Ideelle organisasjoner som erstatter ansatte med frivillige

Det er veldig fristende i tøffe tider å kutte betalte personalstillinger og gjøre disse stillingene til frivillige. Å bruke frivillige til å utføre oppgaver eller jobber som ellers kan gjøres av betalte personal-ofte kalt jobbsubstitusjon, skal bare være en del av en samlet strategi for å redusere kostnadene i vanskelige tider.

Men er det riktig? Virker det? Hva er fallgruvene eller fordelene? Her er noen tips for å gjøre det riktig:

Ikke legg fra ansatte som har til hensikt å erstatte en frivillig

Hvis du permitterer betalt personale for å få til en frivillig, kan du forårsake problemer for deg selv. Slik handling er bundet til å få andre betalte personale til å frykte for sine stillinger og motstå og motstå å jobbe med frivillige, i frykt for at de kan ta jobben sin.

Imidlertid, når det er naturlig utmattelse eller en generell omorganisering, kan du bruke den muligheten til å tenke nytt på hvordan organisasjonen din er satt opp. Tenk på hvordan du kan konfigurere jobber på nytt slik at noen plikter kan gjøres av frivillige.

For eksempel har du nettopp promotert resepsjonisten din til en administrativ assistentstilling som jobber med utviklingsdirektøren. Dette etterlater resepsjonistjobben åpen. Kanskje en frivillig kan dekke disse pliktene.

Noen organisasjoner kan velge å begrense timene de er åpne for publikum til fem per dag (10 a.m.- 3 s.m.) og bruk frivillige til å håndtere resepsjonen. De har en annen frivillig hver dag. Den frivillige svarer på telefonen, hilser besøkende og utfører et utvalg av veldefinerte og dokumenterte geistlige plikter. På slutten av dagen bruker frivilligheten et skjema for å oppsummere de viktige tingene som skjedde den dagen og eventuelle problemer som kan være nødvendig.

Denne tilnærmingen kan fungere for en organisasjon som har de fleste av feilene utarbeidet, og hvis de frivillige er glade og lojale. Du trenger også nok trente frivillige til å ha et par ekstra frivillige på kontoret som tar seg av andre kontoroppgaver, og hjelper organisasjonen enda mer.

Ikke bruk frivillige for rutinemessige oppgaver

Mange frivillige er glade for å gjøre geistlige arbeid, få utsendelser ut av døren eller løpe ærend. Men når det er en oppgave som personalet ditt virkelig vil gjøre, men ikke har tid til å påta seg, kan du tenke på å bruke en frivillig.

En frivillig kan fungere som en frivillig koordinator, hjelpe til med å skrive tilskudd eller forskningsstipendressurser. De kan være ansvarlige for et nyhetsbrev, trene andre frivillige eller til og med personalet, planlegge og implementere spesielle arrangementer, eller en rekke andre ting. Tenk kreativt og se etter frivillige som har spesielle talenter eller erfaring.

Vurder å finne og bruke "dyktige" frivillige

Dyktige frivillige er vanligvis spesialister på de områdene som en nonprofit ikke er. Slike områder inkluderer finans, menneskelige ressurser og markedsføring. Disse dyktige frivillige er ofte ansatte i selskaper. Som en del av arbeidsgiverens samfunnsansvarsprogram får de tid av selskapene sine til å bruke tid på å jobbe med ideelle organisasjoner.

Det er også dyktige frivillige mellom jobber som kan være veldig interessert i å holde ferdighetene skarpe og legge til CVen.

Dyktige frivillige kan ikke erstatte ansatte, men de kan erstatte dyre outsourcing og utenforstående konsulenter. De kan hjelpe deg med å omorganisere, gjennomføre en organisatorisk revisjon, utvikle disse dataene som er nødvendige for å hjelpe styret med å ta organisatoriske beslutninger, finne måter å spare penger på viktige tjenester eller hjelpe personalet med å fokusere på det som er viktigst i deres jobb.

Mange ideelle organisasjoner bruker ikke dyktige frivillige-også kalt pro bono arbeid-som ofte som de burde. Spør dine lokale bedriftsstiftelser om de har et dyktig frivillig program, eller søk om et pro bono -bevilgning gjennom Taproot Foundation.

Corporation for National & Community Service har et verktøysett for å hjelpe ideelle organisasjoner med å gjøre seg klar til å bruke ferdighetsbaserte frivillige. Du kan også legge ut åpningene dine for frivillige med profesjonelle ferdigheter på Catchafire, en online matchende tjeneste.

Ikke tåle et kastesystem på kontoret ditt

På noen nonprofit -kontorer er det betalte ledere eller ansatte som drar ut til lunsj daglig, mens det geistlige personalet og frivillige spiste eggsalat -smørbrød i pauserommet, i mellomtiden holdt fortet fortet til lederne kom tilbake. Hva en måte å få geistlige ansatte og frivillige til å føle seg som andreklasse borgere. Finn måter å være inkluderende og få alle til å føle at de er avgjørende for noe veldig viktig.

Handle raskt når de viser interesse

Frivillige har mange muligheter i mange organisasjoner. Handle raskt når de viser interesse for din, eller de vil dra et annet sted. Det er vanlig at potensielle frivillige mottar dårlig vetting av ideelle organisasjoner. Enten er frivillig manager tone-døve for det frivillige sier om hvor mye tilgjengelig tid (å føle seg overveldet er like hyppig en grunn til frivillig flytur som å føle seg underutnyttet), eller frivilligheten mottar et overfladisk intervju som ikke avdekker evner og erfaringer som det som kan være ledetråder for å avgjøre frivilligheten i en givende situasjon.

Ha et åpent sinn

Ja, du har kanskje en liste over grunnleggende roller som du alltid handler etter, men når intervjuet ditt avslører andre muligheter, må du ikke være bundet av presedens og regler. Ikke nøl med å skape en frivillig jobb som passer den aktuelle personen, deres talenter og interesser. Du kan kanskje avlaste en betalt medarbeider i en eller annen oppgave og flytte den til en frivillig. Det skal gi det betalte personalet ditt tid til å bruke tid på andre presserende plikter. Det skal imidlertid aldri utsette en betalt stabsperson for mulig jobbtap.

Hovedpoenget er at det er til ingen fordel å kutte kostnader ved bevisst å kutte personalet og erstatte dem med frivillige, men det kan være kreative måter å gjøre det mulig for frivillige å fylle noen roller hvis du gjør det med omhu.