Skriving for virksomhet

Hensikten med forretningsskriving er å formidle informasjon til noen andre eller å be om informasjon fra dem. For å være effektiv skriving for virksomhet, må du være fullstendig, kortfattet og nøyaktig. Teksten din skal skrives på en slik måte at leseren vil kunne forstå hva du forteller eller spør dem.

Mye skriving for virksomhet er slurvete, dårlig skrevet, uorganisert, strødd med sjargong og ufullstendig. Ofte er det enten for langt eller for kort. Alle disse attributtene bidrar til ineffektiv forretningsskriving.

Enten du skriver et salgsforslag, en e -post til sjefen din eller en bruksanvisning for en programvarepakke, er det visse trinn du må følge for å være effektive. Følg disse fem trinnene:

1. Organisere materialet ditt
2. Tenk på publikum
3. Skriv ned tankene dine
4. Korrekturles materialet ditt
5. Rediger materialet ditt

Organisasjonen er nøkkelen

Hvis du ikke organiserer materialet ditt, vil det ikke flyte godt, og det vil ikke være fornuftig. Skriving kan være enkel eller komplisert. Når du skriver en e -post som kunngjør et personalmøte, er dette så enkelt som å samle tankene dine. På den annen side må du sannsynligvis utvikle en kompleks disposisjon i forkant av det ferdige materialet hvis du skriver opp resultatene av en banebrytende farmasøytisk studie. Uansett oppgave, uten et passende organisasjonsnivå (til og med organisering av tankene dine), kan det hende du ikke inkluderer alt du trenger eller ikke klarer å fremheve de viktigste emnene. UTROLIG eller feil fokus vil gjøre virksomheten din mindre klar.

Kjenner publikum

Før du begynner å skrive, tenk på det tiltenkte publikummet ditt. For eksempel kan en presentasjon om bedriftens nye 401 (k) -program ha samme oversikt når du blir gitt til finansdirektøren din så vel som ansatte, men detaljnivået du inkluderer vil variere. Du må også vurdere tone. En rask e -post til teamet ditt, som minner dem om det årlige selskapet Picknick, vil ikke ha samme tone som din missive angående bedriftens årsrapport.

Husk også at du vil kommunisere mer effektivt til publikum hvis du fokuserer på det du vil at de skal høre fremfor det du skal si.

Et ord om god skriving

Gode ​​forfattere har forskjellige stiler for å skrive. Noen foretrekker å skrive ut alt og deretter gå tilbake og redigere. Andre foretrekker å redigere når de går sammen. Noen ganger varierer deres foretrukne stil avhengig av hva de skriver.

Når du skriver (eller når du redigerer), vær oppmerksom på lengden. Du bør bruke nok ord til å gjøre betydningen din klar, men ikke bruk unødvendige ord bare for å gjøre det blomstrende. Forretningsskriving må være tydelig og kortfattet, ikke ordentlig og blomstrende. Husk at ingen i virksomheten har tid til å lese mer enn nødvendig.

På den annen side, ikke gjør stykket ditt for kort. Du må skrive nok slik at betydningen din er klar og ikke blir misforstått. Tenk om et utstyr i et lager ble merket "brukt, men bra."Det ville være uklart om det betydde at utstyret hadde blitt brukt mye, eller at utstyret ikke lenger var nytt, men fortsatt funksjonelt. Noen flere ord ville ha gjort betydningen klar. Unngå også å bruke sjargong eller forkortelser fordi de kan bety forskjellige ting for forskjellige lesere.

Korrekturles og rediger

Uansett skrivestil, trenger alle forfattere å korrekturlese og redigere alt skriftlig materiale, til og med e -post. Etter at du er ferdig med å skrive, korrekturles arbeidet ditt. Du må da redigere den. Korrekturlesing leser det du skrev for å sikre at alle ordene i hodet ditt gjorde det riktig på papiret. Fordi hjernen vår fungerer raskere enn fingrene våre, kan du utelate ord, la være en slutt eller bruke feil homonym (e.g., "der" i stedet for "deres"). Korrekturlesing fanger disse feilene. Det er klart at korrekturlesing av en en-linjes e-post er enkelt, og bare å se over den som du type kan være nok. Imidlertid, hvis du skriver en bruksanvisning, vil korrekturlesingen din være mer komplisert og ta lengre tid.

Etter at du har korrekturleser materialet ditt, er det på tide å redigere. Noen ganger kan korrekturlesing og redigering gjøres samtidig, men det er mer effektivt når de gjøres i rekkefølge.

Årsaken til at du redigerer er å fikse eller endre det du skrev for å gjøre materialet lyd (og lese) bedre. Når du skriver for virksomhet, betyr dette å fikse feilene og gjøre teksten så tydelig og kortfattet som mulig.

Du skriver ikke en roman

Når du skriver for virksomhet, skriver du ikke den neste "Great American Roman."Skrivingen din skal være så beskrivende som nødvendig, men du trenger ikke å male livlige ordbilder ved å bruke mange store ord og taleord. Hvis du mener "glasshus", ikke skriv "glassleger," skriv "glasshus.""