Hva er i et prosjektomfangsdokument

Når du starter et nytt initiativ, er prosjektomfangsdokumentet et kritisk informasjon for hele teamet ditt. Det definerer sluttproduktet som skal leveres til kunden, når det må leveres, og til hvilken pris.

I hovedsak definerer dette dokumentet grensene for arbeidet, slik at hvert teammedlem og kunden alle forstår hva prosjektet innebærer. Like viktig er at de forstår hva det gjør ikke innebærer.

Fordelene

En prosjektomfangserklæring som en gang ble delt med hvert medlem av teamet og prosjektets kunder, er en integrert del av prosjektledelsen. Blant fordelene:

• En vanlig forståelse blant alle involverte av forventede funksjoner, kvalitet og tidspunkt for prosjektet
• Et middel for å kommunisere med andre interessenter i prosjektet for å få sin støtte og involvering
• Et verktøy for å fokusere teamets innsats på arbeidet som kreves for å imøtekomme kundens behov

Dessuten, hvis det antydes endringer som er utenfor grensene for det opprinnelige omfanget, blir uttalelsen grunnlaget for å estimere og foreslå modifikasjoner. Hvis endringene aksepteres av alle interessenter, kan omfangserklæringen revideres. 

Starter

Prosjektlederen må søke innspill fra teammedlemmer, kunder, den utøvende sponsoren og andre viktige interessenter for å forstå og beskrive den nødvendige produksjonen fra prosjektinitiativet. Dette kalles ofte leverbar.

Beskrivelsen av leverbarheten må inneholde en kostnad eller et akseptabelt kostnadsområde for prosjektet. Den definerer også nøkkelfunksjonene som skal inkluderes og tidsrammen for levering.

Når kunden, prosjektlederen, prosjektgruppen og den utøvende sponsoren er avtalt av kunden, må eventuelle endringer i prosjektuttalelsen gjøres ved hjelp av en nøye kontrollert og dokumentert endringsprosess. 

En kaskaderende innvirkning

Når omfangserklæringen eller dokumentet er avtalt, bruker hver del av teamet det som grunnlag for sine egne estimater av arbeidet, timingen og kostnadene som er involvert. Jo mer presis og nøyaktig omfangserklæring, desto mer sannsynlig er det at arbeidsteamene vil produsere nøyaktige estimater og ressurskrav. 

Utelukkelser kan være viktig

Det er ikke uvanlig at et prosjektomfangsdokument lister opp spesifikke elementer som skal utelukkes fra leverbarheten. For eksempel kan en entreprenørs omfangsdokument for å bygge et hus bestemme at miljøtillatelser skal oppnås av eieren og ikke er ansvaret for at entreprenøren bygger huset.

Hva kan gå galt?

Mangel på klarhet er en vanlig kilde til prosjektstress og fiasko. Et vagt eller tvetydig omfang dokument etterlater mange spørsmål som er åpne for debatt og uinformerte dømmekall. Disse kan påvirke funksjonene, kvaliteten, timingen og kostnadene for prosjektet. 

En annen fallgruve å unngå er kjent som "omfangskryp."Hvis omfangserklæringen er vag, blir kunden fristet til å stille krav som er utenfor intensjonen eller grensene for de opprinnelige planene. 

Justere omfanget

Mens hyppige omfangsendringer vil forsinke gjennomføringen av prosjektet og kan legge til betydelige kostnader, er de noen ganger nødvendige og rimelige. Prosjektledere er avhengige av en "endringsledelse" -prosess som identifiserer den forespurte endringen, reviderer all tilsvarende tid, kostnads- og arbeidsmengdestimater og revurderer prosjektet for nye risikoer gitt endringen.

Prosjektleder og utøvende sponsor tar vanligvis den endelige avgjørelsen om å endre omfanget bare når situasjonen er blitt analysert fullt ut. Endringer er dokumentert i en beslutningslogg og kommuniseres deretter til det større prosjektgruppen.