Hva du skal inkludere på et hotell RFP

Det er ingen hemmelighet at hotelliere alltid leter etter måter å finne møte- og arrangementplanleggere som kan velge hotell og andre arenaer for møter, insentivturer, konferanser og utstillinger.

Mange hoteller har vært avhengig av Online Hotel RFP (forespørsel om forslag) nettsteder, for eksempel Conventionplanit.com og sabrehotelrfp.com for å promotere sine møte- og konferansetjenestemuligheter. De har også utviklet sine egne online RFP -skjemaer.

Mange planleggere er motvillige til å sende hotellets RFP-er gjennom tredjeparts søkemotorer, og foretrekker å sende inn forespørslene sine for hotellbud direkte til hotell- og konferansesentre.

Informasjon på et hotell RFP

Convention Industry Council opprettet nyttige arrangementer akseptert praksisutvekslingsverktøy) for å hjelpe til med RFP -forberedelse.

Grunnleggende elementer for et hotell RFP bør inkludere følgende:

• Requestors grunnleggende kontaktinformasjon (navn, tittel, organisasjon, adresse, telefon, e -post osv.)
• Hendelsesdatoer (oppgi minst to forskjellige alternativer)
• Romblokker som trengs (datoer og antall gjesterom)
• Forespørsler om møterom (datoer, romstørrelser, mengder)
• Krav til mat og drikke
• Tilgjengelighetskrav
• Frakt og mottakskrav
• Annen relevant informasjon

Utnytte RFP -verktøy

I tillegg gir Global Business Travel Association (GBTA) medlemmene et omfattende Hotel RFP -verktøyhendelsesplanleggere kan ønske å vurdere. Elementer av GBTA Hotel RFP inkluderer følgende:

• Informasjon om hotellanlegg
• RFP -forespørselsoversiktsinformasjon
• Gjesterom kontraktsdetaljer
• Størrelse på hotellets totale møteplass
• Totalt antall møterom
• Størrelse på hotellets største ballsal eller møterom
• Takhøyde for største ballsal eller møterom
• Tilgjengeligheten av et permanent styrerom
• Antall menneskers styrerom har plass til
• Tilgjengeligheten av dedikert utstillingsplass
• Størrelse på utstillingsrommet
• Avstand til området konferansesenter
• Navn på konferansesenteret
• Skatteprosent på mat og drikke
• Bankett service kostnadsprosent
• Skattepolitikk for bankettsavgift
• Tilgjengeligheten av interne audiovisuelle (A/V) -tjenester
• Rabattpolicy for interne A/V-tjenester
• Evne til å bruke utenfor A/V -leverandører
• Antall møterom med trådløst high-speed Internett
• Antall møterom med videokonferanser
• Gebyr for å bruke egne A/V -leverandører
• Akseptable betalingsmetoder
• Møtepakkepriser

I tillegg er det nyttig å dele med hotell salgspersonell den type arrangement fordi dette gir innsikt i møtets mål.

Den gode nyheten om å jobbe med hotell er at de fleste bør være ganske erfarne med å sette sammen lignende arrangementer, og en flott salgs- eller catering manager vil kunne dele flere detaljer om måter å hjelpe til med å nå målene.