å gjøre med de e -postene som havner i mottakerens spam -mappe. Men det er ikke tilfelle, selv om det også kan være et problem for ideelle organisasjoner.

CAN-spam-loven er ment å avskrekke e-post som du aldri har meldt deg på eller bedt om. Det er virkelig ment å holde skurkene utenfor e -postboksen din.

Selv om Can-Spam først og fremst gjelder kommersiell e-post, kan en nonprofit falle under paraplyen hvis de markedsfører produkter (gavebutikkartikler, bøker, t-skjorter eller seminarer, for eksempel) som folk kjøper. Eller hvis en bedriftssponsor er involvert i alt organisasjonen din sender ut via e -post. Selv om innsamlings-e-postmeldinger skal være unntatt fra Can-Spam, lønner det seg å feile på siden av forsiktighet.

Loven inneholder heller ingen spesifikk dispensasjon for ideelle organisasjoner. Så du kan også ende opp med en stor bot hvis du krysser linjen, til og med ved et uhell.I praksis bør vi alle følge kan-spam-reglene. De har blitt den beste praksis for e -post, og har fungert utrolig bra.

Hva en nonprofit bør gjøre for å overholde Can-Spam

• Gi klar og iøynefallende varsel om muligheten til å melde seg ut. Varselet må være i hver e -postmelding og må gis til alle personer som mottar meldingen.
• Inkluder en fungerende bortvalg i hver e-postmelding, for eksempel en e-postadresse eller annen internettbasert funksjon. Ikke krever annen informasjon enn e -postadressen til å avslutte abonnementet. Du har ti dager til å skrubbe navnet fra listen din, så ikke send påfølgende tilbud etter det. Videre, hvis mottakeren har valgt ut, kan avsenderen ikke leie, bytte eller på annen måte overføre eller frigjøre e-postadressen til mottakeren.
• Gi en gyldig fysisk Postadresse til avsenderen.
• Hvis det er en kommersiell annonse i e -posten din, må du være tydelig på at e -posten er en annonse. Bruk setninger som "Du kan være spesielt interessert i dette tilbudet" i kroppskopien av e -posten.
• Gi en "fra" linje som nøyaktig og tydelig indikerer avsenderen. Å gjøre det gir trygghet til støttespillere og givere om at e -posten kommer fra en pålitelig organisasjon.
• Bruk en emnelinje som ikke er misvisende med hensyn til hva som er inneholdt i e -posten. Vi ønsker alle å hekte folks oppmerksomhet, men pass på de "unike" eller "fengende" emnelinjene.
• Nonprofits, spesielt, bør sørge for at hver abonnent har valgt, helst to ganger. Det betyr å sende abonnenten en måte å bekrefte abonnementet på. Selv om teknologi gjør dette enkelt og ganske sømløst, vil noen ikke administrere det andre trinnet, og du vil miste dem. Gjør det uansett. Doble opt-in-abonnenter er mindre sannsynlig å klage på at de aldri registrerte seg. 

Heldigvis er alle legitime markedsføringsselskaper for e-post (hvor du kan lagre listen, designe e-postinnsamlingsappeller, nyhetsbrev og sende masse-e-postmeldinger) satt opp for å hjelpe deg med å overholde Can-Spam.

Arbeid med kravene til e -postleverandøren din, og du bør være trygg. Hvis e-postmarkedsføreren din ikke krever ting som følger CAN-Spam, for eksempel å be om din fysiske adresse å sette på slutten av e-postene dine, kan du finne en leverandør som vil bekrefte. Hvis leverandøren din glir opp, er du ansvarlig.

Hva betyr det å melde seg inn?

Det er viktig for ideelle organisasjoner å forstå hva "opt-in" betyr å holde seg utenfor problemer. Det er to slag:

Uttrykke tillatelse - Et utmerket eksempel på uttrykkelig samtykke er når noen gir e -postadressen til deg fordi de vil motta en e -post fra deg. Dette skjer oftest når noen besøker nettstedet ditt og forlater e -postadressen sin i påmeldingsboksen for å motta ditt e -postnyhetsbrev.

Den beste praksisen er å sende en e-post umiddelbart og be abonnenten om å bekrefte at de valgte å svare på den e-posten. 

Underforstått tillatelse - Eksempler på denne typen samtykke vil være når en giver lager en gave via donasjonssiden din og deler sin e -postadresse med deg på det skjemaet. Vær forsiktig med å bare legge folk på e -postlisten din fordi du tilfeldigvis møter dem et sted. Det er ikke underforstått tillatelse.

Om det er uttrykkelig tillatelse eller underforstått tillatelse, Anta aldri noe. Gjør det alltid klart på det skjemaet som er fylt ut at ved å legge igjen en e -postadresse, samtykker mottakerne til å motta e -post fra deg. Du bør for eksempel gjøre dette på donasjonsskjemaet ditt eller ethvert skjema som en frivillig fyller ut på nettstedet ditt.

Det er mange måter denne typen tillatelse kan oppstå, så tenk nøye på hvordan du setter opp skjemaer, registrerer bokser og håndterer utveksling av e -postmeldinger på hendelser.

Ender opp som spam selv når du spiller etter reglene

Spam -filtre prøver å fange mistenkelige e -postmeldinger. Selv om e -posten din kan overholde spamforskrifter, kan e -posten din fortsatt havne der. Og det kan skade deg.

En studie fra EveryAction (2019) fant at den månedlige spamfrekvensen for e -post sendt av ideelle organisasjoner var 20.18% i 2018. Studien satte et dollarbeløp på all den tapte muligheten. Studien estimerte at ideelle organisasjoner tapte på $ 92.8 millioner på grunn av spamfilter og lave leverbarhetsrater.

Når en e -post fra ideelle organisasjoner aldri blir sett, er mye mindre åpnet, handlingene du hadde håpet og planlagt for så nøye aldri finner sted. Mens e -post er relativt billig sammenlignet med direkte post, har den en kostnad. Du betaler gebyrer til e -postbedrifter som sender e -posten, pluss at personalet ditt er bortkastet.

I motsetning til ulovlig spam som er regulert av regjeringen, opprettes ofte e -postboks -spam av de veldig menneskene som meldte seg for å få e -posten din. E -poststudien EveryAction antyder at det å bli tildelt spam -mappen har å gjøre med tre ting:

• Du har ikke gjort det enkelt å melde seg ut, Så mottakeren markerer e -posten din som spam. Kuren? Oppgi alltid en enklikk-avmeldingslenke i e-posten din.
• E -postlisten din er utdatert. Det er tøft i disse dager å følge med. Folk flytter, endrer e -postprogrammet sitt, eller bare slipper av uten noen åpenbar grunn. Svaret? Rengjør e -postlisten din hvert halvår eller så. Hvis det ikke er tegn på liv (åpnes, svar) fra en adresse, må du slippe den.
• Du sender en irrelevant e -post. Mangel på noen form for engasjement betyr at e -posten din ikke oppfylte mottakerens forventninger da de meldte seg på. Segmenter listen og personaliser mer spesifikt for bedre engasjement.