Hvorfor du trenger en sjekkliste for hendelsesplanlegging

Enten du nettopp begynner i arrangementets planleggingsvirksomhet eller er en erfaren hendelsesplanlegger, er sjansen stor for at du er kjent med en sjekkliste for hendelsesplanlegging eller i det minste har hørt den referert til under et arrangementsplanleggingskurs eller bransjesamling. Det er en grunn til det. En sjekkliste for hendelsesplanlegging er en planleggerens beste venn, et uvurderlig verktøy for å lykkes med å håndtere hendelsene dine.

Merk: En sjekkliste for hendelsesplanlegging er også kjent som en arbeidsplan eller en kritisk vei.

Arrangementsplanlegging handler om planlegging. Selv den mest kreative begivenhetsidéen vil floppe hvis den ikke er godt planlagt og utført. Her kommer en sjekkliste for hendelser inn. Det er din guide til å holde deg organisert og på - eller foran - med planen når du sjonglerer mylderet av ansvar og diverse detaljer i planleggingen av en vellykket begivenhet. Og det er spesielt nyttig når du administrerer flere hendelser. Å glemme en liten oppgave eller å falle bak på en frist kan føre til en dominoeffekt: andre tilsynelatende ikke -relaterte aspekter ved arrangementet ditt kan begynne å falle fra hverandre, en etter en.

Så ikke stol på minnet ditt, klistrelapper eller skribler på puten din for å holde arrangementets planleggingsvirksomhet i gang jevnt. Lær å sette sammen en effektiv sjekkliste for hendelsesplanlegging, og det vil snart bli din nye beste venn.

Før du begynner

For å komme i gang, klar litt tid fra timeplanen din til å fokusere på arrangementet du planlegger. Deretter, tøm tankene dine. Alvor. Ingen blikk på telefonen eller svarer på en e -post. Du må se for deg denne hendelsen fra start til slutt uten avbrudd eller distraksjon, slik at du effektivt kan planlegge alle oppgavene som må fullføres.

Gjør deg klar

Tenk på arrangementet du planlegger og skriver ned alle detaljene som er bekreftet: Klientnavn og kontaktinformasjon, dato for arrangementet, plasseringen, antall deltakere osv. Ta ut en kalender og merk hendelsesdatoen på denne kalenderen med dristige bokstaver. Samle alle andre relevante materialer - bilder av arenaen, liste over catering til kontakt - som er en del av dette arrangementet.

Gå bakover

Måten å begynne å skrive en sjekkliste for hendelsesplanlegging er å jobbe bakover.

Gjestene opplever en begivenhet som en en-dags eller flere dager sammenkomst med alt som skjer på en gang. Som en liveopptreden som vises på scenen og utføres vakkert. Arrangementsplanleggere ser på arrangementer som en serie med mindre hendelser som passer sammen som deler av et puslespill for å kulminere i den endelige hendelsen. Så som planleggere begynner vi i begynnelsen. Som er flere uker eller måneder før en faktisk hendelse finner sted.

Start i begynnelsen

Når du bestemmer deg for hvor du skal begynne med å skrive sjekkliste for arrangementet, tenk på å legge et solid fundament for arrangementet ditt. Før du velger fargevalg og bestiller blomster, må du takle det grunnleggende. Fra å signere kontrakter til å forhandle om en blokkering av rom, må alt skrives på sjekklisten din, uansett hvor stort eller lite. Nøkkelen er å først ta vare på eventuelle oppgaver som kan fullføres på forhånd for å gi mer tid i timeplanen din for de oppgaver som oppstår nærmere hendelsesdatoen.

Noen eksempler på elementer du vil inkludere i sjekklisten for hendelsesplanlegger:

• Signer kontrakter (med klient, spillested, leverandører osv.).
• Bekreft dato og tid med sted
• Leie underholdning (band, høyttaler, etc.)
• Sikker hotellblokk
• Postinvitasjoner
• Velg meny
• Lei servitør
• Bekreft antall gjester
• Gjennomgang av nettstedet
• Bekreft romoppsett

Gi ekstra tid

Legg til ekstra tid med hvert element på arrangementets sjekkliste. Hvis datoen for å faktisk sende invitasjonene 15. mars, kan du legge en vare på listen din til å ha invitasjonene klare til å sende 8. mars, en uke før. Det gir deg litt ekstra tid hvis noe skal gå galt med invitasjonene, eller hvis du står etter planen av en annen grunn.

Inkluder påminnelser på sjekklisten din

Det er ikke nok å skrive “Sign Contract with Caterer” på sjekklisten din og deretter sjekke av i boksen når du er fullført. Du må sørge for at catering har mottatt en kopi av kontrakten og har returnert en signert kopi til deg også. Så for hvert stort element, legger du til sjekklisten din, inkluderer en påminnelse. For eksempel “Følg opp med catering re: kontrakt.”Legg til en annen, senere påminnelse som lyder“ Mottatt signert kontrakt fra catering.”Det er ikke uvanlig å takle en oppgave og vurdere det gjort når den egentlig bare ble fullført på din side.